Николай Додонов - Антитайм-менеджмент

Прежде чем пойти дальше, я хочу заранее снять возражения. Привычка – великая сила. Чтобы перейти на что-то новое, нужен веский довод «за» и гарантии безопасности. Довод «за» у нас есть – быстрый поиск и отказ от траты сил и нервов. Теперь доводы безопасности.

Иногда, когда удается быстро найти нужное письмо, возникает большое сопротивление. Если мы ищем письма или файлы глазами, то имеем в голове список критериев, которым нужный файл или письмо соответствуют. В первую очередь, это отправитель и получатель, тема, которой письмо касается, есть ли в нем приложенный файл или нет, в какие даты оно было отправлено или получено.

Обычно поиск выглядит примерно так. Чтобы найти нужное письмо, мы отправляемся в древо папок, которые созданы по признаку контрагентов, сотрудников, руководителей, проектов, поставщиков, клиентов или контактных лиц. Дальше ищем тему и примерную дату письма. Если оно похоже на то, что нужно, заглядываем внутрь, чтобы проверить.

То, что я предлагаю, повторяет данный процесс в точности. Только сортировку писем по критериям мы перекладываем на поисковый алгоритм почтового сервера, который делает это не менее гибко, чем мозг.

Почти каждый почтовый сервис и программа имеют мощнейший механизм поиска, так давайте же им пользоваться. Он поможет находить письма гораздо быстрее и лучше, чем мы, когда ищем глазами. Причем дает очень точные результаты.

Его поле находится над основным окном с письмами и, если ввести там поисковый запрос, то сервис будет искать ключевые слова во всех полях всех писем по всей почте. В большинстве случаев этого хватает.

В остальных же мы пользуемся продвинутым поиском, который открывается по нажатию стрелочки вниз, расположенной в правой части поискового поля рядом с синей иконкой кнопки «Поиск» (обычно значок лупы).

В Gmail есть следующие критерии поиска.

В 90 % случаев папки в древовидной структуре почтового Архива создавались по имени контактного лица или названию организации, с которой велась переписка. Из этих же соображений первыми полями в поисковой форме стоят те, где можно указать отправителя и/или получателя, что очень удобно.

Когда мы ищем письмо нужного человека, то вводим начальные буквы его электронного адреса в верхнее поле, и Gmail сразу подсказывает адреса, в которых они встречаются. Особенно удобно, когда ваша адресная книга тоже есть в Gmail – тогда можно вводить имя или фамилию человека, чье сообщение мы разыскиваем.

Если мы ищем свое письмо какому-либо человеку, тогда задействуем и поле «ОТ» и поле «КОМУ». В первом указываем собственный адрес, а во втором – получателя.

Это настолько популярный способ поднять переписку, что в Gmail даже есть функция «Переписка», показанная в карточке контакта, а также во всплывающем окне, которое появляется, когда мышка наведена на имя отправителя или получателя письма при просмотре его во «Входящих» или во всей почте.

Второй очевидный способ – поиск по словам в сообщении. Он используется по умолчанию, если мы не открываем расширенный поиск. Чтобы получить нужные результаты, просто введите ключевые слова в главном поисковом поле (не разворачивая окно расширенного поиска), и увидите все письма, которые их содержат.

Если список окажется слишком узким, в его нижней части можно нажать на ссылку «Попробовать поиск по всем вариантам слов», и тогда программа не будет искать строгое соответствие.

Поиск по теме редко используется в повседневной работе с почтой. Скорее, он нужен, чтобы создавать фильтры, управляющие сообщениями с определенной темой. И может быть хорошей альтернативой, если поиск по ключевым словам дает слишком большую выборку.

Поле «С приложением» – превосходный уточняющий инструмент. Как правило, мы используем его, когда ищем письмо определенного человека, содержащее вложение. Это очень полезная функция и с недавних пор она дополнена опцией – можно указать приблизительный размер вложения.

Самый последний по частоте применения фильтр – ориентир по дате. Он нужен, когда мы поднимаем старую переписку, о которой почти ничего не помним, кроме того, с кем и когда примерно она была.

Бывает так, что нужное письмо затеряно в цепочке сообщений с другой темой, фраза, которую мы хотим найти, выражена иными словами, чем мы помним, письмо без вложений и других ярких признаков. Остается сузить параметры поиска, включив фильтр по дате. Сразу скажу, что использовать этот параметр приходится крайне редко, может быть пару раз в год. Но уметь им пользоваться все равно стоит.

C техническими моментами мы познакомились. Теперь на очереди правила работы с электронной почтой. Они способны облегчить жизнь, даже если вы проигнорируете все остальные рекомендации в этой книге. Вы можете не работать с таск-менеджером, не использовать технику элементарных действий, не обращаться к сквозному поиску и все равно ощутить значительные сдвиги, если сделаете изменения, опирающиеся на эти правила.

Не начинайте день с электронной почты!

Дайте себе хотя бы час работы с задачами и только потом займитесь письмами.

Работайте с почтой по часам, ограничивайте себя во времени.

Приучитесь работать с почтой не больше 2 часов в день. А лучше 1 час. Еще лучше – как можно меньше. Вы думаете, это невозможно? Тим Феррис тратит на почту 1 час в неделю! Хотя управляет компанией, где работают 200 человек.

Иногда кажется, что на почту не уходит много времени. Обычно это заблуждение, и вот простой пример. Когда я заинтересовался, сколько времени решаю задачи развития, а сколько посвящаю рутине, то сделал аудит. По его итогам выяснилось, что на почту уходило 3 часа! В то время я уже 2 года занимался консалтингом по GTD, вел 3 проекта и считал себя довольно организованным. Аудит времени руководителей и сотрудников в компаниях показывает еще менее вдохновляющие результаты. Поверьте, на почту можно тратить меньше времени!

Держите почту закрытой. Выключите все информеры!

Никаких выскакивающих окошек, открытых окон и уведомлений. Ни на компьютере, ни на смартфоне. Перестаньте постоянно отвлекаться от важной работы на почту!

Мы разучились нормально сосредоточиваться. И как только хоть немного погружаемся в проблему, нам сразу хочется отвлечься, посмотреть новости или проверить почту. Наша психика не терпит интриг и незавершенных дел, а любое уведомление ее создает! Даже если это системное сообщение, все равно хочется его прочитать или скорее удалить.