Александр Днепров - Microsoft Access 2007

Рис. 2.12.Выбор полей для подстановки

Чтобы добавить поле в подстановку, щелкните кнопкой мыши на названии поля в списке Доступные поляи нажмите кнопку

Таким образом, добавятся все необходимые поля. Для удаления ошибочно добавленного поля щелкните кнопкой мыши на его названии в списке Выбранные поляи нажмите кнопку

После того как набор полей сформирован, нажмите кнопку Далее.

6. Выберите режим упорядочения значений в подстановке (рис. 2.13). Например, чтобы упорядочить записи о клиентах по алфавиту, выберите в поле 1значение Имя. По умолчанию записи будут отсортированы по возрастанию значений; если необходимо отсортировать их по убыванию, нажмите кнопку по возрастанию(после чего кнопка станет называться по убыванию). Нажмите кнопку Далее.

Рис. 2.13.Выбор режима сортировки

7. Если необходимо отображать в подстановке столбец первичного ключа, снимите флажок Скрыть ключевой столбец(рис. 2.14). Затем подберите ширину столбцов в подстановке, так чтобы все значения отображались полностью. Нажмите кнопку Далее.

Рис. 2.14.Настройки отображения столбцов в подстановке

8. В некоторых случаях программа Access предлагает выбрать среди столбцов подстановки тот столбец, значения из которого нужно подставлять в ячейку таблицы (рис. 2.15). Если первичный ключ не был скрыт при выполнении предыдущего пункта, то используется значение первичного ключа. Щелкните кнопкой мыши на названии нужного поля и нажмите кнопку Далее.

Рис. 2.15.Выбор отображаемого значения

9. В завершение создания подстановки (рис. 2.16) при необходимости измените название поля, для которого создается подстановка. Затем, если необходимо, чтобы в поле можно было выбрать одновременно несколько значений из списка, установите флажок Разрешить несколько значений.

Рис. 2.16.Завершение создания подстановки

Например, если заказ может содержать несколько наименований товаров (в отличие от нашего примера, где каждый заказ включает только одно наименование), то для поля Товартаблицы Заказыможно разрешить несколько значений (рис. 2.17).

Рис. 2.17.Подстановка для многозначного поля

Работа с многозначными полями имеет ряд особенностей (см. раздел Структура базы данных? Руководство по полям, одновременно допускающим несколько значенийв справочной системе Access). В большинстве случаев вместо многозначных полей лучше использовать вспомогательную таблицу. Например, если потребуется включать в заказ несколько наименований товаров, целесообразно создать вспомогательную таблицу Позиции заказас полями:

• Товар– номер товара из таблицы Товары компании;

• Количество– число товаров данного наименования в заказе;

• Заказ– номер заказа из таблицы Заказы компании.

При этом из таблицы Заказы компанииполя Товари Количествоисключаются, так как они переносятся в дочернюю таблицу Позиции заказа. Таким образом, каждый заказ будет содержать одну или несколько позиций, то есть на запись таблицы Заказы компаниибудут ссылаться одна или нескольких записей таблицы Позиции заказа. Каждая позиция заказа будет соответствовать одному наименованию товара в заказе.

Так или иначе, возможностью установки флажка Разрешить несколько значенийвыбор параметров подстановки завершается.

10. Нажмите кнопку Готово.

11. Перед созданием связи с таблицей или отчетом – источником данных для подстановки – программа выведет панель с предложением сохранить текущую таблицу. Нажмите кнопку Да.

12. Чтобы протестировать созданную подстановку, перейдите в режим таблицы (кнопка Режимна вкладке Главная). Щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца, для которого создавалась подстановка, и нажмите кнопку

в правой части ячейки. На экране появится созданная подстановка, в которой вы можете выбрать значение поля (см. рис. 2.9).

Итак, была рассмотрена процедура создания подстановки, источником значений для которой служит таблица или запрос. Следующий раздел посвящен созданию подстановки с заданными значениями.

Создание подстановки на основе фиксированного списка значений

Если вам нужно создать подстановку, источником данных для которой служит список введенных значений, выполните следующие действия.

1. В режиме конструктора выберите в списке полей то поле, для которого нужно создать список значений. Щелкните кнопкой мыши в ячейке с названием типа данных поля. В правой части ячейки появится кнопка

2. Нажмите кнопку

и в появившемся списке (см. рис. 2.5) выберите значение Мастер подстановок. На экране появится окно Создание подстановки(см. рис. 2.10).

3. Установите переключатель в положение Будет введен фиксированный набор значенийи нажмите кнопку Далее.

4. Введите количество столбцов (рис. 2.18). Затем щелкните кнопкой мыши в первой ячейке первого столбца и введите необходимое значение. Нажмите клавишу Tabдля перехода к следующей ячейке. Введите таким образом весь набор значений для подстановки.

Рис. 2.18.Ввод списка значений

Подберите ширину столбцов в подстановке так, чтобы все значения отображались полностью. Нажмите кнопку Далее.

5. Если в подстановку включено несколько столбцов, выберите тот столбец, значения из которого нужно подставлять в ячейку таблицы (см. рис. 2.15). Щелкните кнопкой мыши на названии этого столбца и нажмите кнопку Далее.

6. В завершение создания подстановки (см. рис. 2.16) при необходимости измените название поля, для которого создается подстановка. Затем установите флажок Разрешить несколько значений, если необходимо, чтобы в поле можно было выбрать одновременно несколько значений из списка (как показано на рис. 2.17).

7. Нажмите кнопку Готово.

Читать дальше