Ольга Лондер - Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 1-8

Закройте обозреватель.

Другой способ перевести документы в режим оффлайн – синхронизировать их при помощи рабочей области Office Groove. Это более сложный способ, но имеет преимущество: при помощи одним рабочей области Groove можно синхронизировать различные списки с различных узлов. Чтобы синхронизировать документы в рабочей области Groove, выполните следующее.

1. Откройте клиентское приложение Groove. Ярлык для его запуска можно найти в меню Все программы\ Microsoft Office (All Programs\Microsoft Office).

2. В клиентском приложении Groove щелкните на ссылке Создать рабочую область(New Workspace).

Откроется диалоговое окно, в котором можно указать тип новой рабочей области и ее ввести имя.

3. В качестве имени новой рабочей области введите Дубовая мебель – оффлайновые документыи щелкните ОК.

4. В новой рабочей области в списке общих задач щелкните на ссылке Добавить инструменты(Add Tools).

5. В открывшемся диалоговом окне установите флажок Файлы SharePoint(SharePoint Files) и щелкните ОК.

6. Щелкните на автоматически появившейся кнопке Установить(Setup).

7. В поле Адрес(Adress) введите адрес URL узла SharePoint, к которому хотите подключиться (http://wideworldimporters), и щелкните Выбрать(Select).

После подключения клиентской программы Groove к узлу SharePoint в ней будут перечислены все списки и библиотеки этого узла.

8. Выберите библиотеку документов Дубовая мебель(Oak Furniture), дважды щелкнув на ее имени.

9. Щелкните на кнопке Выбрать(Select), и элементы библиотеки будут синхронизированы на локальном жестком диске.

Обратите внимание на то, что клиентская программа Groove синхронизировала и файлы, и папки, сохранив документы на локальном жестком диске. Эти действия можно повторить, чтобы подключиться к другим узлам SharePoint и синхронизировать их библиотеки и списки в общей рабочей области. Конечно, если вы будете делать это, нужно будет дать рабочей области другое, более подходящее название, а не то, которое используется в этом упражнении.

Закройте обозреватель и клиентское приложение Groove.

• Библиотеки представляют собой централизованное хранилище документов, форм и рисунков, облегчающее их совместное использование.

• Можно создавать библиотеки документов для документов, относящихся к определенной теме, и давать им соответствующие имена.

• Не забывайте извлекать документ из библиотеки перед его изменением.

• Изменять и возвращать документы можно при помощи приложений из пакета Microsoft Office.

• Если хотите получать уведомления о изменении документов, используйте оповещения.

В этой главе вы научитесь:

• настраивать библиотеку документов;

• создавать новые столбцы;

• работать с типами содержимого;

• добавлять в документ метаданные;

• обеспечивать безопасность библиотеки документов;

• удалять библиотеку документов.

Как говорилось в главе 5, библиотеки документов – одна из самых полезных возможностей служб SharePoint. Дополнительные функции библиотек SharePoint, такие как работа с версиями, требование одобрения документов и параметры навигации, делают библиотеки документов SharePoint более привлекательными, чем обычные сетевые общие папки. Библиотеки SharePoint можно использовать для хранения нескольких версий документов, требования одобрения документов перед публикацией, сортировки и фильтрации данных.

Из этой главы вы узнаете, как управлять библиотеками документов и использовать их дополнительные функции. Вы научитесь использовать столбцы библиотек, типы содержимого и металл иные документа, включая информационную панель документа Document Information Panel, DIP) в приложениях из пакета Microsoft Office 2007. Также вы узнаете, как создавать представления библиотеки документов, обеспечивать безопасность библиотеки, использовать веб-папки для доступа к библиотеке, использовать функции обсуждения документов и удалять библиотеки. В упражнениях этой главы используется библиотека документов Дубовая мебель(Oak Furniture) и библиотека форм Заявки на покупки(Purchase Orders), созданные в главе 5.

Внимание! Перед использованием учебных узлов, предоставленных для этой главы, нужно установить их с прилагаемого к книге компакт-диска. Подробнее об этом см. в разделе «Использование компакт-диска».

Внимание! Помните, что в упражнениях вместо адреса http://wideworldimporters следует использовать адрес доступного вам сервера.

Каждая библиотека документов содержит параметры, которые можно изменять. Чтобы открыть страницу, на которой можно изменять параметры библиотеки, откройте библиотеку документов и щелкните на ссылке Параметры(Settings). Кроме того, можно выполнять действия по управлению библиотекой документов, используя ссылку Действия(Actions) на странице библиотеки документов.

По умолчанию библиотека документов открывается в стандартном представлении(Standard).

Иногда стандартное представление не позволяет выполнять необходимые действия. Например, если нужно быстро отсортировать список документов, не создавая новое представление, можно воспользоваться представлением Таблица данных(Datasheet).

Если нужно открыть библиотеку в Проводнике Windows, а не в обозревателе, это можно сделать при помощи меню Действия(Actions). Это меню позволяет выполнять следующие действия.

• Изменять содержимое библиотеки в представлении Таблица данных(Datasheet). Это представление можно использовать, когда нужно быстро отсортировать содержимое библиотеки, не создавая новое представление, основанное на отсортированных метаданных.