Валентин Арьков - Бизнес-аналитика. Сводные таблицы. Часть 1

Рис. 7.8. Неправильное построение иерархии

Задание. Создайте иерархию «Магазин — Город» в сводной таблице. Сверните и разверните уровни детализации. Поменяйте местами поля в списке Columns. Сверните и разверните уровни детализации.

Если бездумно собрать несколько полей в одной иерархии, получится полная бессмыслица. Чтобы это почувствовать на себе, проведём простой эксперимент.

Задание. Создайте иерархию «Магазин — Товар — Город— Категория товара» в сводной таблице. Сверните и разверните уровни детализации.

Кроме детализации уровней иерархии, есть ещё один способ получить более подробные сведения по сводной таблице. Это вывод на экран источника данных.

Об этой возможности нам уже ненавязчиво сообщала всплывающая подсказка при создании сводной таблицы (рис. 6.1). Конечно, кто же будет читать сообщения на экране? Надо быстрее сдать и забыть! Поэтому большинство студентов быстро нажимает кнопки с надписями ОКи NEXT. Предлагаем всё-таки вначале прочитать сообщение.

Создадим новую, очень простую сводную таблицу (рис. 7.9).

Рис. 7.9. Простая сводная таблица

Дважды щёлкнем по любому числовому показателю. В нашем примере это общее количество товаров в килограммах по магазину «Алёнушка». Появляется новый лист, на который выводится та часть таблицы транзакций, по которой был рассчитан этот показатель (рис. 7.10).

Это не наша исходная таблица транзакций, а только копия выбранной части таблицы. Здесь в колонке «Название магазина» есть только название одного-единственного магазина.

Перемещение в пределах иерархии обычно называют Drill Down и Drill Up. Можно встретить такое объяснение: Drill Down — это опуститься по готовой иерархии сводных показателей, а Drill Through — это опуститься до уровня исходных данных, по которым были вычислены итоговые показатели. В русском варианте последнее часто называют «провалиться в исходные данные».

Рис. 7.10. Исходные данные для показателя

Пролистаем таблицу до последней строки:

Ctrl + Down.

Видим, что здесь все данные по одному магазину. Число строк всего 1254 (рис. 7.11). Напомним, что в таблице транзакций мы сгенерировали 10000 строк. Так что перед нами выборка по заданному признаку.

Между прочим, при листании таблицы заголовок остаётся на экране. Мы дошли до конца таблицы, но видим, в какой колонке что находится. Это ещё один плюс работать с объектом типа «таблица».

Поскольку это всего лишь копия исходных данных, этот лист после просмотра можно удалить — безо всяких последствий для наших сводных таблиц.

Рис. 7.11. Число записей

Задание. «Провалитесь» в исходные данные для любой ячейки сводной таблицы и убедитесь, что это небольшая выборка по заданному признаку.

Мы немного познакомились с иерархией. Названия здесь очень своеобразные и вот почему. Программные продукты, в том числе и в области бизнес-аналитики, быстро развиваются. Терминология быстро меняется — по мере появления новых технологий. К тому же разные команды разработчиков и даже разные команды внутри одной компании могут использовать разные слова, чтобы называть одно и то же действие или объект.

Так что же такое «детализация»? И где проходит граница между перемещением в пределах иерархии показателей и рассмотрением «сырых» необработанных данных? Проблема понимания усугубляется трудностями перевода, особенно если это машинный перевод многоязычного сайта.

Пример объяснений по поводу «детализации» можно найти на сайте одной очень известной компании (рис. 7.12). Нужно иметь в виду, что сайт фирмы-разработчика — это не учебник, и не методичка. Здесь в лучшем случае объясняют, как пользоваться конкретным программным продуктом. Иногда эти «инструкции» сопровождают комментариями, иногда нет.

Рис. 7.12. Проблема машинного перевода

Задание. Попробуйте перевести английскую фразу на рис. 7.12. на русский язык и объяснить смысл высказывания своими словами. При необходимости найдите исходные страницы сайта компании в интернете — с помощью любой поисковой машины.

При построении сводных таблиц можно использовать рекомендации программы под названием шаблоны, или макеты, или рекомендуемые сводные таблицы.

Переходим на страницу, где находится наша таблица транзакций. Щёлкаем по какой-нибудь ячейке таблицы. Выбираем в верхнем меню следующий пункт (рис. 8.1):

Insert — Tables — Recommended Pivot Tables

Вставка — Таблицы — Рекомендуемые сводные таблицы.

Всплывающая подсказка поясняет, что нас ожидает.

Рис. 8.1. Вставка рекомендуемой сводной таблицы

Задание. Выберите таблицу транзакций и прочитайте всплывающую подсказку.

На экран выводится диалоговое окно

Recommended Pivot Tables

Рекомендуемые сводные таблицы.

В левой части окна есть список готовых рекомендаций. Выбираем какой-нибудь вариант сводной таблицы. В правой части диалогового окна выводится внешний вид будущей сводной таблицы в соответствии с выбранным шаблоном. Нас предупреждают, что это только предварительный просмотр и что таблица заполнена по небольшой выборке исходных данных.

Рассмотрим предложенный шаблон.

Иерархия «Категория — Товар» расположена по строкам. Она построена правильно.

По столбцам расположены три итоговых показателя в виде сумм значений. Чтобы рассмотреть весь шаблон, потребуется немного растянуть окно в ширину. Программа решила найти сумму числовых значений. Очень часто это всё, что требуется сделать.

Первые колонки имеют смысл — общую стоимость и количество товаров действительно можно складывать. Получим итоговую стоимость и общее количество каждого товара.

А вот третья колонка — сумма цен товаров. Это действие не имеет никакого смысла. Этот столбец можно удалить после создания сводной таблицы. Либо можно выбрать другой способ агрегирования данных. Например, средняя цена товаров в каждой категории может кого-нибудь заинтересовать. Конечно, всё зависит от решаемой задачи.

Рис. 8.2. Выбор шаблона сводной таблицы

Задание. Вызовите меню шаблонов сводных таблиц и рассмотрите каждый шаблон. Определите, какие шаблоны потребуют исправления.

Итак, мы выбрали и рассмотрели шаблон. Чтобы построить такую таблицу, нажимаем ОК.

Сводная таблица строится на новом листе. Рассмотрим полученный результат (рис. 8.3). Всё соответствует шаблону. Цифры отличаются, потому что сводная таблица построена по всему набору данных, а предварительный просмотр основан на небольшом фрагменте массива данных (выборке).

Рис. 8.3. Рекомендованная таблица