Роман Кравцов - Домашний компьютер

1. Выделите ячейки В4:Н12.

2. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на ячейке F14. Эта ячейка будет присоединена к выделению.

3. Выберите команду Формат > Стиль, в списке Имя стиля выберите пункт Денежный и щелкните на кнопке ОК. Таблица станет такой, как показано на рисунке 3.137.

Рис. 3.137

Формат чисел

Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 – это просто единица и ноль. С точки зрения Excel эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначают ли они количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмент заголовка «10 ведущих фирм». Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы данных:

• Общий (General) – текст и числовые значения произвольного типа;

• Числовой (Number) – наиболее общий способ представления чисел;

• Денежный (Currency) – денежные величины;

• Финансовый (Accounting) – денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частей;

• Дата (Date) – дата или дата и время;

• Время (Time) – время или дата и время;

• Процентный (Percentage) – значение ячейки, умноженное на 100 с символом «%» в конце;

• Дробный (Fraction) – рациональные дроби с числителем и знаменателем;

• Экспоненциальный (Scientific) – десятичные дробные числа;

• Текстовый (Text) – текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются строки, вне зависимости от их содержимого;

• Дополнительный (Special) – форматы для работы с базами данных и списками адресов;

• Заказной (Custom) – формат, настраиваемый пользователем.

Наиболее распространенные варианты формата данных можно назначать с помощью панели инструментов Форматирование:

1. Щелкните на ячейке С4, а затем на кнопке Процентный формат (Percent Style). Величина клетки С4 будет умножена на 100, и к ней добавится знак «%».

2. Нажмите клавишу вниз и щелкните на кнопке Денежный формат (Currency).

3. Щелкните на ячейке С6, а затем на кнопке Формат с разделителями (Comma Style). Эта кнопка заставляет числа выравниваться в столбце по разделителю целой и дробной частей.

4. Выделите ячейку С7 и щелкните на кнопке Увеличить разрядность (Increase Decimal). Эта кнопка не изменяет основной формат, но добавляет один знак в дробной части числа.

5. Нажмите клавишу Enter и щелкните на кнопке Уменьшить разрядность (Decrease Decimal). Эта операция убирает один знак дробной части и округляет число. Теперь ячейки с С4 по С9 выглядят совершенно по-разному, хотя исходно в них были введены совершенно одинаковые числа.

Другие форматы назначаются с помощью следующих деиствий.

6. Щелкните на ячейке СЮ и выберите команду Формат > Ячейки.

7. В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Число (Number) (рис. 3.138).

8. В списке Числовые форматы (Category) щелкните на пункте Дата (Date).

9. В появившемся списке Тип (Туре) щелкните на строке 14 мар 01 (14-Маг-01). Затем щелкните на кнопке ОК.

Редко удается сразу построить таблицу с нужной структурой. В процессе разработки листа часто приходится добавлять и переставлять столбцы и строки. Давайте поучимся этим операциям.

1. Выделите ячейки ЕЗ и F3 и выберите команду Вставка > Столбцы (Insert > Columns). Слева от столбца с заголовком Апрель появятся два пустых столбца (рис. 3.139). Их количество соответствует числу ячеек выделенного блока по горизонтали.

2. Выделите диапазон ВЗ:С12 и нажмите клавиши Ctrl+C, чтобы скопировать содержимое выделенных ячеек.

3. Щелкните на клетке ЕЗ правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste). Эта операция вставит данные не только в ячейку ЕЗ, но и в другие ячейки новых столбцов. В правом нижнем углу вставленного фрагмента появился значок вставки. Поместив на него указатель мыши, вы увидите раскрывающийся список, позволяющий выбрать один из параметров вставки:

• Сохранить форматы оригинала (Keep Source Formatting);

• Использовать форматы конечных ячеек (Match Destination Formatting),

• Значения и форматы чисел (Values and Number Formatting),

• Сохранить ширину столбцов оригинала (Keep Source Column Width),

• Только форматы (Formatting Only),

4. Щелкните на ячейке Н14, в которую переместилась ячейка с формулой среднего значения таблицы. В строке формул вы увидите текст =СРЗНА4 (B4:J12) (=AVERAGE (В4:312)). То есть область вычисления среднего значения автоматически расширилась на два вставленных столбца. Таким образом, формулы, работающие с массивами данных, автоматически адаптируются при увеличении размера массива.

Дополнительные строки добавляются точно так же, как столбцы. Вставляя строки или столбцы в таблицу с данными, будьте внимательны. Удалить лишние ячейки гораздо труднее, чем вставить. Выделение ячеек с последующим нажатием клавиши Delete, конечно, очищает ячейки, но размеры таблицы при этом не изменяются.

Размеры ячеек и их замораживание

Чтобы таблица лучше вписывалась в экран компьютера или на страницу принтера, можно подрегулировать ширину и высоту ячеек.

1. Поместите указатель на границу между заголовками столбцов А и В, чтобы его значок принял форму двунаправленной стрелки.

2. Нажмите кнопку мыши и перетащите границу столбцов влево, уменьшив этим ширину первого столбца.

3. Выделите строки 13 и 14.

4. Выберите команду Формат > Строка > Высота (Format > Row > Height).

5. В открывшемся окне диалога введите число 15 и щелкните на кнопке ОК. Выделенные строки станут выше.

6. Чтобы максимально сузить таблицу, протащите мышь по кнопкам строк с 1 по 14, выделив этим все ячейки данных.

7. Выберите команду Формат > Столбец > Автоподбор ширины (Format > Column > AutoFit Selection). Эта операция максимально сузит столбцы, но лишь до такого размера, чтобы все данные свободно помещались в ячейках таблицы.

Иногда при редактировании таблицы приходится копировать или переносить данные между ячейками, далеко отстоящими друг от друга. В этом случае можно закрепить часть строк и столбцов на экране. Работая с большими таблицами, бывает удобно закрепить строку и столбец заголовков, чтобы не запутаться в ячейках. Для закрепления заголовков выполните следующие шаги.

8. Щелкните на ячейке В4. Затем выберите команду Окно > Закрепить области (Window > Freeze Panes). Ячейки, расположенные выше или левее выделенной, окажутся закрепленными и отгороженными от остальной таблицы тонкими черными линиями.