Мэри Бостико - Этикет бизнесмена. Официальный. Дружеский. Международный

Некоторые приглашения просто нельзя отвергнуть, если только вы действительно не находитесь в бессознательном состоянии. Приглашения от королевской семьи или на встречу с членами королевской семьи относятся к их числу, так же как некоторые приглашения от вашего начальника. Однако от некоторых из приглашений обычно можно отделаться извинением, приведя убедительную причину, но в целом, если босс приглашает вас на обед, вам определенно стоит пойти.

Если вам приходится отклонить приглашение, единственно вежливый способ — указать причину, например отъезд за границу, болезнь, предыдущее обязательство и так далее. Ваш ответ должен быть написан в том же стиле, как приглашение, которое адресовано компании или человеку, поименованному на приглашении и называющему вас мистер Джон Браун или просто Джон Браун. Это делает ответ чрезвычайно простым: то есть вы следуете тому образцу, который получили. Вот, например, мистер Джон Майерс, отвергающий приглашение от «Сного».

Мистер Джон Майерс благодарит директоров компании «Сного Лтд.» за их любезное приглашение на шведский стол 30 октября и сожалеет, что не сможет присутствовать, поскольку связан предыдущим обязательством.

Это должно быть отпечатано на бланке фирмы в середине страницы.

Когда приглашение принимают, то повторяют время и место торжества, чтобы указать, что вы надлежащим образом это усвоили. Вот как ответил бы один из анонимных гостей Марли:

Мистер Томас Уайт благодарит Марли из Лондона за их любезное приглашение на 10 мая от 6 до 8 часов и с удовольствием принимает его.

Поскольку Марли не упомянули ничего более специфического, кроме демонстрации новых духов, нет смысла в своем ответе повторять все дословно.

Отошлите свой ответ как можно скорее, чтобы организаторы могли определиться с числом ожидаемых гостей. Очень многие бизнесмены не считают нужным вообще отвечать на приглашения. Они просто внезапно появляются на приеме, если это им требуется, и бросают приглашение в корзину для мусора, если оно не устраивает их. Нет нужды говорить, что это чрезвычайно невежливо.

Как большинство других бизнесменов, вы, вероятно, каждый день тратите часть времени, диктуя письма. Они или способствуют созданию соответствующей репутации вашей компании, или, напротив, раздражают и восстанавливают против вас адресатов — в зависимости от того, как они написаны.

Дружелюбное, небанальное, дипломатичное письмо поможет вам продать то, что вы производите, успокоить разгневанного покупателя и вообще повлиять в вашу пользу, не говоря уже о том, что поможет урегулировать деловые споры.

Следовательно, весьма полезно овладеть искусством ведения переписки и проверить, все ли ваши подчиненные умеют правильно писать деловые письма. Бездушный писец фирме не нужен и даже вреден.

Этикетом не предусматриваются вопросы подготовки, оформления фирменного бланка. Обязательным является лишь то, чтобы он был отпечатан с клише, но в наши дни вполне допустимо использовать вместо этого и готовый бланк. Стоит заказать образец опытной фирме, хорошо изучившей самые современные гарнитуры шрифтов. И если вы заботитесь о высоком качестве, нужно выбрать хорошую высокосортную бумагу. Дешевый старомодный печатный фирменный бланк, несомненно, не создаст у получателя делового письма впечатления, что оно послано современной компанией, продающей качественные товары.

С другой стороны, компании, торгующей предметами антиквариата или по иным соображениям желающей создать ауру старомодного достоинства, лучше остановиться на одном из старых шрифтов, общепринятом размещении текста и бумаге хорошего качества.

Не годится писать личные письма на фирменных бланках. Лучше держать в офисе под рукой пачку собственной почтовой бумаги. Однако личные письма писать во время рабочего дня не принято.

Личная почтовая бумага должна быть отпечатана с клише, а не с обшей печатной формы. Ваш адрес может быть или в центре, вверху страницы, или с отступом в правом верхнем углу, а номер телефона, напротив, в левом. Используйте простые гарнитуры шрифта. Предпочтительнее весь текст набирать заглавными буквами.

Самый стандартный размер для личной почтовой бумаги 8 х 6 дюймов, и, конечно, не следует выбирать меньший размер. Вы захотите приобрести бумагу хорошего качества, и если вы не разбираетесь в этом, то лучше прибегнуть к совету опытного продавца канцелярских принадлежностей. Что касается цвета, это целиком вопрос вкуса, хотя лучше всего использовать белый или серый. Некоторые считают необрезанные края бумаги и цветные рамки признаком дурного вкуса, но находятся люди, отказывающиеся подчиняться таким деспотичным правилам.

У пэров, как на бумаге, так и на плоскости конверта, часто появляется отпечатанная с клише корона, в то время как некоторые используют свое фамильное украшение на верху гербового шита. В наши дни этот обычай считается несколько претенциозным, но он пользовался большой популярностью в Викторианскую эпоху, когда торговцы канцелярскими принадлежностями с радостью предлагали своим покупателям украшение на верху гербового шита, не считаясь с тем, принадлежало ли оно этой семье или нет.

Много ерунды написано относительно определенной формы конвертов, якобы хорошего или дурного вкуса, и относительно «неприемлемых» типов клапанов, но такой снобизм в наши дни несколько нелеп. Сейчас намного важнее обсудить практичность и рекомендации министра почт, например, что с июля 1968 года конверты не должны быть меньше 5½ х 3½ и не больше 9½ х 4¾ дюйма. Длина конверта в пределах указанных размеров должна быть в 1,414 раза больше ширины. Пересылка писем в нестандартных конвертах будет стоить дороже. Эти рекомендованные размеры министерство почт сможет контролировать, используя новое автоматическое и электронное оборудование, нацеленное на снижение стоимости почтовых услуг. Министр почт не упоминает о слишком остроконечных клапанах!

Почерк одновременно и природный дар, и искусство. Если вы не родились с этим даром, ничто не поможет вам его обрести, но любой может овладеть искусством эпистолярного жанра. Эта дисциплина, как всякая другая, требует изучения и практики.

Четкий почерк — результат ясного мышления, и, наоборот, путаница в мыслях отражается в неразборчивом почерке. Так что первое правило можно сформулировать так: «Подумай, прежде чем написать». Это звучит настолько банально, что кажется почти оскорбительным; однако многие руководители оправдываются тем, что у них не хватает времени подумать, прежде чем выплеснуть свои мысли на бумагу. Мысленно приведите в порядок материал, прежде чем продиктовать его. Попытайтесь свести его к нескольким пунктам и затем изложите их по возможности коротко и ясно. Наконец, дайте своему адресату четкое указание, чего вы ожидаете от него. Если вам нужны его инструкции о том, что делать дальше, тогда просто напишите: «В свете изложенного выше я надеюсь получить от вас дальнейшие инструкции». Как вариант: «:.. мне хотелось бы получить от вас совет по этой проблеме».