Виолетта Филатова - Компьютер для бухгалтера

8. Взгляните на строку формул, чтобы убедиться, что формула введена правильно.

9. Если изменить значения граф Количество и Цена, в графе Сумма результат будет автоматически пересчитан.

Если при вводе формулы была допущена ошибка, то в ячейке вместо результата будет выведено сообщение об ошибке.

Возможные сообщения об ошибках могут быть следующими:

В формуле можно использовать следующие знаки математических операций, или операторы:

в формуле может указываться диапазон ячеек: он показывается двоеточием. Например, диапазон ячеек от А1 до А10 будет указан так: А1:А10.

В формулах могут также использоваться операторные скобки и логические функции. Например, при вычислении подоходного налога формула будет выглядеть так: =(СЗ-400)*0,13, где в ячейке с адресом СЗ указан оклад сотрудника.

Функции

Под функцией понимают зависимость некоторой переменной (у) от одной (х) или нескольких переменных (х1, х2, …, хп), причем каждому набору значений переменных х1, х2, …, хп должно соответствовать единственное значение зависимой переменной у. Одним из преимуществ программы Excel является встроенный набор математических, финансовых, статистических, текстовых и логических функций. При вводе некоторого набора чисел Excel может обработать их более чем 300 различными способами: от подсчета среднего значения до вычисления сложных тригонометрических зависимостей.

Функции Excel – это специальные формулы, хранящиеся в памяти программы. Каждая функция включает в себя две части: имя функции и ее аргументы.

Аргументы – это данные, которые используются функцией для получения результата. Аргументами функции могут быть имена ячеек, текст, числа, дата, время. Аргументы указываются в круглых скобках справа от имени функции и разделяются точкой с запятой. У некоторых функций может не быть аргументов.

Чтобы познакомиться с набором функций Excel, щелкните на кнопке Вставка функции панели инструментов Стандартная. Откроется окно мастера функций.

Первые две категории функций – это группы Последние использовавшиеся (в списке 10 функций, которые использовались последними) и Полный алфавитный перечень, включающий все функции, перечисленные в алфавитном порядке.

Следующая группа функций – Финансовые. В этой группе перечислены специальные функции, вычисляющие финансовые величины: проценты по вкладу или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и т. п.

При выборе конкретной функции в окне мастера появляется информационная строка, описывающая действие выбранной функции. Например, о функции Норма сказано, что она «возвращает норму прибыли за один период при выплате ренты».

Функции категории Дата и время позволяют преобразовать указанные дату и время в различные форматы и получить их текущие значения. Например, функция Сегодня вставляет в ячейку текущую дату, обновляя ее при каждом вызове файла.

Категория Математические позволяет вычислять математические функции, такие как сумма, произведение, частное, квадратный корень, логарифм и т. д. Желающие могут поупражняться в переводе арабских цифр в римские. Есть функция, возвращающая значение числа л. В этом разделе также представлено несколько разновидностей округления и суммирования. Здесь можно также упомянуть операции округления до ближайшего четного или нечетного, до меньшего целого и т. д. Функция, выполняющая суммирование (СУММ), дополнена функциями СУММ KB (сумма квадратов), СУММПРОИЗВЕД (сумма произведений), СУММКВРАЗН (сумма квадратов разностей), СУММРАЗНКВ (сумма разностей квадратов).

Категория Статистические самая многочисленная. В ней представлены функции, позволяющие вычислять различные статистические величины, такие как наибольшее и наименьшее значения, ранг, дисперсия, стандартное отклонение и т. д.

Категория Текстовые позволяет выполнять операции с текстами: подсчитать количество символов в ячейке, узнать код символа, поместить в данную ячейку некоторое количество символов из другой, проверить идентичность двух текстов, найти некоторый текст и заменить его другим.

В категорию Логические входят функции, позволяющие включать в формулы логические выражения, что значительно расширяет возможности вычислений при некотором условии. Об этих функциях мы поговорим подробнее, так как в дальнейшем мы будем ими активно пользоваться.

Мастером функций удобно пользоваться, чтобы не запутаться в многочисленных функциях. Для вставки функции вызовите мастер функций, выберите категорию и необходимую функцию и щелкните на кнопке ОК, а затем следуйте указаниям мастера. Для перехода на следующий шаг щелкайте на кнопке Далее, а в конце – на кнопке Готово.

Название функции может быть написано по-русски или по-английски в зависимости от версии программы Excel. В скобках указываются аргументы.

Для вставки функции не обязательно пользоваться мастером функций – можно набирать функции и на клавиатуре.

Далее мы рассмотрим примеры использования некоторых наиболее часто используемых функций.

Функция СУММ

Наиболее простой способ суммирования – сделать активной ячейку, в которую надо поместить сумму, и щелкнуть на кнопке Автосумма на панели инструментов Стандартная. Таким образом удобно суммировать данные в столбцах и строках (рис. 10.2).

Если суммируются ячейки, которые расположены в разных столбцах, удобнее воспользоваться мастером функций:

1. Откройте окно мастера функций (рис. 10.3), выберите категорию Математические, затем выберите функцию СУММ и щелкните на кнопке ОК.

2. В открывшемся диалоговом окне наберите адрес ячейки или выберите ее щелчком мыши на рабочем листе.

3. Для того чтобы лист стал доступным, щелкните на кнопке справа в поле ввода.

4. Выделите ячейки листа и вернитесь в окно мастера функций, щелкнув на кнопке справа в свернутой строке ввода.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Функция ЕСЛИ

Например, можно использовать эту функцию, если требуется выводить только положительные результаты расчетов в некоторой ячейке (к примеру, А1). В этом случае вместо аргумента логическое_выражение подставляется условие А1 >0, вместо значение_если_истина – А1 (то есть значение ячейки А1), а вместо значение_если_ложь – пустая строка " ":

Вместе с этой функцией можно использовать функции логических операций И и ИЛИ. Эти функции позволяют объединять несколько условий.