Екатерина Шестакова - Кадровый учет для «упрощенцев»

Если у сотрудника изменились какие-то данные, их нужно также внести в трудовую книжку. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Трудовые книжки хранятся у работодателя.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Приведем пример заполнения трудовой книжки.

Обратите внимание, что печать при приеме на работу ставить не нужно.

Что будет если работодатель не будет вести трудовые книжки? За это предусмотрена ответственность, поскольку работодатель отвечает за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Следовательно, нарушение норм трудового законодательства может повлечь за собой применение к работодателю административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. То есть такое нарушение влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц – от тридцати до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Рекомендации:

1. Записи в трудовой книжке должны совпадать с содержанием трудового договора и приказа о приеме на работу.

2. Первичным документом является приказ, на основе которого и заполняется трудовая книжка.

3. Трудовая книжка должна храниться у работодателя, поэтому нужно обеспечить хранение трудовой книжки. Не следует выдавать трудовую книжку на руки работнику, поскольку при проверке трудовой инспекцией компания или предприниматель могут быть привлечены к ответственности.

4. Трудовую книжку нужно заводить и на иностранных работников.

5. Если работник потерял трудовую книжку, то дубликат в связи с ее утратой обязан оформить новый работодатель по письменному заявлению работника.

6. Если работник является единственным в компании или предпринимателем без иных работников, то он вносит записи в трудовую книжку самостоятельно.

Личная карточка в Трудовом кодексе РФ как обязательный документ не поименована. Однако в унифицированных документах долгое время имел место такой обязательный документ, как личная карточка – унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Однако с 1 января 2013 г. унифицированные формы не являются обязательными к применению. Поэтому работодатель может личную карточку не вести. Но с такой позицией могут поспорить Роструд и трудовая инспекция. Так, в письме Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1 говорится о том, что согласно п. 2 Постановления унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 Постановления (формы № Т-1 – Т-11), распространяются на организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

И если работодатель все-таки решил систематизировать данные о работнике, то в личной карточке необходимо указать следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество работника;

• дата рождения;

• место рождения;

• гражданство;

• знание иностранного языка;

• образование;

• профессия;

• стаж работы;

• состояние в браке;

• состав семьи;

• паспортные данные;

• адрес места жительства;

• сведения о воинском учете;

• прием на работу и переводы на другую работу;

• аттестация;

• повышение квалификации;

• профессиональная переподготовка;

• награды, почетные звания;

• отпуск;

• социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

• дополнительные сведения.

При увольнении сотрудника в разделе XI указывают основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Последние графы личной карточки – подписи кадрового работника и сотрудника. Обратите внимание, что при увольнении личную карточку не нужно выбрасывать, ее нужно хранить в течение 75 лет.

Приведем пример заполнения фрагмента личной карточки [2].

Личную карточку необходимо отличать от личного дела. Личное дело также является не обязательным, поскольку не поименовано в Трудовом кодексе РФ. Поэтому предприниматель или же общество с ограниченной ответственностью могут не вести личное дело. Однако возникает разумный вопрос: как хранить документы при поступлении на работу, приказы о переводах, награждениях, отпусках? Удобнее всего это делать именно путем ведения личного дела. В личном деле будет храниться информация о том, что вы послали работника на переподготовку, провели аттестацию, зачислили работника в кадровый резерв на руководящую должность. Также в личном деле могут храниться данные загранпаспорта, например для приобретения билетов в заграничную командировку.

Для того чтобы не путаться в документах, рекомендуется сделать опись документов в личном деле сотрудника.

В перечень документов в личном деле могут входить:

• копия паспорта;

• копия страхового свидетельства;

• копия ИНН;

• документы воинского учета;

• копии документов об образовании;

• трудовой договор;

• личная карточка;

• медицинская книжка;

• приказы о назначении на должность, переводах, награждениях;

• приказы о предоставлении отпуска;

• приказы о премировании.

В целом вести личное дело очень удобно, поскольку все документы находятся в одном месте и их не нужно долго искать. При этом личные дела работников целесообразно расположить по алфавиту.