Павел Дубнов - Access 2002: Самоучитель

Рис. 11.66

Теперь понадобится третья переменная, значения которой можно подсчитывать, причем они должны соответствовать значениям первых двух полей. Главное, чтобы это третье указанное поле не имело пропусков, то есть нулевых значений. Следовательно, лучше всего подойдет поле Номер.В качестве функции для подсчета числа значений выберите Число(одна из функций групповой обработки данных). Иначе говоря, в конце концов будет определено количество значений поля Номердля каждой ячейки, которая находится на пересечении столбца (ЧС определенного вида) и строки (того или иного региона Российской Федерации) – рис. 11.66. Теперь, когда вы подготовили все необходимое для создания запроса, щелкните по кнопке Далее.

В результате на экране появится окно (см. рис. 11.67), где в формируемый запрос нужно внести последние уточнения. Во-первых, его надо назвать. В принципе это ваше дело, но мы бы посоветовали принять имя, которое по умолчанию предлагает Access 2002: File1-Перекрестный.Затем надо определить, чего вы хотите: выполнить запрос или изменить его оформление. Выберите соответствующую позицию переключателя. Если вы собираетесь выполнить запрос и дизайн вас не интересует, откажитесь от следующего предложения мастера: вывести инструкцию по работе с запросом. Теперь остается только щелкнуть по кнопке Далее,и запрос будет запущен на выполнение. А вот дальше в нашем размеренном сюжете возникает неожиданная интрига – сообщение В перекрестном запросе слишком много заголовков столбцов – 507.Это означает, что последующее выполнение запроса невозможно (см. рис. 11.68). Озабоченность Access вполне понятна.

Рис. 11.68

Фактически вы объявили заголовками столбцов или полей все наименования ЧС в таблице, кроме их дубликатов, которые система не пропустит (вместе с повторяющимися именами таких заголовков было бы не 507, а значительно больше). Действительно, многовато. Объяснение здесь простое: при формировании перекрестного запроса вы не вводили каких-либо критериев отбора. Впрочем, при использовании мастера перекрестных запросов этого сделать все равно нельзя. Если вы хотите задать такие условия, то нужно сформировать обычный запрос.

Ввод условий отбора записей в конструкторе запросов

В окне базы данных на вкладке Запросоткройте ваш перекрестный запрос в режиме конструктора (см. рис. 11.69). Теперь надо задать критерии отбора записей. Будем считать, что нас по-прежнему интересует количество ЧС по регионам, но только если эти ЧС связаны с пожарами.

Поэтому введите в запрос условие *пожар*, как показано на рис. 11.70. Если вы отдадите команду на выполнение запроса, то в результате получите таблицу, фрагмент которой приведен на рис. 11.71.

Рис. 11.71

Предположим, необходимо видоизменить запрос. Нужна справка о числе ЧС по регионам, но теперь нас интересуют аварии, связанные не только с пожарами, но и со взрывами. Кроме условия *пожар* введите еще один критерий отбора – *взрыв*, используя схему «ИЛИ». Иными словами, вы запрашиваете число аварий по регионам, в которых произошли либо пожары, либо взрывы. Если бы вы применили схему «И», система Access 2002 стала бы отбирать сведения из регионов, где произошли и пожары, и… (а это уже совсем другой разговор). Запрос будет выглядеть так, как показано на рис. 11.72.

Результат этого дополненного запроса вы видите на рис. 11.73, где показан тот же фрагмент таблицы, что и в предыдущем случае. Во-первых, число аварий по регионам возросло (Иркутская, Кемеровская области). Во-вторых, увеличился список регионов, например добавилась Мурманская область, которой раньше не было в этом перечне.

Итак, в настоящем разделе мы подробно рассмотрели структуру перекрестного запроса и уяснили для себя существенное правило: чтобы обработать группу записей и получить справку по множеству объектов, надо сначала четко определить само множество. В данном конкретном примере нам необходимо суммарное число ЧС определенного вида по разным российским регионам. Значит, в первую очередь надо получить такие сведения по каждому из этих регионов. В ряде случаев для решения указанной задачи придется создать запрос на выборку.

Подобная постановка вопроса может показаться несколько странной, однако она имеет определенные основания. Предположим, разработчик сначала создал базу данных в программной среде Access 2002, а затем установил эту БД на другой локальный компьютер, где не инсталлированы ни Access 2002, ни даже пакет Microsoft Office. Возникает естественный вопрос: может ли пользователь работать на таком компьютере с созданной базой данных? Оказывается, да, и в настоящем разделе мы расскажем, как этого добиться.

В главе 9 уже говорилось, что в большинстве СУБД использование языка SQL фактически является правилом. Наличие общепринятого языка позволяет стандартизировать работу приложений с источниками данных – различными СУБД. В Windows такую возможность обеспечивает Open Data Base Connectivity (ODBC) – стандартный набор функций, помогающих обрабатывать информацию на серверах баз данных SQL. Именно ODBC обеспечивает различным программам доступ к одному и тому же источнику сведений.

Принцип действия ODBC состоит в следующем. Чтобы то или иное приложение могло воспользоваться информацией из базы данных какой-либо СУБД, необходимо установить драйвер ODBC для баз данных конкретной СУБД. Для каждой СУБД должен быть установлен свой драйвер. Папка, где хранится этот драйвер, обычно так и называется – ODBC – и устанавливается вместе с загрузкой Windows. Драйвер ODBC – это динамически связываемая библиотека со стандартным интерфейсом, которая обеспечивает доступ к базам данных в определенном формате. Из любого приложения пользователь может легко связаться с любым из установленных драйверов ODBC и получить доступ к информации в базе данных, даже если СУБД, где была создана эта база, не инсталлирована на пользовательском компьютере.

В составе пакета Microsoft Office, начиная с самой первой версии, есть программа MS Query, обеспечивающая доступ к любым данным, для которых установлены драйверы ODBC. Отметим, что MS Query имеет собственный интерфейс и может функционировать отдельно от Microsoft Office. Мы воспользуемся программой MS Query, взятой из ранних, русифицированных редакций Microsoft Office, поэтому в настоящем разделе диалоговые окна будут выводиться на русском языке.

Рассмотрим работу с MS Query на конкретных примерах.

Сначала откройте папку MS Query, а в ней запустите программу (см. рис. 11.74). На экране появится основное диалоговое окно программы MS Query, показанное на рис. 11.75.