Эльвира Вашкевич (2) - PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере

Самый продуктивный метод поиска информации в наше время – это поиск через Интернет. С помощью поисковых сайтов Интернета можно отыскать и необходимые книги, и статьи, и другую информацию, которая размещается на различных сайтах и порталах, но не существует в «бумажном» варианте. Самое главное при работе с поисковыми сайтами Интернета – правильное формулирование вопроса. К примеру, если требуется отыскать информацию для создания презентации томатного соуса, то задавать вопрос «Томатный соус» и ожидать, что на мониторе компьютера появятся необходимые данные, не стоит. Информация-то появится, но ее количество и качество не обрадуют никого. Общая формулировка вопроса приведет к тому, что информации будет слишком много, а выбрать из нее нужную – довольно сложно, да и займет это очень много времени. В первую очередь отыщутся, разумеется, рекламные объявления, из которых можно будет узнать, кто продает томатный соус и по какой цене, но подобные объявления вряд ли помогут при создании презентации, особенно если создателю презентации нужна рецептура изготовления соуса.

Лучше всего формулировать уточняющие вопросы. Например: «Производитель томатного соуса „Краснодарский“», «Рецепт приготовления лечо», «Технология производства томатного соуса» и т. д. Формулировка вопроса может быть незаконченной, например: «При изготовлении томатного соуса температура смеси должна быть…» – в этом случае будут найдены фразы, включающие в себя части данного вопроса, и в результате можно будет узнать, какова же искомая температура. Конечно, на каждый подобный вопрос (полный или неполный) будет дано большое количество информации, как и на самую общую формулировку, но информация будет уже гораздо более конкретизированной, и из нее можно выбрать необходимое. Для поиска удобно пользоваться сайтом www.yandex.ruили любой другой поисковой системой, которую предлагает Интернет.

Если для создания презентации требуются чьи-либо биографические данные, то также можно воспользоваться поиском через Интернет. Наилучшее изложение биографий имеется в книжной серии «Жизнь замечательных людей», и если необходимая биография есть в этой серии, то очень хорошо именно ею и воспользоваться. Для поиска разнообразной литературы и справочных материалов можно также рекомендовать библиотеку Мошкова – http://lib.ru/; национальную юридическую энциклопедию – http://determiner.ru/, «Википедию» – http://ru.wikipedia.org/, портал http://mega.km.ru/, на котором можно найти разнообразные энциклопедии и словари.

Но доклад, тем более презентационный, – это далеко не только набор различной информации, расставленной в определенной последовательности. Составляя доклад для презентации, следует сразу же определять, какая визуальная информация будет сопровождать аудиальную, подготовить ее, расставить в нужные места. Если во время презентации планируется показ фильма, видеоролика, слайдов, то необходимо ознакомиться с этими материалами, убедиться, что они подходят к докладу, не включают в себя «идеи-паразиты», которые могут оказаться отвлекающим от цели презентации фактором.

Каждый, кто желает успешно провести презентацию, должен помнить: доклад читает тот, кто его готовит. В противном случае может оказаться, что докладчик уже в процессе презентации обнаружит, что текст выражает вовсе не его мысли и он сам сказал бы все иначе – подобное состояние докладчика мгновенно отображается на качестве презентации. Конечно, можно поручить кому-то подобрать материал, но свести его в единое целое – это уже задача самого докладчика. Ведь каждый человек имеет собственные любимые обороты речи, стиль изложения мысли, свои правила построения фраз и т. д. Если стиль доклада, даже самый гладкий, красивый и изящный, разительно отличается от общего стиля докладчика, то это обязательно становится заметно (хотя бы во время ответов на вопросы аудитории), а подобное различие производит негативное впечатление. Если же доклад все же полностью готовит кто-то другой, то тот, кто будет его читать, должен научиться имитировать стиль доклада во время всей презентации: и при обратной связи с аудиторией, и в мимике, жестах, и даже во время презентационного банкета, чтобы не нарушать целостности впечатления.

Доклад для презентации содержит три основные части: введение, изложение сути презентационного доклада и заключение. Введение и заключение являются обязательными частями доклада. В некоторых случаях (к примеру, при нехватке по какой-либо причине времени для полного изложения всей запланированной информации) лучше сократить изложение сути презентационного доклада, чем удалить введение либо заключение. Большинство людей воспринимают любой доклад именно по введению и заключению. Это эмоциональное восприятие, не имеющее отношения к сути самого доклада. Однако презентация обращается не только к логическому мышлению аудитории, но в большей части именно к человеческим эмоциям, к подсознанию, и основная задача презентации состоит именно в замене на подсознательном уровне каких-то базовых «картин», сформированных опытом человека, другими «картинами», предлагаемыми в процессе презентации.

Вступительная часть требуется для «разогрева» аудитории. Слушателей нужно подготовить к основной части презентационного доклада, и без вступления тут никак не обойтись. Введение в презентацию лучше всего начинать с представления: краткий рассказ о компании и докладчике, чтобы посетители презентации знали, с кем имеют дело. Аудитория должна понимать, почему именно этот человек проводит презентацию, что в нем такого особенного, что следует выслушать его слова, каким и в какой области он является специалистом.

Считается, что введение доклада – это формирование ожиданий слушателей. Следовательно, от того, насколько грамотно сформированы эти ожидания, будет зависеть восприятие тех идей, которые предлагаются презентацией, будь то политическая идея или мысль о том, что такой-то пылесос является наилучшей моделью для домашних хозяек. Задача докладчика – так построить вступительную часть презентации, чтобы сформированные ожидания аудитории были полностью удовлетворены. Кроме того, желательно даже превзойти докладом те ожидания, которые вызывает вводная часть.

Помимо этого, вступительная часть должна привлекать внимание аудитории, сосредоточить это внимание на последующем изложении доклада, создать контакт между докладчиком и аудиторией, заинтересовать слушателей. Введение также должно включать в себя ответ на вопрос посетителей презентации: «Зачем мы сюда пришли?» Иначе говоря: «Сегодня я собираюсь рассказать вам о новой модели пылесоса, которая имеет абсолютно уникальные функции. Без этой модели вы вскоре обнаружите, что ваша квартира имеет неопрятный вид, так как моющие средства, выпускаемые в настоящее время, не обеспечивают полноценное удаление пыли и грязи». Ответ на вопрос «Зачем мы сюда пришли?» должен прозвучать как можно раньше, ведь пока слушатели неосознанно задают себе этот вопрос, они не в состоянии воспринять то, что им говорят.