Алексей Гладкий - Компьютер для бухгалтера

Рабочая книга Excel – это файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. По умолчанию рабочая книга Excel имеет расширение XLSX (этот формат поддерживается версиями Excel, начиная с 2007). Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист.

Рабочий лист предназначен для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.

По умолчанию в состав каждой книги Excel включается три рабочих листа, которым по умолчанию присвоены имена Лист1, Лист2и Лист3. Однако при необходимости вы можете изменить число листов новой книги. Для этого войдите в режим настройки программы ( Файл → Параметры) и в разделе Общие(подраздел При создании новых книг) в поле Число листоввведите подходящее значение. Отметим, что максимально допустимое количество листов в одной книге – 255(при попытке ввести большее значение программа выдаст соответствующее предупреждение).

Перечень ярлыков всех имеющихся в книге листов отображается слева внизу окна, между строкой состояния и рабочей областью. Ярлык активного в данный момент листа отображается тем же цветом, что и сам лист, ярлыки остальных листов затемнены. Для перехода к требуемому листу достаточно щелкнуть мышью на соответствующем ярлыке. Порядок следования листов в книге можно изменять по своему усмотрению – для этого нужно просто перетащить мышью ярлык любого листа в требуемое место.

Чтобы добавить в книгу Excel новый рабочий лист, нужно на ярлыке любого листа щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Вставить. При активизации данной команды откроется окно, в котором нужно курсором выделить ярлычок Листи нажать кнопку ОК. В результате в текущей книге появится новый лист, которому по умолчанию будет присвоено имя ЛистN, где N – следующий порядковый номер листа.

Присвоенные по умолчанию названия рабочих листов можно изменять. Для переименования листа нужно щелкнуть на его ярлычке правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выбрать команду Переименоватьи с клавиатуры ввести требуемое название.

Для удаления листа из книги нужно щелкнуть на его ярлыке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить. Если лист не содержит никаких данных, то он будет удален сразу после активизации данной команды. Если же на листе имеются данные, то при активизации команды Удалитьпрограмма выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Учтите, что программа не разрешит удалить все листы рабочей книги – хотя бы один должен обязательно остаться.

Чтобы удалить все имеющиеся листы, либо удаляйте всю рабочую книгу Excel, либо добавьте в нее новый пустой лист, а затем удалите все те, что были ранее.

Вы всегда можете скрыть от посторонних глаз любой лист рабочей книги. Для этого нужно щелкнуть на ярлыке этого листа правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Скрыть. Учтите, что сразу после этого лист будет скрыт без предупреждения.

Чтобы впоследствии включить отображение скрытого листа, выберите в этом же контекстном меню команду Показать. При активизации данной команды открывается окно, которое показано на рис. 3.5.

Рис. 3.5.Выбор листа для отображения

В данном окне содержится список ранее скрытых листов. Чтобы отобразить любой из них, нужно выделить его в списке курсором и нажать кнопку ОК.

Помните, что скрытие всех имеющихся в книге рабочих листов невозможно – в ней постоянно должен отображаться хотя бы один лист.

При необходимости вы можете переместить или скопировать данные с одного листа книги на другой или вообще в другую книгу. Для этого правой кнопкой мыши щелкните на ярлыке листа, содержимое которого нужно переместить либо скопировать, и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Переместить или скопировать – в результате отобразится окно, которое показано на рис. 3.6.

В данном окне в поле в книгуукажите рабочую книгу Excel, куда необходимо скопировать информацию (по умолчанию здесь выбрано имя текущей книги). Учтите, что книгу можно выбирать только из числа открытых в данный момент книг Excel.

Рис. 3.6.Перемещение или копирование листа

В поле перед листомсодержится список рабочих листов книги, которая была указана в поле в книгу. Отметьте курсором название рабочего листа, перед которым должен появиться новый лист со скопированной (перемещенной) информацией.

Если установить флажок Создавать копию, то листисточник по окончании операции останется на своем месте. Если же данный флажок снят, то он исчезнет (будет перемещен в место, указанное в окне Переместить или скопировать, см. рис. 3.6).

Наряду с ячейками, строки и столбцы относятся к главным элементам рабочего листа Excel. Названия столбцов по умолчанию обозначаются буквами английского алфавита; что касается строк, то каждая из них имеет уникальный номер. Любую строку или столбец вы можете по своему усмотрению добавлять, удалять либо перемещать в любое место, причем одновременно со всей содержащейся информацией. Что касается размеров (высоты строки и ширины столбца), то вы их также можете произвольно менять.

Заголовки строк и столбцов отображаются только тогда, когда в настройках Excel ( Файл → Параметры) в разделе Дополнительноустановлен флажок Показывать заголовки строк и столбцов.

Вы можете выполнить такую настройку, при которой имена столбцов будут назначаться по аналогии со строками, то есть не буквами, а цифрами. Для этого в настройках программы в разделе Формулынужно установить флажок Стиль ссылок R1C1, который по умолчанию снят.

Для быстрого выделения строки или столбца щелкните мышью соответственно на номере или имени. Для выделения нескольких строк (столбцов) нужно навести указатель мыши на номер строки (заголовок столбца), с которой начинается выделение, и, нажав левую кнопку мыши, перетащить ее указатель на столько строк (столбцов), сколько нужно выделить. Если необходимо выделить несколько строк, которые расположены не подряд, а на расстоянии одна от другой, то нужно щелкать мышью на тех из них, которые должны быть выделены, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl(аналогично делается выделение столбцов).