Джулия Моргенстерн - Тайн менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Независимо от того, какой планировщик вы приобрели, вам нужно потратить как минимум неделю или две, чтобы настроить его в соответствии со своими потребностями. Прочитайте инструкцию и затем творчески используйте его возможности. Определите, куда вы собираетесь записывать различные виды информации (встречи, адреса, задачи и дела, расходы и т. д.). Не ограничивайтесь его использованием в том виде, как это задумали производители. Вы можете игнорировать индикаторы времени, нанесенные на левую сторону бланков ежедневных планов, или вести дневник на полях, предназначенных для списка телефонных звонков. Если вы приобрели электронный планировщик, то, как правило, можете изменять его установки и настройки в соответствии со своими предпочтениями. Изучите особенности программного обеспечения и клавиатурные комбинации команд быстрого вызова.

Убедитесь, что вы отмечаете в вашем органайзере каждый планируемый телефонный звонок, каждый проект, каждую назначаемую встречу и каждую задачу из списка ваших дел, не пропуская ничего. Не делайте никаких исключений.

В начале года вносите в него ежегодно повторяющиеся события — дни рождения, годовщины событий, даты технического осмотра и технического обслуживания автомобиля. (Если вы пользуетесь компьютеризированными системами планирования, вы сможете автоматически переносить эту информацию в план на следующий год.) Затем постепенно отводите место для другой информации, которую вы хотели бы фиксировать: размеры одежды членов семьи, размеры комнат, пароли, заметки и наблюдения, творческие идеи и т. д.

Еще один прием, который вы можете использовать, если не хотите быть жестко привязанным к графику ваших дел, состоит в том, чтобы записывать свои дела на небольших бумажных стикерах [4], указывая необходимое для их выполнения время и тип задачи внизу стикера. Наклейте стикеры внахлест на страницу с планом работы на день, как показано на странице 147. Если вы не смогли приступить к выполнению задачи, снимите соответствующий стикер и наклейте его на следующую страницу. Если задача выполнена, стикер можно выбросить. Такой наглядный и в буквальном смысле осязаемый способ работы с запланированными задачами может оказаться очень удобным.

Организация архива бумажных документов с помощью планировщика.

Одна из самых приятных особенностей органайзера — в том, что это великолепный инструмент для наведения порядка в бумагах и документах. Кипы бумаг, скапливающиеся на столах многих людей, состоят из их заметок о том, что они планируют сделать. Вы сможете легко избавить свою жизнь от этого бумажного хаоса, если будете заносить в органайзер все свои задачи, независимо от степени их завершенности, записывая, что вам нужно сделать и когда. Если вы должны заполнить бланк заявления на выдачу кредита, прежде всего отметьте в вашем органайзере, когда вы хотите это сделать, затем вложите бланк заявления в папку или в раздел с соответствующим названием. Когда вы получили бумагу с приглашением на совещание или на деловую встречу, просто сделайте в вашем органайзере запись об этом, включив сюда всю необходимую информацию, имеющую отношение к этой встрече, — адрес места проведения, номер телефона, инструкции и указания, пункты повестки дня. Затем выбросите само приглашение.

Такой порядок регистрации дел позволит вам избавиться от бумаг, записок и напоминаний, скапливающихся на вашем рабочем столе, на доске объявлений, в портфеле или сумке. Бумаги, сложенные в стопки и кипы, не выполняют свою задачу как напоминания; они вскоре становятся похожи на визуальный аналог набившей оскомину мелодии, и вы перестаете обращать на них внимание. Ваш органайзер спасет вас и ваши бумаги от такой судьбы.

Последнее, что вы должны помнить, выбирая инструмент планирования, который подойдет лично вам, — что ни один из них не является абсолютно совершенным. Вы можете найти органайзер, который будете любить, которому вы будете доверять, но я еще не встречала человека, чей планировщик не имел бы пару раздражающих особенностей. Приобретите органайзер, который вам действительно будет нравиться, адаптируйте его к своим потребностям, настройте его в соответствии со своим характером и научитесь жить, считаясь с его слабостями и недостатками. Долгие годы он будет вам верным и надежным другом, помогая достигать поставленные цели и делая вашу жизнь насыщенной.

Итак, теперь у вас есть план распределения времени — расписание, которое отражает идеальное равновесие между различными видами вашей деятельности и ваши приоритеты. Как вы на самом деле заставите его работать в реальном мире?

Выбранные вами виды деятельности (учеба для получения диплома МВА, переписка с друзьями, занятия с детьми, уборка в доме) все еще выглядят слишком обобщенно.

В масштабах одного дня вам нужно конкретизировать каждый из этих видов деятельности, а именно — решить, какие письма писать и кому, какие главы учебника изучать, почитать детям книгу, поиграть с ними или пойти гулять в парк; какую комнату в доме привести в порядок и насколько тщательно. Эти конкретные решения и есть ваши повседневные задачи и дела.

Ежедневно вы сталкиваетесь с огромным количеством возможностей и альтернатив, из которых должны выбрать то, что будете сегодня делать. Есть дела, которые вы хотите сделать, и дела, которые вы должны сделать. Кроме запланированных задач каждые несколько минут вас отвлекают неожиданные занятия: письма, пришедшие по электронной почте, телефонные звонки, незваные посетители. Что бы вы ни предпринимали, в ходе реализации каждого из ваших проектов возникают непредвиденные сложности, порождая целый ряд новых задач и дел. Новые возможности и искушения подстерегают вас каждый раз, когда вы читаете очередной журнал, работаете в Интернете или ведете переговоры. Вас донимают не только внешние помехи — вы вступаете в борьбу с помехами внутренними (неожиданные повороты мысли, неожиданно возникшее побуждение отложить намеченное дело, желание потянуться или что-нибудь выпить).

Учитывая все эти покушения на ваше время, как можно принимать верные решения о том, что именно делать и когда? Как придерживаться плана распределения времени, который вы так тщательно составляли?

Пришло время засучить рукава и приступить к третьему этапу, когда вы, вооружившись планом распределения времени и своим органайзером, выйдете в реальный мир и реализуете ваш план в жизни. Теперь вам придется думать, от каких задач отказаться, на каких делах сосредоточиться и как довести их до конца.