Николай Додонов - Антитайм-менеджмент

Пусть это не статистика по России, но давайте предположим, что у нас на электронную почту уходит до 30 % рабочего времени. По данным хронометража, который мы проводим в рамках аудита рабочего времени предприятий, большинство сотрудников тратят на чтение почты от 2 до 3 часов в день.

В 80 % случаев такие затраты могут быть сокращены как минимум вдвое. Для бизнеса это значит, что в неделю мы освобождаем 5 часов на 1 сотрудника, в месяц – 20 часов, в год – 240 часов. Несложно подсчитать, что это 30 рабочих дней эффективного труда.

1 месяц, 1 неделю и 2 дня в год мы теряем просто из-за того, что не обучаем сотрудников (или себя) правильно обращаться с почтой. Еще раз скажу: это цифры только на 1 сотрудника. А если их хотя бы 10?

Пусть средняя зарплата в офисе 40 000 рублей. Если 10 сотрудников не умеют работать с почтой – это потеря 480 000 рублей в год. Неплохая плата за то, что мы не обращаем внимания на электронную почту?

Оставим в стороне сотрудников и вспомним, давно ли мы жаловались, что на важные вещи не хватает времени? На спортзал, интересные книги, учебную литературу, иностранный язык… Что такое 5 часов в неделю? Это:

• 3 дополнительные тренировки;

• 2–3 занятия на курсах иностранных языков;

• 1 книга;

• свободные вечера с родными.

Если подумать, фантазия разыгрывается так, что список вариантов можно продолжать бесконечно. В конце концов, за 10 лет накапливается больше 300 дней жизни! Это же почти год! А мы жалуемся, как быстро проходит время.

Есть всего две причины, по которым это происходит.

Нет ничего проще электронной почты. Чтение и ответы на письма на 99 % похожи на работу, но являются ею всего лишь на 1 %. Наряду с бесконечными совещаниями и встречами переписка – в первую очередь общение.

Электронная почта очень комфортна. Жонглировать письмами не только неутомительно. Это самый легкий способ общения. Куда проще написать письмо, чем позвонить по телефону. Особенно если речь идет о разговоре с клиентами или неприятным собеседником.

Когда пишешь письмо, не нужно стесняться, можно сколь угодно долго его обдумывать, выверять формулировки… Потом к такому общению привыкаешь, и оказывается, что вопросы, которые можно было решить 1 звонком, потребовали 4 дней переписки.

Вспомните, сколько раз вы, закипая от ярости, подходили к сотруднику, потому что дожидались его срочного ответа, а он говорил: я написал, жду, пока мне ответят. Что в этом случае мы думаем? Почему?! Почему нельзя было просто позвонить?!

Когда мы работаем с задачами, то замечаем, что общение по переписке не решает, а только множит проблемы. Если нам нужна не видимость работы, а результат, здесь плохо подходит электронная почта. Если есть вопрос, надо сразу добиваться полного ответа, чтобы продолжить дело. Что происходит, когда общение идет по электронной почте? Письма получают, читают, забывают, их приходится дублировать, и вот мы день, два, три ждем ответа.

Да, есть случаи, когда все должно быть записано. Но будем честными, сколько таких в нашей практике? 3 %? 5 %? 10 %? Что-то мне подсказывает, что не больше. Мы смеемся над «советскими» предприятиями, где докладные записки ходят неделями. А у самих работа затягивается не меньше, потому что мы ждем ответа по электронной почте.

Самая печальная причина, которая вызывает самые печальные последствия, вот в чем. Электронная почта привлекательна тем, что работа в ней проста и создает видимость занятости. Оповещения о новых письмах всегда привлекают внимание и очень сложно удержаться от желания пойти посмотреть, что же там пришло.

Как мы знаем, каждый человек всегда старается заняться тем, что попроще. И электронная почта в этом незаменимый помощник. Когда писем немного, проблемы нет. Зато когда дел становится больше, приходится выбирать между тем, что обернется ростом и развитием, и комфортной работой с электронной почтой.

Если исключить незначительный процент серьезных писем, то лучшее название для работы с электронной почтой – рутина. Это бег на месте, в то время как по эскалатору вас обгоняют более энергичные соперники.

Когда сотрудник «не успел» выполнить важные поручения, можете быть уверены: он ответил на ВСЕ письма в своей почте. Прочитал их по 2 раза, очистил папочку «СПАМ», настроил пару новых фильтров и привел в порядок архив электронной почты. Конечно, ведь без стройной системы управления задачами не понять, чем заняться.

Электронная почта привлекательна еще и тем, что как бы сама формирует список дел. Пришло письмо – бери и делай. На то, чтобы прикинуть, чем заняться, не нужно тратить силы. Просто садись и отвечай на письма. Ни тебе работы над целями, ни составления планов, никаких проблем – открой программу и поехали. Все до нас уже продумано. Вот только где гарантия, что эти дела дадут результат? Где гарантия, что они ведут к цели? Где гарантия, что они помогут сохранить рост и развитие?

Все бы ничего, если бы не время. Самое жесткое ограничение, которое не дает бесконечно заниматься ерундой. Чем больше дел, как рутинных, так и развивающих предприятие, тем лучше и жестче стоит распределять время. Иначе на важные дела его может не хватить.

Нет ничего проще, чем засесть за письма. Иногда, соглашусь, работа с ними требует напряженных размышлений, однако нет никакой гарантии, что она пойдет вам на пользу. Брайан Трейси говорит, что каждый день стоит заниматься только самыми важными делами. Более того, ежедневно нужно концентрироваться только на 3 самых-самых главных! Если мы начинаем день с просмотра email, считайте, что для этой стратегии он потерян.

Самый легкий способ не закончить важное дело – переключиться на какую-то ерунду, а в конце дня обнаружить, что из нужной работы ничего не сделано, – и открыть почту. Почти все, кого я знаю, хотя бы раз в полчаса заглядывают в электронную почту. Что они там хотят увидеть? Весть, что дядюшка миллионер оставил наследство?

Если это менеджеры по продажам, снабжению или работе с клиентами – никаких претензий. У них заявки приходят по почте. Если речь о руководителях – это проблема. В первую очередь их работа – развитие. И если они начинают день с электронной почты, то с самого утра зарываются в рутину. Но это еще полбеды.

Опасность кроется в ассоциативных рядах. Если мы не знаем, как правильно организовать электронный ящик, то можем зацепиться глазами за начало письма или тему, которые всегда видны в программе, отправиться их читать и потом начисто забыть, чем занимались только что.

Мало того, нередки случаи, когда спустя два часа можно обнаружить себя на другом конце города и понять, что ты вовсе не хотел там оказываться. Лет 15 назад шел по телевизору забавный сериал «Альф» (тогда я еще телевизор смотрел). В нем главный герой говорит такие слова: «Я сидел тихо, мирно. Потом проголодался. Открыл холодильник. Дальше – как в тумане».