Виолетта Филатова - Компьютер для бухгалтера

В верхней части окна справочника имеется панель инструментов. На ней находятся кнопки для работы с окном. Это кнопки Добавить, Добавить копированием, Изменить, Пометить на удаление и т. д.

Рис. 22.1. Справочник Валюты

Щелчок на кнопке Действия открывает меню, содержащее команды Добавить, Скопировать, Изменить и т. д. (рис. 22.2). Они дублируют команды кнопок панели инструментов. Каждой команде соответствует свое сочетание клавиш на клавиатуре («горячие» клавиши). Использование «горячих» клавиш существенно ускоряет работу с программой.

Добавьте новое значение курса валюты в справочник Валюты. Для этого выберите валюту, курс которой собираетесь редактировать, щелкните на кнопке Добавить и в открывшемся окне введите новое значение курса (рис. 22.3). Нажмите ОК.

Обычно ввод данных не вызывает сложностей. Сложно только решить, с какого справочника начать. Обычно в первую очередь заполняются одноуровневые справочники: Валюты, Должности, Подразделения, Склады (места хранения). Данные из них используются при оформлении других справочников. Кроме того, курсы валют и ставки налогов меняются с течением времени, то есть являются периодическими. Значения хранятся на определенную дату. Если значение такого параметра на дату выполнения операции не указано, то используется его предыдущее значение, что может привести к ошибкам в расчетах. Информацию в справочниках можно дополнить в любой момент.

Справочник Должности

Справочник Должности хранит наименования должностей, которые есть в штатном расписании вашего предприятия, и сведения о сотрудниках. Новая запись добавляется с помощью кнопки Добавить. Заполните справочник списком должностей вашего предприятия.

Справочник Подразделения

Назначение справочника Подразделения – хранить сведения о подразделениях организации. Информация из справочника используется при оформлении кадровых приказов и ведения аналитического учета на счетах Общехозяйственные расходы и Общепроизводственные расходы.

Если подразделений много, есть возможность создать группы, например Дирекция, Бухгалтерия и т. п., и в эти группы внести названия подразделений: Расчетный отдел, Отдел по работе с поставщиками и т. д. Более подробно мы поговорим о группах при заполнении справочника Банки.

Справочник Банки

Справочник Банки предназначен для оформления сведений о банках, с которыми сотрудничает предприятие, и о банках поставщиков и покупателей. Это может быть очень большой массив данных, поэтому желательно распределить банки по группам. Например, можно создать группы Банки Москвы, Банки Санкт-Петербурга, или Банки покупателей, Банки поставщиков. Покажем, как создаются группы.

Для создания группы щелкните на кнопке Новая группа на панели инструментов справочника. Откроется окно. Введите название группы. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК. Группы обозначаются папками желтого цвета.

Далее с помощью кнопки Добавить можно ввести наименование банка, корреспондентский счет (Корр. счет), БИК (банковский идентификационный номер), город, в котором находится банк, адрес, телефоны. В поле Группа выберите группу, в которую нужно поместить запись (рис. 22.4).

Рис. 22.4. Ввод сведений о банке

Справочник может быть заполнен сведениями из классификатора банков РФ (Справочник БИК РФ), поставляемого ЦБ РФ. Для этого щелкните на кнопке Добавить из классификатора банков РФ.

Данные из справочника Банки используются при оформлении платежных документов.

Справочник Банковские счета

В справочник Банковские счета вводятся сведения о собственных банковских счетах вашего предприятия. Информация о банковском счете используется в платежных документах и при подготовке справки о банковских счетах.

Щелкните на кнопке Добавить, в открывшемся окне укажите рабочее наименование и номер счета, выберите банк, в котором этот счет открыт (рис. 22.5).

При выполнении прямых расчетов, когда перечисления совершаются непосредственно через банк, выберите банк, который осуществляет эти платежи. При выполнении непрямых расчетов, когда перечисления оформляются в филиал, а филиал уже ведет взаиморасчеты через основное отделение банка, в поле Банк нужно выбрать наименование филиала, в котором у предприятия открыт расчетный счет, а в поле Для непрямых расчетов указать наименование банка, через который ведет платежи филиал. В поле Корреспондент укажите реквизиты и ИНН предприятия для автоматической вставки реквизитов в текст платежного поручения.

Справочник Контрагенты

Справочник Контрагенты предназначен для хранения сведений о поставщиках, покупателях, учредителях вашего предприятия. Кроме того, в этом справочнике можно хранить сведения о получателях перечисленных налогов: пенсионном фонде, счете по перечислению подоходного налога, медицинского страхования. Для удобства хранения столь разнообразных данных создайте в справочнике группы Поставщики, Покупатели, Учредители, Фонды и Бюджетные счета. Для добавления новой записи используйте кнопку Добавить на панели инструментов. В открывшемся окне задайте наименование контрагента, группу, в которой он должен находиться, ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика), КПП (код причины постановки), код по ОКПО (рис. 22.6).

На вкладке Контакты укажите телефоны и фамилии лиц для контакта. На вкладке Счета и договоры введите банковский счет и перечислите договоры с контрагентом. Сохраните запись, нажав ОК.

Справочник Статьи затрат

Иногда оформление справочника Статьи затрат (рис. 22.7) вызывает затруднение из-за того, что начинающим пользователям трудно проанализировать, какие статьи затрат следует включать в справочник. Занесите в этот справочник значения объектов аналитического учета, использующихся для учета затрат на производство, оказание услуг, выполнение работ на счетах 20 «основное производство», 25 «общепроизводственные расходы», 26 «общехозяйственные расходы», 28 «брак в производстве».

Можно включить в справочник следующие статьи:

• материальные расходы;

• затраты на оплату труда;

• амортизация основных средств;

• представительские расходы;

• транспортные расходы;

• налоги и сборы;

• расходы на рекламу.

Значение вида расходов можно выбрать из списка, имеющегося в базе данных. Значение из этого списка должно соответствовать наименованию статьи затрат.

Справочник Типы цен номенклатуры

Справочник Типы цен номенклатуры содержит типы цен, которые можно использовать в конфигурации при учете товаров. Количество типов цен не ограничено. Для каждого товара можно задать несколько типов цен, например: закупочная, оптовая, розничная, мелкооптовая. Для добавления типа цен щелкните на кнопке Добавить на панели инструментов, введите название и сохраните запись.