Е. Всяких - Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов

♦версии моделей должны храниться в архиве моделей для анализа истории и выявления тенденций внутреннего развития организации;

♦моделирование выполняется на основе процессного подхода;

♦основными источниками информации для построения модели являются внутренние нормативные правовые документы организации;

♦построение критических по значимости моделей оформляется в форме отдельного проекта.

При этом под процессом должен пониматься набор связанных по входу функций, производящих законченный продукт (результат).

Приоритеты моделирования расставляются в соответствии с типами процессов:

♦основные процессы;

♦вспомогательные (автоматизация, контроль, правовое обеспечение и т. д.) процессы, обеспечивающие нормальное выполнение основных процедур и изменять в зависимости от изменения состава и технологии основных процессов;

♦обеспечивающие процессы, процессы внешнего взаимодействия и процессы развития (см. главу 2).

В модели должны быть выделены пять представлений:

♦представление организационной структуры исполнителей процессов;

♦представление действий, участвующих в процессах;

♦представление функций процессов;

♦представление информационного взаимодействия;

♦представление информационных данных процессов.

Каждое представление должно содержать диаграммы для моделирования деятельности организации (модель деятельности) и диаграммы для моделирования автоматизации деятельности (модель автоматизации деятельности).

Под комплексной моделью должна пониматься совокупность согласованных диаграмм, отражающих ключевые характеристики процессов организации. Все диаграммы хранятся в единой базе, обеспечивая целостность модели. По базе модели возможно построение производных моделей и различных настраиваемых отчетов, в том числе и в формате официальных документов.

Авторские соглашения должны определять:

♦правила именования объектов модели;

♦представления и диаграммы комплексной модели;

♦структуру представления процессов;

♦использование атрибутов диаграммы;

♦использование атрибутов функций;

♦использование атрибутов событий;

♦использование атрибутов документов;

♦использование атрибутов организационных единиц.

Под метамоделью структуры должна пониматься карта комплексной модели, обеспечивающая независимость от структуры физических папок базы модели. Метамодель должна определять необходимое число уровней вертикальной детализации комплексной модели в соответствии со структурой организации: уровень целей и задач, уровень технологических процессов, уровень бизнес-процедур, уровень технологических операций. На уровне должностей должны выделяться подуровни должностных (что?) и рабочих (как?) инструкций с указанием элементарных операций.

Формализованное описание процессов организации должно отражать:

♦условия, порождающие выполнение процесса в целом и отдельных его шагов (подпроцессов);

♦результаты выполнения процесса и критерии оценки качества процесса;

♦структуру процесса (от четырех до восьми подпроцессов на один процесс верхнего уровня);

♦состав участников процесса (привязка шагов процесса к звеньям организационной структуры / должностным лицам);

♦используемые ресурсы;

♦информационные и материальные потоки;

♦используемые хранилища данных, в том числе нормативно-справочной информации (содержательное наименование, без детализации структуры);

♦точки контроля и принятия решений.

Модель и ее оценки должны являться формализованной основой для принятия своевременных и адекватных решений на любом уровне ответственности. Должны оцениватьтся как модель текущей деятельности, так и планируемые изменения. Изменения могут быть вызваны как внутренними причинами, так и внешними.

При оформлении документ модели должен состоять из диаграмм, расположенных в одной папке дерева комплексной модели, отчетов по модели и листа утверждения.

В ходе разработки модели важным моментом является определение в работе организации недостатков, которые могут привести к коррупционным явлениям. Исполнитель должен указать возможные пути уменьшения или устранения влияния выявленных недостатков, а также наиболее приемлемые индикаторы состояния системы, позволяющие определить в дальнейшем, является ли процесс достаточным и эффективным.

5.4. Требования к информационному обеспечению процессов

Описание информационных объектов формализованной модели процессов организации должно содержать, как минимум, следующие элементы:

♦наименование объекта;

♦назначение;

♦направление деятельности, в рамках которого происходит использование;

♦атрибутный состав объекта;

♦исполнителя каждого атрибута;

♦на основании какой информации заполняется каждый атрибут.

5.5. Требования к организационному обеспечению

В рамках создания формализованного описания процессов необходимо подготовить материалы для разработки создания автоматизированной системы – организационного обеспечения этих процессов. Такие материалы должны включать:

♦перечень подразделений, участвующих в процессах;

♦таблицу распределения функций подразделений в рамках этих процессов;

♦таблицу входящих и исходящих информационных объектов (документов) по подразделениям.

5.6. Требования к нормативно-законодательному обеспечению

В рамках оптимизации процессов может быть выявлена необходимость внесения изменений и дополнений во внутренние нормативные правовые документы организации. Отчет об аналитическом обследовании должен включать предложения по внесению таких изменений.

5.7. Требования к интеграции

Результаты настоящей работы станут основой для организации иных работ, связанных с совершенствованием бизнес-процессов организации. Для интеграции проводимых работ необходимо обеспечить тесное взаимодействие заказчика и исполнителя. Для этого будет создана координационная группа, возглавляемая представителем заказчика. Исполнитель по настоящему заданию обязан принимать участие в работе координационной группы, в том числе:

♦участвовать в планировании совместных/взаимосвязанных работ;

♦своевременно предоставлять промежуточные материалы и информировать о ходе выполнения работ.