Николай Додонов - Антитайм-менеджмент

Отключите уведомления и закройте окно почты. Вы увидите, насколько проще станет работать и насколько улучшится результат такой работы. Не превращайте и без того обширную переписку в чат. Избавьтесь от лишнего общения. 99 % руководителей МОГУТ себе это позволить.

Вы боитесь что-то пропустить? Нечто важное? Вот пустой список. Перечислите хотя бы 5 тем или писем, которые требуют мгновенного ответа.

–

–

–

–

–

Если только вы не сидите на продажах и напрямую не общаетесь с клиентами, список будет пустым или полупустым. Меня «восхищают» руководители, которые буквально живут в электронной почте. Они требуют от сотрудников мгновенных ответов (иногда даже в нерабочее время), а потом жалуются на низкую продуктивность. Невозможно нормально работать, если постоянно отвлекаешься.

Иногда бывает, что мы ждем письмо, на которое нужно быстро ответить. Иногда из-за этого может встать целый процесс. В таких случаях слепо следовать правилам глупо. Лекарство не должно быть горше болезни. Мы будем применять мягкий вариант.

Если ждешь важное письмо – допускается часто открывать электронную почту и просматривать заголовки. Этого письма нет? Другие не читаем. Закрываем программу или окно браузера до следующего раза. Остальную переписку можно обработать в специально выделенное время. Теперь продолжим.

Это правило стоит особняком. Почта стала такой привычной, что иногда мы превращаем письма в чат. Бывает, не успеешь отправить письмо, приходит ответ: «Получил, посмотрю утром». Смысл таких писем под большим вопросом. Поэтому давайте будем следовать простому правилу: если на работу с письмами нет времени, не нужно их открывать.

Обычно по теме и первым строкам письма (они видны, даже если оно не прочитано) можно судить, сколько внимания оно потребует. Если в запасе только 10 минут, а писем несколько, стоит уделить время тем, обработать которые мы успеем. «Масштабные» письма лучше просто не трогать.

Как и предыдущее правило, это повторяет общую логику действий с Накопителями. Если работа с письмом начата, мы не имеем права пометить его непрочитанным. Если открыли, ему одна дорога – через обработку в Архив.

Конечно, точно рассчитать время не всегда возможно и закончить работу над письмом в один присест не всегда удается. В таком случае действуем по обычной схеме – записываем элементарное действие в таск-менеджер, а письмо все равно отправляем в Архив. В нем могут быть ценные сведения, которые потребуются для завершения дела. Их можно скопировать в комментарии к задаче в таск-менеджер.

Постарайтесь определить, как часто вы лично (и ваши сотрудники) должны отвечать на письма. Найдите наибольший интервал времени. Установите его как личный и корпоративный стандарт.

Доведите до сведения контрагентов и клиентов, что теперь вы проверяете почту по часам. Это очень важно. Если так не сделать, вас начнут одолевать бессмысленными звонками.

Настройте автоответчик, который сообщит, что письмо получено, и проинформирует, когда стоит ждать ответа. В его тексте напишите свой номер телефона, чтобы вам могли позвонить, если письмо очень срочное.

Если у вас почта на Gmail

Пожалуйста, выберите все прочитанные письма с помощью специального чекбокса и нажмите «Архивировать» [12] Над письмами есть горизонтальная панель с кнопками, чекбокс на ней крайний слева, клавиша «Архивировать» – следующая. , вся почта уйдет в Архив. Если необходимо, повторите эту процедуру несколько раз. Если писем слишком много, выберите «Все письма» в чекбоксе.

Не бойтесь, почта никуда не пропадает. Все, что нужно сделать, чтобы вернуть непрочитанные письма во «Входящие», – зайти во вкладку «Вся почта» (у меня она отображается в основном меню, а у вас, скорее всего, скрыта под словом «Еще») и с помощью того же чекбокса выбрать «Непрочитанные». А когда сверху появится клавиша «Переместить во входящие», нажать на нее.

Если вы пользуетесь Яндекс.Почтой

Войдите в ваш почтовый ящик и обратите внимание на клавишу «Добавить кнопку» (с изображением волшебной палочки). Нажмите на нее и в открывшемся меню выберите клавишу «Архивировать». Так в Яндекс. Почту будет добавлена функция помещения отработанных писем в Архив.

Выберите все прочитанные письма и архивируйте их.

Попрактикуйтесь с поиском. Попробуйте найти давнишнюю переписку с помощью общей поисковой строки и окна расширенного поиска.

Если вы пользуетесь почтовым клиентом

В последние несколько лет веб-интерфейсы почтовых сервисов настолько развились, что по функционалу не уступают самым навороченным почтовым программам. На мой взгляд, почтовые клиенты, которые ставятся на компьютер, годами там живут, накапливают гигантские архивы писем и потом начинают жутко тормозить, в ненужный момент выполнять архивирование и медленно включаться, ушли в прошлое.

Сама идея иметь Архив электронной почты на одном компьютере уже атавизм. Это настолько неудобно, насколько и громоздко. К тому же делает вас уязвимым в случае поломки компьютера или потери ноутбука.

Вы можете сказать, что IMAP-подключение позволяет иметь единый архив на нескольких устройствах, и будете правы. Но проблемы с медлительностью почтовой программы, у которой большой архив, это не снимает. К тому же использование почтовых клиентов накладывает повышенные требования на производительность офисных компьютеров или ноутбуков.

В общем, вы уже поняли: я всецело за отказ от почтовых клиентов для работы с электронной почтой. Даже если у вас многолетний архив из десятков тысяч писем, он может безболезненно переместиться из почтового клиента в веб-интерфейс сервиса электронной почты.

Подумайте, не пора ли переехать на Gmail? Это самый удобный и безопасный сервис электронной почты.

Вот несколько почтовых сервисов, которые можно считать подходящими или даже оптимальными:

• Gmail;

• Яндекс.Почта;

• Почта Mail.ru.

Для обзора я беру именно их, потому за ними – более 80 % российского сегмента пользователей электронной почты. Это не значит, что все сказанное ниже нельзя применить, если у вас почта на Yahoo! или другом сервисе. С вероятностью 99 % можно, даже если вы пользуетесь таким экзотическим сервисом, как, например, Zimbra.

Первым по популярности среди пользователей, которые ценят безопасность, скорость и удобство работы, идет почта от Google. Появившись после известнейших почтовых сервисов от Microsoft и Yahoo! Gmail очень быстро занял ведущую позицию. Еще в 2012 году, когда во всем мире насчитывалось 2,2 млрд пользователей электронной почты, почти 20 % (425 млн) из них выбрали сервис Gmail.