Андрей Заусаев - Парадоксы управления в российском бизнесе

Учитывайте это не только у себя, но и у своих коллег, с которыми вы еже- дневно работаете.

Проект под названием «Жизнь». Мне нравится эта формулировка, ко- торую я слышу от разных спикеров в последнее время достаточно часто. Это хороший знак – мы стали думать не только о деньгах!

¹¹ А. Фридман: «Вы или Вас. Профессиональная эксплуатация 33

подчиненных» (издательство «Добрая книга», Москва, 2009 год)

Определите цели в ваших основных жизненных аспектах: семья, личност- ное развитие, работа, здоровье и т. д. Это первое, с чего нужно начать в управ- лении временем. Частично вы сделаете это при формулировании ответа на вопрос «для чего мне нужен тайм-менеджмент»? Но важно видеть цели во всех областях нашей жизни.

План строится от года – месяца – недели – дня – часа, 15 (30) минут. Неко- торые называют это «деревом задач»:

•

ствол – основная

цель;

•

ветви – ключевые

задачи;

•

маленькие ветви – малые

подзадачи;

•

иголки/листья – практические

мероприятия.

По сути, это декомпозиция от крупного до малого. В планировании задач определите «максимум» и «минимум». Это помогает видеть не просто максималь- ную амбициозную цель, но и меньшую по величине, что создает «коридор» и по- могает «не выгореть» при движении от этапа к этапу, от достижения к достижению.

Постройте свой «лес»!

Если вы будете думать не только о работе, то при таком подходе вы получаете полную картину своей жизни, зашитую в ваш ка- лендарь, что позволяет ощущать себя более целостным – с одной стороны (учитывая все потребности и интересы) и независимым – с другой. Подробно эту тему я опишу в послед- нем парадоксе этой книги.

Все задачи и действия должны быть под- чинены ЦЕЛИ. Вы понимаете, куда двигаетесь,

как отклоняетесь (при вынужденных обстоятельствах или намеренно) от цели, и ваш «компас» всегда при вас.

Продумывайте, проговаривайте, прорисовывайте мысли и задачи. Пока они в голове – они неконтролируемы.

Хотите управлять – измеряйте. Управляйте на основе фактов, а не гипотез.

Правила управления временем.

•

Формируйте

рабочие

блоки,

в

которые

вы

будете

включать

выполнение схожих

по

характеру

заданий.

Например,

когда

я

работал

в

розничной сети,

утром

в

понедельник

я

ставил

подряд

совещания

коммерческого директора и операционного директора, так как их вопросы на 50 % пересекались.

•

Намеренно

уединяйтесь

и

устанавливайте

«режим

тишины»

для

выпол- нения задач, требующих сосредоточения. Каждый человек в

течение

дня должен иметь время для «самоуединения» и осмысления наибо- лее крупных и важных вопросов.

•

«Зашиваем» календарь (камни, песок, вода). Сначала в календарь загружаем крупные вопросы (камни) – выставки, форумы, команди- ровки, советы директоров, тренинги и прочие мероприятия, которые длятся не один день, требуют дороги и, как правило, имеют жесткую привязку по времени. Потом заполняем его более мелкими задача- ми в течение дня (песок) – это основной массив нашей ежедневной работы и разные цикличные операции. Потом заполняем «буферами времени» и совсем мелкими вопросами (звонки, почта и прочее), ко- торые

не

имеют

жесткой

привязки

по

времени

(вода).

Так

вы

состави- те максимально эффективный рабочий

календарь.

•

«Временные

буферы»

зависят

от

хаоса,

подготовки

персонала,

кризис- ности ситуации и занимают от 20 до 50 %

времени.

•

Планируйте совещания и встречи через регламент и повестку – эко-

номьте

время. Как показывает практика, если собираются несколь- ко людей и начинают о чем-то разговаривать, то это может длиться очень долго. Если не иметь четкой повестки и конкретного тайминга и не управлять этими двумя измерениями в процессе, можно потратить много времени впустую.

•

Принцип

установки

приоритетов

при

всех

видах

работ.

Подробнее

кос- немся

этого

позже.

Скажу

лишь,

что

это

базовый

вопрос

в

управлении временем и в чрезвычайных

ситуациях.

•

В

полной

мере

используйте

делегирование.

Об

этом

будет

целая

глава, но

без

эффективного

делегирования

руководителю

легко

захлебнуться в череде

задач.

•

Крупные

задания

выполняйте

небольшими

частями

(кушать

«слона»

нуж-

но по

частям). Метафора говорит

сама за

себя: нельзя выполнить круп-

ную

задачу

без

декомпозиции

ее на

мелкие составляющие,

а их –

на конкретные действия.

Только

так

можно запланировать

их в

календаре.

•

Устанавливайте

для

себя

сроки

выполнения

задания,

иначе

есть

риски растянуть их на длительное время. Даже если вы работаете наедине с собой, определите время, которое можете отвести на данный вопрос. Иначе есть риски

заработаться.

•

Закладывайте ежедневно (еженедельно) «съедание одной лягуш- ки». В разных источниках «лягушками» называют неприятные дела, которые нам свойственно откладывать «на потом» – такое неопре- деленное время. Если не справляться с такими задачами, в этом неопределенном месте скопится много дел. Планируете по

одной

«лягушке» в день или неделю, в зависимости от их количества и спец- ифики вашей работы.

•

Сознательно учитывайте в планах колебания работоспособности – используйте оптимальное для вас время. Я писал ранее об этом.

Кто

вы – «жаворонок» или

«сова»?

Программные продукты в помощь. Сегодня много предложений по данному вопросу. Для разных задач я использую разные решения. При- меры – ниже.

«EVERNOTE» – бесплатное приложение, которое позволяет синхронизи- ровать (через облачное хранение) данные в телефоне и ПК без каких-либо действий. Просто сохраняя данные в одном устройстве, вы сохраняете их в на втором – они моментально отобразятся там при подключении к сети Ин- тернет. Все заметки в течение дня, фото, видео, аудио и прочее я делаю в конкретных блокнотах. Например, у меня их несколько: «личные задачи на неделю», «личные задачи на год», «консалтинг», есть заметки по названию того проекта, с которым я работаю в данный момент времени, и т. д. Приложение дает возможность делать заметки в текстовом виде, аудио-, фото- или виде- оформате, устанавливать напоминания или вкладывать готовый файл. Это