Дмитрий Донцов - Excel. Легкий старт

Табличный редактор Excel является одной из программ, входящих в состав пакета Microsoft Office, и по своей популярности уступает, пожалуй, лишь текстовому редактору Word. В своей работе Excel используют представители самых разных профессий и сфер деятельности: бухгалтеры, экономисты, математики, IT-разработчики, инженеры, аналитики и т. д. Такое распространение Excel объясняется широкими функциональными возможностями программы и вместе с этим простотой в использовании (удобный и понятный пользовательский интерфейс, возможность быстрого ввода и обработки данных, наглядность представления информации и др.).

Данная книга ориентирована на начинающих пользователей, которые либо до настоящего момента вообще не сталкивались с табличным редактором Excel, либо имеют минимальный опыт использования данной программы и обладают лишь поверхностными знаниями об Excel и его возможностях.

В книге рассматриваются основополагающие аспекты использования Excel: описывается пользовательский интерфейс, порядок настройки программы, работа с формулами и функциями, построение диаграмм и др. Отдельно освещаются тонкости и различные нештатные ситуации, с которыми пользователь может столкнуться в процессе эксплуатации программы.

Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по адресу электронной почты dgurski@minsk.piter.com(издательство «Питер», компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

На сайте издательства http://www.piter.comвы найдете подробную информацию о наших книгах.

В данном разделе кратко описаны функциональные возможности программы, а также даны основные определения, перечислены термины и понятия, которые будут использованы в книге.

Редактор электронных таблиц Microsoft Excel позволяет формировать и выводить на печать документы, имеющие табличное представление, выполнять расчеты на основе исходных данных, а также осуществлять многие другие операции. Задачи, решаемые с помощью Excel, кратко перечислены ниже.

• Ввод, редактирование и оформление разнообразных табличных документов.

• Выполнение расчетных действий на основе исходных данных с применением специального инструментария.

• Сохранение созданного документа в различных форматах (Excel, веб-страница, шаблон, текстовый файл и др.).

• Ввод и обработка табличных данных с использованием встроенных механизмов формул, функций, макросов и т. д.

• Анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц и отчетов и др.).

• Вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание и др.).

• Форматирование документа и его составных элементов, автоматическая проверка орфографии, оперативное устранение допущенных некорректностей с использованием механизма автозамены.

• Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и их последующая обработка. Поддержка XML-формата.

• Управление параметрами представления табличного документа на экране, а также настройка пользовательского интерфейса.

• Доступ к данным совместно с другими программами (например, Word, PowerPoint, Access).

• Формирование разнообразных отчетов (аналитических, сводных, графических и др.).

• Выполнение стандартных функций Microsoft Office (поиск данных и их замена, печать документа и т. д.).

• Создание приложений с применением языка программирования VBA.

• Создание рисунков с использованием специально предназначенной панели инструментов.

• Защита табличного документа от неквалифицированного и несанкционированного доступа.

Специфика использования редактора электронных таблиц Excel во многом определяется потребностями конкретного пользователя, поэтому перечень задач может изменяться в зависимости от ситуации.

Для успешного изучения Excel необходимо усвоить перечисленные ниже основные термины и определения, которые будут использованы в дальнейшем.

• Автофигура – готовая к использованию фигура заданной формы, которую можно добавлять на рабочий лист либо в диаграмму. В Excel имеется встроенный набор автофигур.

• Диаграмма – визуальный способ представления числовых значений. Excel поддерживает работу с разными видами диаграмм: гистограммами, круговыми, пузырьковыми, графиками и др.

• Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.).

• Константа – постоянное (невычисляемое) значение. Константой может быть, например, фиксированное число или какой-либо текст.

• Контекстное меню – это открывающееся при щелчке правой кнопкой мыши меню, которое содержит список команд, предназначенных для работы с конкретным объектом. Для вызова контекстного меню можно также нажать комбинацию клавиш Shift+F10.

• Макрос – программа, которая написана на встроенном в Excel языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Переход в режим работы с макросами осуществляется с помощью команд подменю Сервис → Макрос.

• Массив – набор ячеек либо значений, который используют как единое целое. Иначе говоря, массив – это группа элементов одного типа, которые имеют общее имя.

• Настройка – изменение существующих параметров работы Excel стандартными средствами, доступ к которым осуществляется из рабочего окна программы. Параметры работы Excel можно разделить на два основных вида:

– общие – редактирование этих параметров приведет к соответствующим изменениям во всех рабочих книгах, в том числе и во вновь создаваемых;

– локальные – редактирование этих параметров вызовет соответствующие изменения только в текущей книге.

• Область задач – элемент программы, предназначенный для быстрого выбора одной из нескольких связанных задач.

• Операнд – элемент вычисления (константа, функция или ссылка).

• Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: арифметические, сравнения, текстовый и ссылки.

• Панель инструментов – панель, включающая в себя кнопки и иные элементы управления, которые используются для выполнения различных команд. Управление отображением панелей инструментов осуществляется с помощью команд подменю Вид → Панели инструментов. Для перехода в режим настройки панелей следует выполнить команду Вид → Панели инструментов → Настройка.

• Печать – вывод содержимого рабочей книги (полностью либо частично) на бумажный носитель с помощью принтера. На печать можно выводить следующие объекты: рабочую книгу, несколько рабочих книг, рабочий лист, несколько рабочих листов, диапазон ячеек на рабочем листе, диапазон ячеек на нескольких рабочих листах, графические объекты, диаграммы. При этом существует возможность вывода на печать нескольких копий объекта за один сеанс.