Мэри Бостико - Этикет бизнесмена. Официальный. Дружеский. Международный

Используйте восклицательный знак очень экономно. Он означает, что слово или предложение имеет повышенную эмоциональную интонацию. Некоторые же ставят его просто от избытка чувств.

В кавычки заключают прямую речь внутри текста.

Дефис используют, чтобы соединить два отдельных слова — это внутрисловный знак.

Некоторые разбрасывают тире по всем своим письмам вместо других знаков препинания. Они чувствуют, что нужен какой-то знак, но не могут вспомнить, должна ли это быть запятая, двоеточие или точка — и вставляют тире. Правильная постановка тире — это неожиданная смена событий, резкое противопоставление одного простого предложения другому и так далее. Вот некоторые примеры:

«Я мог бы продолжать бесконечно — смысла в этом не было». (Противопоставление в бессоюзном сложном предложении.)

«Собаки, кошки, мыши, крысы — все были там». (Тире после однородных членов предложения перед обобщающим словом «все».)

«Передам это сообщение — все будет сделано». (Быстрая смена событий.)

Используйте тире экономно, как хорошая кухарка использует специи.

«Запишите письмо, пожалуйста».Теперь вы готовы приступить к диктовке того дружелюбного, однако точного и краткого письма, которое способно смазать колеса как деловой, так и общественной жизни. Как у большинства бизнесменов, у вас, вероятно, есть способная секретарша, чтобы выполнить за вас физическую работу, и в течение получаса вы продиктуете ей столько писем, сколько самостоятельно писали бы целое утро. Традиции упростились до такой степени, что теперь считается вполне допустимым печатать на машинке личные письма. Это означает, что вы можете также диктовать их.

Только ответы на приглашения, присланные к вам домой, письма с выражением соболезнования и письма с выражением благодарности за гостеприимство нужно писать от руки.

Очень немногие в наши дни способны потратить время, чтобы написать от руки личные письма, и вдобавок у многих такой неразборчивый почерк, что напечатанные на машинке письма — единственная возможность для адресата их прочитать.

Если вы хотите придать своим деловым письмам более личный оттенок, можете «дать им голову и снабдить хвостом», то есть написать от руки: «Уважаемый мистер имярек» и комплиментарное заключение.

Правило для начала и окончания письма очень простое. Если вы начинаете письмо «Уважаемый сэр» или «Уважаемые господа», тогда заканчиваете «Преданный Вам». Если вы начинаете «Уважаемый мистер Смит», тогда заканчиваете «Искренне Ваш».

Когда речь заходит о личных письмах, которые начинаются «Дорогой Боб» или «Дорогая Джейн», нет абсолютно никаких ограничений в форме концовки. Возможно, вам не захочется заканчивать их официально. Джордж Бернард Шоу, который написал сотни, может быть, тысячи прекрасных писем, почти всегда прочитывал написанное и затем ставил свою подпись. Возможно, он писал Эллен Терри: «Доброй ночи, моя чародейка». Она в свою очередь выбирала самые обольстительные концовки, которые так подходят «чаровнице» ее типа. И Шоу, и Эллен Терри были искренни перед собой, и именно такими должны быть вы в своих личных письмах. Забудьте о штампованных фразах, просто будьте сами собой. Ваши корреспонденты оценят это.

Глава 8 дает вам необходимую информацию, как обращаться к титулованным и знатным людям, а также к любому, кто не просто «мистер». Однако, как упомянуто в этой главе, слишком официальные или чрезмерно цветистые концовки больше не используют, за исключением обращения к королеве. В наши дни заверения «Искренне Ваш» вполне достаточно для любого или почти любого письма. Нет нужды говорить, что следует подписывать самому все свои письма. Резиновый штамп неприемлем.

Если вы пишете личное письмо на адрес фирмы вашего знакомого, совершенно в порядке вещей пометить конверт надписью «Личное». Однако, если вы пишете по домашнему адресу, естественно, такой пометки делать не следует, поскольку предполагается, что тот, кому письмо адресовано, сам вскроет его.

Если вы передаете письмо через кого-то, чтобы доставить его лично, обычно конверт оставляют незапечатанным. Затем человек обычно запечатывает его сам в вашем присутствии. Вы можете, однако, сделать исключение из этого правила, если, например, в конверт вложено что-то, что может выпасть. В таком случае вежливость требует объяснить посреднику, почему вам пришлось запечатать конверт. Все это, конечно, не относится к деловым письмам, передаваемым платному посыльному.

Как бы вы ни были заняты, обычно, диктуя свою деловую корреспонденцию, у вас возникает желание потратить несколько минут, чтобы написать письмо лично, например, с извинением, рекомендательную записку для друга, приятелю поздравление с достигнутым успехом, письмо с благодарностью или соболезнованием.

Некоторые из них должны быть написаны от руки, какими бы трудными ни показались вам, в то время как другие письма пишут из потребности проявить внимание и высказать свое благородство.

Записка с извинением. Мы уже видели в предыдущей главе, как отклонить официальное приглашение. Однако случается, что вы приняли приглашение, искренне намереваясь его принять, но затем нечто неожиданное воспрепятствовало вашему плану. Вежливость требует немедленно позвонить или телеграфировать, чтобы причинить как можно меньше неудобств друзьям, а также написать короткое извинительное письмо, что-то вроде ЭТОГО:

«Дорогая миссис Браун.

Приношу свои искренние извинения, что пришлось телеграфировать Вам по поводу субботнего вечера.

Совершенно неожиданно и срочно меня вызвали в Главное управление, и поскольку у меня не было выбора, пришлось туда явиться. Моя телеграмма покажется Вам, конечно, неблагодарностью, после того как Вы с присущим вам радушием предложили мне остановиться у Вас на все время моего короткого визита в Ридинг.

Мне действительно очень жаль, что не удалось повидаться с Вами.

Искренне Ваш

Если приглашали вас с женой, тогда следует извинение писать ей.

Рекомендательное письмо. Несомненно, вам часто приходится писать записку, представляя делового знакомого другому человеку, и такие письма для вас, вероятно, в порядке вещей. Однако время от времени вы с удовольствием пишете записку, рекомендуя личного друга для чисто общественных целей. В таких случаях следует быть совершенно уверенным, что обе стороны получат удовольствие от общения друг с другом, иначе вы рискуете потерять дружбу обоих. Однако, коль скоро вы решили написать такое письмо, оно не представит никаких трудностей. Вы, вероятно, напишете:

«Дорогой Джим.