Е. Всяких - Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов

Типовое техническое задание на разработку модели бизнес-архитектуры

1. Введение

Реализация проекта по оптимизации бизнес-процессов позволит полностью проанализировать все ключевые бизнес-процессы организации, выявить процессы, негативно влияющие на функционирование организации, и обеспечить их соответствующую модернизацию. Переработанные в результате выполнения проекта бизнес-процессы обеспечат сохранение и повышение качественных и количественных показателей функционирования организации с учетом растущей конкуренции и развивающихся технологий.

2. Название и назначение

2.1. Название

Полное название проекта: «Оптимизация и разработка бизнес-процессов организации».

2.2. Назначение

Назначением настоящей работы являются формализация и описание процедур, действий, документооборота и информационного взаимодействия, происходящего в организации при выполнении ее бизнес-задач. Результаты данной работы будут являться основой для стандартизации выполнения процедур и действий сотрудниками организации в процессе ее функционирования.

3. Цель и задачи

Целью настоящего технического задания является обеспечение условий для развития бизнеса организации, а также минимизации временных и материальных затрат, связанных с ее функционированием.

Для достижения поставленной цели должны быть решены следующие задачи.

1. Построение полнофункциональных моделей процедур функционирования организации с использованием инструментальных средств описания моделей бизнес-процессов как есть и как должно быть в случае их оптимизации.

2. Внедрение основанного на применении инструментальных средств описания моделей бизнес-процессов механизма разработки технологических схем, инструкций для сотрудников организации, а также описания проектов (экспериментов), направленных на оптимизацию выполнения процедур функционирования организации.

3. Обеспечение условий для разработки методологического и информационного обеспечения бизнес-процессов организации, в том числе в целях создания и внедрения информационной составляющей в бизнес-процессы.

4. Ожидаемый эффект

В результате выполнения работ ожидается обеспечить:

♦систематизацию знаний об организации выполнения бизнес-процессов;

♦систематизацию знаний о принципах автоматизации бизнес-процессов, с учетом в том числе мировой практики;

♦системный и аргументированный подход к формализации бизнес-процессов организации;

♦механизм оптимизации и разработки бизнес-технологий;

♦условия для оптимизации бизнес-процессов организации, а также их автоматизации;

♦механизм разработки технологических схем, инструкций для сотрудников организации, а также описания проектов (экспериментов), направленных на оптимизацию выполнения процедур функционирования организации;

♦условия для оптимального распределения имеющихся ресурсов организации на наиболее важных и приоритетных направлениях бизнеса.

5. Требования к разработке

5.1. Общие требования

В настоящей работе должны быть учтены опыт разработки моделей бизнес-процессов в государственных органах и иных организациях, а также передовой опыт зарубежных стран в данной области.

5.2. Функциональные требования

Работа по реализации задания должна затронуть функции, связанные с деятельностью организации.

При моделировании процессов должны быть описаны функции и действия сотрудников, осуществляемые в процессе функционирования организации, взаимодействие структурных подразделений, документооборот, информационный оборот, а также контрольные и учетные меры. Модели выполнения операций должны быть описаны на уровне детализации действий сотрудников организации.

Модель процессов организации как есть (as is) должна отражать применяемые процедуры, операции, функции и действия сотрудников организации в соответствии с действующими в организации нормативными правовыми документами.

Модель процессов организации как будет (as to be) должна отражать применение основных операций, функции и действия сотрудников организации в случае их максимального взаимного согласования между собой, а также их оптимизации по временным, материальным, контрольным показателям. Данная модель может предполагать внесение соответствующих изменений в нормативные правовые акты, действующие в организации. При этом не должны быть пересмотрены основные функции организации, а также основные принципы ее функционирования.

5.3. Общие требования к разработке модели и формализованному описанию процессов

Под моделью понимается представление существующих процессов организации с целью описания их ключевых характеристик. Объектом моделирования (предметной областью) являются организационная структура, цели и функции, материальные и информационные потоки, технология бизнес-процессов организации, данные и знания сотрудников организации, необходимые для их выполнения, а также существующие в организации интегрированная телекоммуникационная сеть и программное обеспечение.

Построение полнофункциональной модели описания процессов организации предназначено для:

а) отражения текущего состояния процессов организации (как есть) в целях:

– выявления и локализации существующих проблем;

– оценки организационных, функциональных, информационных и экономических параметров;

– автоматизации процессов;

– структурирования и формализации знаний организации;

– создания условий для оптимизации выполнения основных процедур;

б) моделирования изменений состояния процессов организации в целях:

– оценки организационных, функциональных, информационных и экономических параметров планируемых изменений;

– поддержки принятия решений руководством организации;

в) создания системы оценки процессов организации в целях:

– формирования методического и нормативного документационного обеспечения деятельности организации;

– контроля соответствия документации и реального состояния процессов организации.

Для однозначной интерпретации модели должны применяться единые принципы структурирования и хранения информации, а также размещения и именования моделируемых объектов.

Основными принципами моделирования должны являться следующие:

♦процессы организации должны быть смоделированы в модели «как есть» и проанализированы;

♦критические изменения в процессах или структуре организации должны быть предварительно промоделированы и оценены;