Александр Днепров - Microsoft Access 2007

При экспорте отчета из Access 2007 в файл другой базы данных программа создает копию выбранного отчета в заданной конечной базе данных. Данный процесс также выполняется с помощью мастера экспорта.

1. Экспорт необходимо начинать с открытия исходной базы данных. В качестве примера мы будем использовать нашу базу Отдел продаж.

2. Выберите требуемый отчет, например Товары.

3. Затем в группе Экспортна вкладке Внешние данныенеобходимо найти кнопку Дополнительнои нажать ее. В результате откроется список, в котором необходимо выбрать команду База данных Access.

4. В отобразившемся окне мастера экспорта в поле Имя файлазадайте имя целевой базы данных; в данном случае введите База Товаров. Укажите путь к ней и нажмите кнопку ОК.

5. Далее в окне мастера экспорта необходимо ввести имя для экспортируемого отчета. Если в целевой базе данных уже существует объект с таким же именем, то его следует изменить, в противном случае существующий отчет будет заменен новым. В качестве примера введите имя Товары Отдела Продаж, как показано на рис. 7.9.

6. Нажмите кнопку OКи экспортируйте отчет. По окончании операции мастер предложит сохранить параметры процесса экспорта, данная операция выполняется аналогично сохранению параметров при экспорте в файл формата RTF.

Экспорт отчета в текстовый файл формата TXT заключается в выполнении трех основных этапов: открытия исходной базы данных, содержащей отчет; вызова мастера экспорта и сохранения созданного файла с необходимыми параметрами.

1. Откройте базу данных и выберите нужный отчет, дважды щелкнув на нем кнопкой мыши. Для экспорта будет использоваться база Отдел продаж. Выберите отчет Товары.

2. Для вызова мастера экспорта после выбора нужного отчета необходимо на вкладке Внешние данныев группе Экспортвыбрать команду Экспорт в текстовый файл.

3. В появившемся окне мастера экспорта следует задать имя, под которым будет сохранен создаваемый текстовый файл, и адрес, то есть место сохранения этого файла. Если текстовый файл с заданным именем уже существует, мастер предложит изменить имя либо заменить существующий под этим именем файл новым.

4. Чтобы просмотреть созданный файл сразу же после завершения процесса преобразования, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта, а затем нажмите кнопку OК.

5. Откроется окно Кодировка для файла(рис. 7.10), в котором необходимо выбрать кодировку сохраняемого файла. Вы можете оставить кодировку по умолчанию либо выбрать другую. Однако сейчас необходимо оставить без изменения значение Windows (по умолчанию), после чего нажать кнопку OК.

Рис. 7.10.Выбор варианта кодировки

По окончании преобразования в указанном пользователем месте будет создан текстовый файл, содержащий экспортируемый отчет. При экспорте отчета в текстовый файл на последней странице мастера будут отображаться сведения о состоянии процесса.

Как и при экспорте в другие форматы, возможно сохранение основных параметров экспорта для быстрого повторения операции и создание задачи Outlook.

Экспортировать данные отчета в файл формата XML можно следующим образом.

1. Запустите мастер экспорта, для чего на вкладке Внешние данныев группе Экспортнажмите кнопку Дополнительно, а затем в раскрывающемся списке вариантов преобразования выберите пункт XML-файл. На экране появится окно выбора места сохранения целевого файла.

2. В появившемся окне мастера экспорта укажите имя сохраняемого файла и место его сохранения, после чего нажмите кнопку OК.

3. В окне Экспорт XML(рис. 7.11) потребуется задать сведения для экспорта отчета в файл формата XML. При этом оставьте без изменения состояние по умолчанию – установленный флажок дан ные (XML).

4. Задав установки, нажмите кнопку ОК.

Одним из возможных вариантов экспорта отчета Access 2007 является экспорт в файл формата HTML. Процесс преобразования заключается в выборе необходимого отчета, вызове мастера экспорта и определении необходимого формата для экспорта.

1. В данном случае на вкладке Внешние данныев группе Экспортнеобходимо нажать кнопку Дополнительнои выбрать экспорт в Документ HTML.

2. В появившемся окне мастера экспорта задайте имя сохраняемого документа (в данном случае Товары.HTML) и укажите место сохранения файла. Нажмите кнопку OК.

3. Откроется окно Параметры вывода в формате HTML(рис. 7.12). Здесь необходимо выбрать шаблон HTML и кодировку для сохранения файла, отметив нужный вариант установкой переключателя в соответствующую позицию. Оставьте без изменения выбранный по умолчанию вариант по умолчанию, после чего нажмите кнопку OК.

Рис. 7.12.Окно Параметры вывода в формате HTML

Данные будут экспортированы в документ HTML. Конечный результат можно просмотреть в окне любого браузера.

Уже созданный и отредактированный отчет можно экспортировать в формат снимка, в таком случае конечный файл будет являться файлом формата SNP. Снимок отчета представляет собой файл, в котором содержатся копии всех страниц отчета, выполненных с высокой точностью воспроизведения. Отчет на таком снимке будет иметь такой же тип форматирования, как и в Access 2007, и сохранит все визуальные элементы и графические объекты исходного отчета.

Средством просмотра таких снимков является Microsoft Snapshot Viewer, с помощью которого можно не только просматривать снимки, но и осуществлять их печать или отправлять снимки по почте. Данное приложение обладает довольно широкими возможностями, например, используя его, можно выполнить рассылку по электронной почте и публикацию отчетов. Кроме того, средство Snapshot Viewer позволяет быстро просматривать отчет и отправлять его на печать не полностью, а только отдельными страницами.