Аркадий Воловник - Знакомьтесь, информационные технологии

Автоматизация магазинов и ресторанов имеет несколько составляющих, тесно связанных между собой. Вот только некоторые из них:

• установка компьютерных кассовых терминалов;

• установка специальных автоматизированных устройств упаковки и взвешивания товара;

• организация автоматизированной бухгалтерской системы;

• организация автоматизированной системы учета товарных запасов;

• организация автоматизированной системы учета товародвижения;

• создание локальной магазинной кассовой сети, связывающей в единый комплекс кассовые терминалы, специализированные устройства и автоматизированные рабочие места работников магазина;

• организация работы с платежными системами;

• организация работы с локальными системами поощрения покупателей.

Кассовые терминалы не только позволяют значительно быстрее готовить и печатать чеки, но также автоматизировать процесс формирования стоимости покупки. Для этого терминал оснащается лазерными сканерами штрих-кода, весами, данные с которых вводятся сразу в кассу, и другими устройствами. Сам кассовый терминал представляет собой компьютер с расширенной клавиатурой, к которому в качестве внешних устройств подключены указанные элементы. Терминал оснащается также сетевым адаптером, что позволяет включать его в сеть. Современная касса дороже компьютера. Сегодня в России найдено решение, позволяющее создавать недорогие терминалы. Для этого к компьютеру, включенному в сеть, подключается обыкновенная касса, которая выполняет функции чекового принтера и фискальной памяти. Вся работа по подготовке чека ведется в компьютере, а печать проводится на кассе.

Упаковочное устройство – весы и упаковочная машина, оснащенная принтером этикеток. На этикетке указываются код товара и его вес. Центральной частью такого устройства является микрокомпьютер, управляющий всеми процессами. Микрокомпьютер, встроенный в устройство, позволяет подключить его к кассовому терминалу или к магазинной сети.

Бухгалтерская система, так же как и система учета товародвижения, выполнена на обычных компьютерах, включенных в магазинную сеть. Эти системы позволяют вводить необходимые данные для всего комплекса автоматизации, а также получать необходимые документы и выполнять работы по анализу финансовой и бухгалтерской деятельности предприятия. На рис. 3.1 показана взаимосвязь различных элементов магазинной кассовой сети.

Рис. 3.1. Структурная схема магазинной кассовой сети

Товары тоже движутся

Продаваемый товар проходит в магазине достаточно длинный путь: сначала на склад, затем в секцию, потом в торговый зал и наконец – покупателю. Для работы с товаром создается система учета товародвижения, которая позволяет не только отслеживать движение товара, но и минимизировать товарные запасы, обеспечивая покупателя всем необходимым.

Кассовые терминалы практически всегда имеют, кроме того, ридеры для чтения банковских карточек, что позволяет проводить торговлю с безналичной оплатой. Этот вид торговли является обязательным для всех современных магазинов.

Задача привлечения покупателей – одна из приоритетных для магазина. В качестве действенного средства в магазинах используются различные формы дисконтирования цены покупок, вводятся поощрительные бонусы и т. д. Для организации таких систем применяются различные виды магазинных карточек, на которых записываются данные о покупках, набранные баллы и другая необходимая информация. Кассовые терминалы могут считывать и эти карточки. Одновременно программное обеспечение магазинной сети позволяет определять уровень скидок и начисляет новые баллы [70] .

На складе работает много людей: грузчики, кладовщики и т. д. Иными словами, здесь требуются значительные трудозатраты. Это относится как к относительно малым магазинным складам, так и к большим складским комплексам, обслуживающим группу магазинов. Кроме того, наличие излишка товаров или отсутствие необходимого товара также ведет к необоснованным расходам. Поэтому автоматизация складов имеет существенное значение для повышения эффективности работы торгового предприятия. В настоящее время наиболее активно развиваются складские системы, основанные на штрих-кодовом маркировании хранящихся товаров и мест хранения этих товаров. Такая система маркировки позволяет с помощью ридеров штрих-кода быстро проводить инвентаризацию, использовать автоматических роботов для укладки и изъятия товара, готовить товар для работы системы учета товародвижения. Для нормальной работы такой системы должны использоваться не только компьютеры и принтеры штрих-кода, но и ридеры, совмещенные с карманными компьютерами, в которых хранятся данные о товаре и складских местах. Для оперативной передачи данных такое устройство должно иметь беспроводную систему связи, например сотовый телефон [71] .

Следует учесть, что к торговым могут быть отнесены также и иные системы, обслуживающие отдельных граждан. В частности, терминалы кассиров банка при работе с клиентами фактически являются торговыми, а вся система обслуживания клиентов выполнена по принципу торговых систем. Банковские терминалы оснащены специальными принтерами, которые позволяют печатать не только чеки, но и непосредственно квитанции. Аналогичные системы стоят и в почтовых отделениях. Эффективность работы таких систем можно наблюдать по московским отделениям Сбербанка: после установления в этих отделениях терминалов очереди там уменьшились в несколько раз, т. к. скорость обслуживания возросла и кассиры стали обслуживать значительно больше клиентов.

Магазинная система

Комплексные системы автоматизации торговых предприятий предназначены прежде всего для финансового управления магазином или сетью магазинов. Финансовое управление базируется на реальном товарно-денежном обороте. Здесь проводятся анализ финансовой деятельности, прогнозирование и планирование.

Комплексность систем обеспечивается за счет автоматизации работы различных подразделений торгового предприятия: склада, бухгалтерии, отдела товароведов, торгового зала, отдела закупок, отдела продаж, отделов коммерческого и финансового директора.

Средства анализа, прогнозирования и планирования хозяйственной деятельности требуют информации, которая может быть напрямую извлечена из единой базы данных, охватывающей большое количество показателей, что принципиально важно для торговой деятельности. Каждый товар может быть описан практически неограниченным количеством показателей, учет которых необходим для анализа и планирования. Очевидно, что чем подробнее описание, тем более детально может быть проведен учет, представляющий собой базис всей системы управления. Использование в системе широкой базы данных дает возможность получить различные «срезы» информации для принятия необходимых решений по управлению. Как правило, такие системы включают в себя специализированные функциональные модули, объединенные общей оболочкой и использующие единую информационную базу. Обычно система содержит следующие модули: финансовое управление, товарный оборот, ценообразование, управление товарными потоками, бухгалтерский учет, документооборот и некоторые другие.