Т. Тулупьева - Лекции по основам технологий деловой коммуникации

Результатом деловой коммуникации являются некоторые изменения в одной из трех сфер:

• в знаниях, представлениях и установках;

• в поведении;

• в эмоциональном состоянии.

Изменения могут произойти как в одной из этих сфер, так и в двух и даже в трех. Например, чтение данного учебника (как акт коммуникации) может привести к изменениям в знаниях и потом – в поведении. Посещение интересной, захватывающей, практикоориентированной лекции приведет к изменениям в эмоциональном состоянии, знаниях, поведении. Визит к психотерапевту может привести к изменениям в эмоциональном состоянии и в поведении. Для оценки успешности коммуникации, вступая в общение, нужно представлять, какой результат хотелось бы получить в итоге. Если цель изначально не была известна, невозможно оценить успешность ее достижения.

Полезно разобрать схему процесса коммуникации (рис. 1.1), чтобы увидеть слабые места (они будут разобраны далее) и продумать способы и технологии повышения эффективности обмена информацией.

Рис. 1.1. Схема процесса коммуникации

В процессе коммуникации есть несколько ключевых компонентов: отправитель, получатель, сообщение, обратная связь, канал, помехи, процессы кодирования и декодирования.

Разберем весь процесс более подробно. В процессе коммуникации участвуют два действующих лица: отправитель сообщения и получатель сообщения. Если коммуникация выстраивается в виде диалога, то отправитель и получатель в процессе меняются ролями. Представим, что некий собеседник А собирается передать информацию собеседнику Б. У собеседника А информация находится в виде образов и представлений в его голове. Непосредственно в голову собеседника Б свои образы он вложить не может. Если мы дойдем когда-нибудь до такого уровня коммуникации, время общения сократится в разы, а эффективность и совпадение понимания кратно повысятся. Однако пока таких технологий у нас нет, и приходится кодировать свои образы во что-то, пригодное для передачи. Вариантов кодирования у нас не так много, всего два: кодирование в слова и кодирование в образы. Как только мы оформляем мысль в слова, происходит потеря и искажение информации. Это первое слабое место в процессе, на которое следует обратить внимание. Как уменьшить несовпадение образов отправителя и получателя, связанное с потерями при кодировании? Для этого нужно хорошо понимать, какой собеседник перед вами, какой у него жизненный опыт, образование, место происхождения, возраст. Только тогда мы подберем правильные способы кодирования, найдем правильные слова, чтобы точнее передать тот образ, который есть у нас в голове.

Вторая точка потери и искажения информации – выбор канала передачи информации. Канал передачи информации – это средство, используя которое можно передать информацию от отправителя к получателю. Можно сказать, что это линии связи, через которые передается информация. Многообразие каналов коммуникации растет с совершенствованием и усложнением человеческого общества. К каналам коммуникации мы можем отнести невербальные (например, жестовый) и вербальный (словесный) каналы, рукописи, телеграф, телефон, радио, телевидение, компьютерные сети, Интернет. Выбор неправильного канала коммуникации может привести к потерям и искажению информации. Например, попытка передать образ визуального объекта по телефону (голосовой связи) может привести к тому, что образ, сформировавшийся у получателя, будет отличаться от оригинального. А отправка по электронной почте фотографии этого объекта может значительно снизить искажение.

Третье «слабое звено», на которое следует обратить внимание, – это помехи при передаче информации. Чуть позже мы поговорим о различных видах барьеров. Пока отметим, что помехи могут исказить информацию и даже блокировать ее передачу. Например, во время переговоров с заказчиком из-за звуковых шумов вы можете неверно расслышать его слова, что приведет к неправильному пониманию заказа и технического задания. Или в момент отправки электронного сообщения произошел разрыв связи, и сообщение не достигло адресата. Чтобы избежать таких ситуаций, нужно предусматривать возможность проверки – как, в каком виде сообщение дошло до адресата.

Следующий этап, на котором может происходить потеря и искажение информации, – это декодирование сообщения получателем. До получателя долетели слова, отправленные отправителем. Теперь получателю нужно эти слова, которые сами по себе являются наборами звуков, перевести в собственные образы, то есть декодировать. И тут могут сработать несколько фильтров: коммуникативные навыки, установки и опыт, умственные способности, специфика восприятия сообщения, эмоциональная подоплека, уровень владения языком, профессиональная терминология. Все это может привести к ошибочному декодированию сообщения. Например, фраза «Надо соорудить костыль, чтобы процесс пошел» человеком, далеким от программирования, будет декодирована с представлением образа костыля как устройства для опоры при ходьбе, – а ведь имелось в виду относительно быстрое и работающее, пусть и неудобное решение проблемы в коде программы.

И конечно же, важна обратная связь, которая помогает определить, понял нас собеседник или нет, слушал или пропустил мимо ушей, согласен или возражает. В передаче обратной связи выделяются те же слабые места, что и при передаче первичного сообщения.

Подводя итог, можно перечислить основные проблемные места при процессе коммуникации:

• Порог воображения человека, облекающего свои мысли в словесную или иную форму для передачи другому человеку.

• Активный языковой фильтр, определяющий различия между «мыслью в мозгу» и «мыслью высказанной».

• Языковой барьер, влияющий на объем и содержание услышанного «приемником» сообщения.

• Пассивный фильтр воображения и желания, связанный с процессом декодирования воспринимаемой информации и приданием ей значения.

• Объем запоминания, который, в зависимости от субъективной ценности информации и особенностей «приемника», сохраняет в его памяти некий образ, связанный с информацией.

Нужно помнить: чем больше звеньев передачи информации, тем более искаженной информация будет передана. В качестве примера приведу передачу информации на одном из занятий по технологии деловой коммуникации.

Пример.Первому студенту был зачитан текст:

«Иван Петрович уехал в 11 часов, не дождавшись вас. Очень огорчился, что не смог с вами переговорить лично, и попросил передать вам, что, если он не вернется к обеду, а это будет зависеть от того, сколько времени он пробудет на совещании в министерстве, то совещание в 15:30 надо проводить без него. Кстати, на совещании будет обсуждаться вопрос о поставке новых компьютеров, которые ничем не хуже импортных. И еще: на совещании надо не забыть объявить, что все начальники отделов должны пройти обследование у психологов, которые будут работать в 20-й комнате с 10 часов утра ежедневно до 2 декабря».