Александр Днепров - Microsoft Access 2007

Процесс создания отчета необходимо начинать с выбора полей, которые должны входить в отчет, а также определения таблиц или запросов, в которых эти поля находятся. Возможно, что при создании отчета вам могут потребоваться данные какой-нибудь одной таблицы, но чаще всего в нем должна содержаться информация из нескольких таблиц. В таком случае сначала должен быть создан запрос, который будет объединять в себе все нужные поля, взятые из разных таблиц.

Наиболее простым способом, позволяющим быстро решить эту задачу, является использование инструмента автоматического генерирования отчетов. Данное средство позволяет сформировать отчет, включающий в себя все необходимые записи используемой таблицы или запроса, что, в свою очередь, дает возможность быстро просматривать необходимые базовые данные. После этого отчет может быть изменен и сохранен в нужном виде.

Автоматически создать отчет можно следующим образом.

1. Необходимо выбрать источник записей, на основе которых требуется создать отчет. Для этого в области переходов щелчком кнопки мыши выделяется нужная таблица или запрос, как показано на рис. 7.1.

Рис. 7.1.Выбор таблицы или запроса для автоматического создания отчета

2. Затем нужно нажать кнопку Отчет, расположенную на вкладке Созданиев группе Отчеты. После этого программа Access автоматически создаст отчет на основе выбранных вами данных и отобразит его в режиме макета.

Режим макета позволяет легко редактировать и видоизменять отчет, регулировать размеры столбцов, добавлять нужные поля, а также менять их местами. Кроме того, в режиме макета можно задавать практически любое размещение полей и записей, но чаще всего данные представляются в виде таблицы или в столбик.

Макет таблицы внешне напоминает обычную таблицу, каждая ячейка которой содержит определенную информацию, причем подписи отображаются в верхней ее части, а данные распределяются по столбцам. На рис. 7.2 изображен табличный макет отчета.

Отчет в виде таблицы удобен в тех случаях, когда он состоит из небольшого количества полей, которые можно отобразить в виде простого списка.

Макет в столбик позволяет создавать отчеты, содержащие слишком большое количество полей, которые не помещаются в ширину отчета. В этом макете подписи размещаются слева от полей, а сами поля располагаются друг за другом в столбик.

Мастер отчетов – это средство, позволяющее легко создавать отчет в соответствии с требованиями пользователя. Созданный с помощью мастера отчет может содержать записи как из нескольких связанных между собой таблиц, так и из созданных ранее запросов. Кроме того, все данные можно сгруппировать и отсортировать.

С помощью мастера отчет создается в несколько этапов.

Сначала необходимо запустить мастер отчетов, а затем следовать его указаниям.

1. На вкладке Созданиев группе Отчетынужно нажать кнопку Мастер отчетов. Затем появится окно Создание отчетов.

2. В раскрывающемся списке источника записей необходимо выбрать необходимую таблицу или запрос. В данном случае выберите таблицу Товары(рис. 7.3).

Рис. 7.3.Окно Создание отчетов

3. Каждому выбранному запросу или таблице соответствует список доступных полей, из которого требуется выбрать те поля, которые должны быть отображены в отчете. Чтобы нужное поле вошло в отчет, его нужно выделить, а затем нажать кнопку

• Если в отчете должны присутствовать все доступные поля, удобней использовать кнопку

• Когда отчет должен содержать поля из нескольких таблиц или запросов, в списке Таблицы и запросынеобходимо выделить нужную таблицу или запрос и продолжить выбор полей.

4. Выберите все поля, содержащиеся в таблице Товары, и нажмите кнопку Далее.

6. Для каждого выбранного поля можно задать нужный интервал группировки. Для этого необходимо нажать кнопку Группировка, а затем в появившемся окне выбрать интервалы группировки, как показано на рис. 7.4.

Рис. 7.4.Задание интервалов группировки для выбранного поля

7. Следующая страница мастера отчетов позволяет выполнить сортировку данных определенным образом. Для этого необходимо выбрать поле и указать требуемый вид сортировки. Сортировка записей может быть осуществлена как по возрастанию, так и по убыванию и включать до четырех полей. В качестве примера выберите поле Ценаи установите порядок сортировки по убыванию, как показано на рис 7.5.

8. Если в отчете присутствуют числовые поля, над которыми необходимо произвести какие-либо вычисления, то пользователь может воспользоваться возможностью подведения итогов. Для этого нужно нажать кнопку Итогив окне выбора порядка сортировки.

9. В появившемся окне Итогибудут представлены поля, для которых можно подвести итоги. Напротив соответствующих полей нужно установить флажки для тех функций, которые будут использоваться для вычислений в этих полях. Мастер отчетов предоставляет возможность вычисления суммы, определения среднего, максимального и минимального значений. Кроме того, при вычислении сумм возможно определение процентов от суммарного значения. В данном случае для подведения итогов доступно только одно поле Цена. Найдите для него итоговое значение суммы, для этого отметьте функцию Sum, как показано на рис. 7.6.