Александр Днепров - Microsoft Access 2007

Рис. 7.14.В этом окне следует выбрать поля, добавляемые в отчет

Добавление выбранного поля в отчет осуществляется путем его перетаскивания из списка полей в отчет. При этом та часть отчета, в которую будет помещено поле, если отпустить кнопку мыши, будет выделена. Если вы хотите добавить в отчет несколько полей, следует нажать и удерживать нажатой клавишу Ctrl, затем щелкнуть кнопкой мыши на тех полях таблицы, которые необходимо добавить в отчет. После этого отпустите клавишу Ctrlи с помощью мыши перетащите выделенные поля в отчет.

• Для удаления поля или столбца из отчета необходимо выделить удаляемое поле, его подпись или заголовок столбца, который требуется удалить. Отображенные вокруг элемента границы будут означать, что он выбран. Затем необходимо нажать клавишу Delete, и выбранный элемент будет удален.

• Чтобы изменить форматирование полей, необходимо выделить поля для форматирования, а затем на вкладке Форматв группе Шрифтвыбрать нужный формат.

Для изменения параметров страницы отчета предназначены команды группы Разметка страниц, расположенной на вкладке Параметры страницы. С их помощью можно внести в отчет требуемые изменения.

1. Чтобы задать размер бумаги для текущего раздела, необходимо нажать кнопку Размери выбрать в раскрывающемся списке нужный пункт. По умолчанию будет установлен формат А4.

2. С помощью кнопок Книжнаяили Альбомнаяследует установить нужную ориентацию страниц. В данном случае отчет содержит небольшое количество полей, поэтому целесообразней установить книжную ориентацию страниц.

3. Кнопка Поляиспользуется для выбора полей отчета. Поля можно устанавливать как для всего документа, так и для отдельных его разделов. Чтобы задать размеры полей, необходимо нажать кнопку Поляи выбрать подходящий вариант, щелкнув на нем кнопкой мыши.

4. Если необходимо изменить сразу несколько параметров, удобней воспользоваться кнопкой Параметры страницы. Ее нажатие вызывает окно Параметры страницы, содержащее вкладки Параметры печати, Страница и Столбцы(рис. 7.15). Таким образом, кнопка Параметры страницыпозволяет установить все доступные параметры в одном окне.

Внешний вид отчета определяется взаимным расположением в нем элементов управления, которое, в свою очередь, зависит от того, какой вид макета элементов управления выбран для данного отчета. В режиме макета доступны два основных вида макета элементов управления: табличный макет и макет в столбик.

Табличный макет характеризуется выровненным по столбцам и строкам положением элементов управления и обязательным расположением подписей в верней части таблицы над элементами управления. В отличие от табличного макета, на макете в столбик подписи находятся слева от элементов управления, а элементы управления выравниваются вертикально и располагаются друг под другом в столбик.

Кроме того, в отчете возможно использование различных макетов элементов управления. Создать новый макет элементов управления можно, выполняя несколько действий.

1. Необходимо выбрать элемент управления, который требуется внести в макет. Если добавить нужно сразу несколько элементов, то их выбор сопровождается удерживанием нажатой клавиши Shift. В качестве примера будет использован уже созданный отчет Товары. Выделите в нем элементы Наименованиеи Описание.

2. Затем нужно перейти на вкладку Упорядочитьв группу Макет элемента управленияи выбрать один из вариантов: Табличныйили В столбик. После этого Access 2007 создаст макет элементов управления заданного типа со всеми выбранными элементами. В данном примере будет выбран вариант В столбик, и в результате отчет примет вид, показанный на рис. 7.16.

Чтобы разбить макет элементов управления на два макета, необходимо сделать следующее.

1. Нужно выделить предназначенные для перемещения в другой макет элементы. Выделение сразу нескольких элементов осуществляется путем удерживания нажатой клавиши Shiftна клавиатуре и щелчков кнопкой мыши на нужных элементах управления.

2. Затем следует выбрать тип нового макета, для этого можно воспользоваться кнопками Табличныйили В столбик, расположенными на вкладке Упорядочитьв группе Макет элемента управления, или щелчком правой кнопки мыши на выбранных элементах вызвать контекстное меню, в котором выбрать команду Макет, а затем тип создаваемого макета.

3. Для изменения расположения элементов управления в макете достаточно просто перетащить необходимый элемент управления в требуемое место. Горизонтальная или вертикальная полосы показывают ту область макета, в которой перетаскиваемый элемент будет располагаться после того, как кнопка мыши будет отпущена.

Чтобы обеспечить большую наглядность, в макет можно добавить линии сетки, разделяющей элементы управления. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Щелчком кнопки мыши выделить любое поле отчета. Это поле будет обозначено границей вокруг него.

2. Затем на вкладке Форматв группе Сеткаследует нажать кнопку Сеткаи выбрать нужное расположение линий сетки.

Линии сетки можно добавить и другим образом. Так, щелчком правой кнопкой мыши на любом элементе отчета нужно вызвать контекстное меню, в котором следует выбрать команду Макет, затем Сеткаи указать необходимый тип линий сетки.

Также в режиме макета пользователь может добавить в отчет рисунок для использования его в качестве эмблемы. Процесс добавления или изменения эмблемы отчета выполняется следующим образом.

1. На вкладке Форматв группе Элементы управлениянеобходимо выбрать команду Эмблема.На экране появится окно выбора рисунка (рис. 7.17).

2. В окне Выбор рисункаследует выбрать нужный файл эмблемы. Добавление файла осуществляется двойным щелчком кнопки на нем либо его выделением с последующим нажатием кнопки OК.

После выполнения этих действий выбранная эмблема будет добавлена в левый верхний угол отчета.

Добавить или изменить заголовок отчета можно, используя команду Заголовок, расположенную на вкладке Форматв группе Элементы управления. В качестве заголовка указывается имя отчета. При изменении названия отчета текст надписи выделяется автоматически, поэтому для его замены достаточно сразу ввести новый заголовок отчета и нажать клавишу Enter.