Ольга Лондер - Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 9-16

В следующем упражнении вы свяжите рабочий процесс с таблицей, связанной со списком SharePoint, чтобы автоматически назначать задачи, когда в список добавляется новый элемент.

Используйте базу данных ExplmpWideWorldlmporters. accdb, которая расположена в папке Documents\Microsoft Press\ SBSJWSSv3\Chapter 13. Вместо узла http://wideworldimportersиспользуйте доступный вам узел SharePoint. В этом упражнении будут использоваться связанные таблицы, созданные в предыдущем упражнении этой главы. Если хотите, можете использовать другие таблицы, связанные с любым другим списком.

Убедитесь, что запустили Access 2007 перед тем, как приступить к выполнению упражнения.

Откройте базу данных MoveWideWorldlmporters. accdb.

1. В окне базы данных MoveWideWorldlmporters в секции SBS 2007 Navigation в группе Supporting Objects щелкните правой кнопкой мыши на элементе Opportunities2. Выберите команду Параметры списка SharePoint\ Изменить рабочий процесс(SharePoint List Options\ Modify Workflow).

В Internet Explorer откроется страница И зменение параметров рабочих процессов: Opportunities(Change Workflow Settings: Opportunities). В данный момент со списком Opportunities не связан ни один рабочий процесс.

3. Щелкните на ссылке Добавить рабочий процесс(Add а workflow). Откроется страница Добавление рабочего процесса: Opportunities (Adda Workflow: Opportunities).

4. В области Рабочий процесс(Workflow) выберите Три этапа.

5. В области Имя(Name) введите Отслеживание возможностей.

6. В областях Список задач(Task List) и Список журналов(History List) оставьте параметры по умолчанию.

7. В области Параметры начала(Start Options) установите флажок Начинать рабочий процесс при создании нового элемента(Start this workflow when a new item is created) и щелкните на кнопке Далее(Next). Откроется страница рабочего процесса «Три этапа».

8. В области Этапы рабочего процесса(Workflow States) в поле Выберите вариант(Select a Choice) выберите Оценка(Rating).

9. Остальные параметры оставьте без изменения, прокрутите страницу вниз и щелкните ОК. Откроется страница Opportunities.

10. Вернитесь в Access 2007. Введите в таблицу новый элемент, при необходимости открыв эту страницу.

11. В последней строке таблицы в столбце Title введите Woodland Stool. Нажмите клавишу Tab и введите S.

Как и в Excel 2007, функция IntelliSense дополнит слово, исходя из того, какие значения введены в этот столбец.

12. Нажмите клавишу Tab, чтобы выбрать «Seating». Введите Н и нажмите Tab, чтобы выбрать «Hot».

13. Щелкните на любой ячейке в первой строке.

14. Щелкните на вкладке Внешние данные(External Data).

В группе Импорт(Import) щелкните на кнопке Список SharePoint(SharePoint List). Откроется диалоговое окно Внешние данные – Узел SharePoint(Get External Data – SharePoint Site).

15. Убедитесь, что установлен переключатель Создать связанную таблицу для связи с источником данных(Link to the data source by creating a linked table), и щелкните на кнопке Далее(Next).

16. Установите флажок справа от элемента Tasksи щелкните ОК.

Теперь база данных Access 2007 имеет две дополнительные таблицы: Tasks и User Information List.

17. Дважды щелкните на элементе Tasks. Таблица Tasks откроется в Access 2007 в представлении Режим таблицы(Datasheet).

Заметьте, что вам назначен один элемент задачи, названный И нициирован рабочий процесс: Woodland Stool(Workflow initiated: Woodland Stool).

18. В строке назначенной вам задачи щелкните на ячейке в столбце Состояние(Status) и выберите Завершена(Completed).

19. Нажмите клавишу F6. Таблица Tasksобновится, и в ней появится вторая задача с названием Задача проверки: Woodland Stool(Review task Woodland Stool).

20. Щелкните на ссылке Woodland Stool в столбце Ссылка(Link). Если этот столбец не виден, прокрутите таблицу вправо.

Страница Opportunities: Woodland Stool откроется в обозревателе. Заметьте, что значение в столбце изменилось на Warm.

21. Вернитесь в Access 2007 и повторите шаги 18–20. В столбце Оценка должно быть значение Cold.

Закройте базу данных MoveWideWorldlmporters. accdb и обозреватель.

• Интеграция Access 2007 со службами Windows SharePoint предоставляет отличные средства совместной работы, позволяя хранить данные на серверах предприятия для обеспечения наилучшей управляемости.

• При помощи Access 2007 можно экспортировать и импортировать данные списков SharePoint. Данные в таблице Access 2007 не изменяются при внесении изменений в список SharePoint, так как процедура синхронизации таблиц Access 2007 с узлами SharePoint отсутствует.

• При использовании Access 2007 можно создать таблицу, связанную со списком SharePoint, в котором данные изменяются пользователями веб-узла SharePoint, если хотите работать с самыми свежими данными в Access 2007. Данные в такие списки SharePoint можно вводить при помощи Access 2007, используя средства двусторонней синхронизации. Кроме того, можно кэшировать данные, чтобы работать с ними в автономном режиме.

• Базу данных Access 2007 можно перенести на узел SharePoint. Данные помещаются в списки SharePoint, а база данных Access 2007 хранится в библиотеке документов. Это позволяет совместно работать с приложениями баз данных нескольким пользователям, используя при этом средства SharePoint, такие как рабочие процессы, функции поиска и обеспечения безопасности.

В этой главе вы научитесь:

• создавать библиотеку форм при помощи Microsoft Office InfoPath 2007;

• изменять существующую библиотеку форм;

• заполнять форму;

• изменять существующую форму;

• создавать тип содержимого при помощи Office InfoPath 2007;

• сопоставлять тип содержимого с библиотекой форм;

• изменять тип содержимого.

Службы Windows SharePoint предоставляют много функций, помогающих более полно использовать Microsoft Office InfoPath 2007. Главную роль в обеспечении интеграции служб SharePoint и InfoPath 2007 играют библиотеки форм SharePoint. Библиотеки форм позволяют использовать формы InfoPath 2007 и совместно работать с ними.Формы InfoPath содержат структурированную информацию, введенную пользователями. Библиотеки форм позволяют централизованно заполнять и хранить формы, основанные на одном шаблоне. Например, при помощи InfoPath 2007 можно создавать заказы на покупку и сохранять их в библиотеке форм SharePoint.

Из этой главы вы узнаете, как использовать InfoPath 2007 для работы с библиотеками форм SharePoint и формами, хранящимися в этих библиотеках. Вы создадите новую библиотеку форм SharePoint и измените существующую форму при помощи InfoPath 2007. Затем вы создадите в InfoPath 2007 новые формы, основанные на шаблоне из библиотеки форм, а также измените формы, хранящиеся в библиотеке. Кроме того, вы создадите и измените тип содержимого узла, основанный на шаблоне InfoPath 2007 и свяжите это содержимое с библиотекой форм.