Виолетта Филатова - Компьютер для бухгалтера

В предыдущих главах описывались многочисленные приемы работы в программах Excel и Word. Теперь попытаемся применить свои знания. В данной главе мы рассмотрим примеры использования программы Excel в бухгалтерской практике, а также покажем, как можно совместно использовать изученные программы.

• Журнал операций

• Расчетно-платежная ведомость

• Счета-фактуры

• Оборотно-сальдовая ведомость

• Печать документов

• Совместное использование программ Word и Excel

• Обработка массовых почтовых рассылок

Оформление журнала операций

Наиболее простым примером для начинающих является создание журнала операций. Журнал операций ведет каждый бухгалтер. В нем хранятся в табличном виде сведения о номере, содержании операции, дебете и кредите проводки, а также о ее сумме.

1. Заполните ячейки в соответствии с табл. 11.1.

2. Измените размер ячейки В2, чтобы слова в ячейке были видны полностью. Для этого подведите указатель мыши к заголовку столбцов и, удерживая левую кнопку, измените размер ячейки В2.

3. Выделите ячейки А2:Е2 и отформатируйте их, применив полужирное начертание, размер шрифта 14 пт. Выровняйте ячейки по центру, выделите цветом (используйте кнопки панелей инструментов форматирования).

Таблица 11.1. Шапка журнала операций

4. Выделите ячейки А1:Е1 и щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре на панели инструментов форматирования. Заголовок должен оказаться в центре журнала.

5. Заполните журнал данными. Если хозяйственная операция занимает несколько строк, выберите команду Формат → Ячейки, вкладка Выравнивание и установите флажок в поле Переносить по словам.

6. Цифры можно выровнять по центру ячейки. Щелкните для этого на кнопке По центру на панели инструментов форматирования, выделив предварительно ячейки, начиная с ячейки ЕЗ.

7. Отформатируйте эти ячейки, выбрав денежный формат. Для этого выберите команду Формат → Ячейки, в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Число. Установите формат Денежный в поле Числовые форматы и укажите значение 2 в поле Число десятичных знаков (рис. 11.1).

Рис. 11.1. Форматирование ячеек, содержащих сумму операции

8. Не забудьте сохранить документ, выбрав команду Файл → Сохранить.

Вид готового листа показан на рис. 11.2.

Рис. 11.2. Журнал операций, созданный в программе Excel

Оформление расчетно-платежной ведомости

Для расчета заработной платы удобно создать документ Расчетно-платежная ведомость.

Шапка документа заполняется как обычно. Обратим особое внимание на внесение формул в ячейки:

1. В ячейку с адресом D7 введите формулу, позволяющую рассчитать подоходный налог с учетом льготы по подоходному налогу. (Льгота по подоходному налогу может быть изменена для сотрудников, имеющих иждивенцев.) Напомним, что для этого служит выражение (оклад – 400) х 0,13. Если работник не заработал сумму, превышающую 400 рублей, то результат в ячейке может быть отрицательным. Для того чтобы не выводить отрицательный результат, можно предложить воспользоваться логической функцией ЕСЛИ. Формат этой функции описывался в предыдущей главе.

2. В ячейку с адресом D7 введите формулу =ЕСЛИ((С7-400)*0.13>0;(С7-400)*0.13;"0"). Она означает, что если результат вычисления по формуле (С7-400)*0,13 положительный, этот результат надо выводить, иначе выводить ноль (0).

3. Примените к ячейкам, содержащим суммы, выдаваемые на руки, числовой формат. Для этого выбирается команда Формат → Ячейки, вкладка Число.

4. Формулы копируются в остальные ячейки с помощью маркера в нижнем правом углу ячейки D7. Вид листа с оформленным документом приведен на рис. 11.3. Обратите внимание на строку формул – в ней видна набранная формула.

Рис. 11.3. Расчетно-платежная ведомость с формулами, созданная в программе Excel

Оформление счета-фактуры

В программе Excel удобно оформлять счет-фактуру. Заполните ячейки, как показано на рис. 11.4.

После ввода данных в позиции 5 и 6 рассчитывается результат в позиции Сумма. Формула вводится в графу Сумма (ячейка Н15) в виде выражения =E14*F14, а затем копируется в ячейки, расположенные ниже.

Оформление оборотно-сальдовой ведомости

В программе Excel можно также оформить оборотно-сальдовую ведомость:

1. Заполните ячейки, как показано на рис. 11.5.

2. Для того чтобы код счета можно было отобразить в виде 01, 00 и т. д., примените к столбцу Код формат Текстовый. Для этого выберите команду Формат → Ячейки, вкладка Число.

3. Не забудьте просуммировать столбцы, чтобы автоматически получать сумму по дебету и кредиту счета. Для этого сделайте активной последнюю свободную ячейку столбца и щелкните на кнопке Автосумма на стандартной панели инструментов. Аналогичным образом можно создать документы Счет и Накладная.

Печать документов

Заполните документ, затем выберите команду Файл → Печать. Перед этим можно выбрать команду Файл → Предварительный просмотр, которая позволяет посмотреть, как будет выглядеть документ на бумаге, и при необходимости внести изменения. Режим предварительного просмотра позволит сэкономить бумагу и время.

Прежде чем печатать большую таблицу, можно разбить ее на страницы. Для этого следует выбрать команду Сервис → Параметры, в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Вид и произвести настройку вида страницы. Если установить флажок в поле Авторазбиение на страницы, Excel отметит границы страниц пунктирной линией. Если убрать сетку, то разбиение становится хорошо видно. При необходимости можно поставить и фиксированный конец страницы (команда меню Вставка → Конец страницы).

При необходимости можно установить не только горизонтальные, но и вертикальные отметки границы страниц. Это особенно важно, если таблица широкая: напечатав таблицу по частям, потом можно ее склеить. Маркеры в виде пунктирных линий появятся выше и левее активной ячейки. Они выделяются ярче, чем маркеры автоматического разбиения.

Чтобы убрать лишний маркер, нужно установить курсор ниже или правее него и выбрать команду Вставка → Убрать конец страницы.

Параметры страницы устанавливаются с помощью команды Файл → Параметры страницы. В открывшемся окне можно установить поля, расположение таблицы на листе, масштаб, расположение колонтитулов (вкладка Колонтитулы), а также настроить и ввести верхний и нижний колонтитулы и выбрать их шрифт. Вкладка Лист позволяет указать, печатать или нет линии сетки и заголовки строк и столбцов. В этом окне можно задать также область печати.