Николай Додонов - Антитайм-менеджмент

Правило Золотого часа противоречит обычным представлениям о работе. 99,9 % сотрудников начинают день с электронной почты. Час, когда мы полны сил, расходуется впустую – минуты уходят на текучку. Начинать день с почты нельзя ни в коем случае.

Регламенты, которые вы найдете ниже, можно не использовать. Можно никак не структурировать день, можно постоянно «зависать» в электронной почте – можно все. Золотой час – то минимальное ускорение, которое все равно будет поднимать корабль на орбиту, даже если все остальные двигатели не работают.

Золотой час – время на то, чтобы встать еще на пару ступенек выше и подняться вверх по лестнице, которая ведет к звездам. Реализовали его? Дальше можно делать все, что угодно. Конечно, лучше придерживаться и остальных рекомендаций. Но если соблюдены хотя бы две – не начинать день с почты и первый час заниматься только таск-менеджером, – этого уже достаточно для того, чтобы ваша производительность повысилась.

Очень желательно во время Золотого часа выключить телефон. Идея в рабочее время расстаться с мобильником всегда кажется крамольной. В конце концов, мобильный телефон нужен для того, чтобы на него всегда отвечали. Как и все остальное, это лишь пожелание, а не жесткое требование. Подумайте, можете ли вы такое себе позволить? Всего один час утром, но каждый день.

Отключите звук, положите телефон дисплеем вниз, чтобы не отвлекаться на сообщения, и примитесь за работу с таск-менеджером. После первого же дня будет очевидно, насколько эта тактика результативна, насколько она продвигает вперед.

Подумайте, можете ли вы не отвечать на звонки дольше? Если можете – попробуйте поработать несколько дней с телефоном в беззвучном режиме. Если выяснится, что все хорошо, – сделайте это привычным способом работы. Если нет – вернитесь к «тихому» часу утром.

Вне зависимости от того, получится у вас не отвечать на мобильный дольше часа или нет, вы обнаружите удивительный результат – большинство звонков, на которые вы не ответили, окажутся неважными. Когда будете перезванивать, увидите, что люди уже разобрались, или вопрос решился сам собой, или что-либо подобное.

Желательный распорядок дня.

С 10 и примерно до 11:30:

• Прилепляем на дверь или монитор красный стикер.

• Не открываем электронную почту!

• Выключаем звук на мобильном и кладем его «лицом» вниз.

• Читаем задачи на сегодня.

• Если их больше 12 – переносим на завтра все, что возможно.

• Час посвящаем только работе с задачами.

• 5 минут отдаем физической активности (потянуться или пройтись, разминая ладони и пальцы рук).

С 11 до 12:

• Работаем с электронной почтой.

• Даем себе 5 минут, чтобы размяться.

С 12 до 13:

• Занимаемся текучкой (перезваниваем на неотвеченные вызовы плюс остальные вопросы).

С 13 до 14:

• Обед

С 14 до 15:

• Даем себе 5 минут, чтобы размять ладони и пальцы рук.

• Выключаем звук на телефоне и кладем его «лицом» вниз.

• Не открываем электронную почту!

• Работаем с задачами.

С 15 до 16:

• Разбираемся с электронной почтой.

С 16 до 17:

• Занимаемся текучкой (перезваниваем на неотвеченные вызовы плюс остальные вопросы).

С 17 до 18:

• Работаем с задачами с включенным телефоном и зеленым стикером на мониторе или двери.

Многим из нас условия не позволяют подчинить свою работу жесткой структуре. Хотя, надо сказать начистоту, жесткой она выглядит лишь на бумаге. По сути мы всего лишь переключаемся с задач на текучку и с текучки на задачи. Во время работы над задачами выключаем телефон и не открываем электронную почту. Для последней желательно выделить отдельное время и стараться его не превышать. Почта очень похожа на работу, но на самом деле в обмене письмами мало полезного.

Как уже было сказано в разделе об электронной почте, лучше работать с ней строго по часам и уделять четко определенное время. Желательно, как можно меньше. Остальное время посвящать задачам или другой работе.

Какие отклонения от предложенного распорядка можно допустить? Во-первых, у многих сразу вызовет вопросы требование выключить мобильник. Охотно допускаю, что не все способны держать его без звука так долго и перезванивать только два раза в день. Мобильник – тоже привычка. Мы сами нервничаем, когда звоним, а абонент не берет трубку. «Зачем сотовый телефон, если на него не отвечать?!» – думаем в этот момент с плохо сдерживаемым раздражением. Очень возможно, что те, кто будут пытаться вам дозвониться, решат именно так.

Поэтому предлагаю следующее. Во-первых,

• предупредить друзей, родных и коллег, что теперь вы берете телефон только в определенное время. Заверить их, что вы обязательно перезвоните, если вызов остался неотвеченным;

• попробовать поработать так несколько дней. Если ничего не случится, оставить такой режим. Если появятся осложнения, не брать телефон хотя бы в Золотой час, утром;

• если с некоторыми людьми экстренная связь необходима (например, с родными), завести для этого второй номер, который будет знать узкий круг людей. Довести до их сведения, что звонить на него следует, только если что-то случилось.

Во-вторых, если текучки много, можно отказаться от работы с задачами с 14 до 15, оставив ее на утро. При этом все равно держим таск-менеджер открытым, чтобы поглядывать в него и периодически «подстреливать» задачу-другую. Но не открываем электронную почту вне обозначенного времени.

В-третьих, если днем приходится участвовать в переговорах, ездить, то есть тратить время на то, что не дает разобраться ни с текучкой, ни с задачами, можно оставить себе только Золотой час. Точнее, нужно оставить. Час на задачи утром, каждый день, 5 дней в неделю, 22 дня в месяц, 250 рабочих дней в году – тот самый ускоритель, который выведет вашу работу на иной уровень и позволит достигать цели при любой загрузке.

Та же логика применима, если дел немного. Когда их мало, это не значит, что нужно 8 часов забить работой. Если текучки почти нет, а цели есть, на них не нужно тратить весь день. Можно сходить на фитнес, поучить язык, погулять. Одним словом, постараться лучше почувствовать жизнь. В этом случае незыблемым правилом будет тот же Золотой час и порционная работа с электронной почтой.

• Выберите время, когда вам удобно подвести итоги и сделать еженедельный обзор. Желательно, чтобы это был вечер пятницы.

• Если возможно назначить обзор на определенное время – внесите его в календарь. Если нет – создайте повторяющуюся задачу.

• Откройте карту для еженедельного планирования.