Юлия Петрова - Секретарское дело

Частные объявления– предложения товаров и услуг от частных лиц: доски объявлений, сайты газет объявлений, сайты индивидуальных предпринимателей.

Организации —интернет-представительства разных организаций и фирм.

Персоны и группы– личные сайты, домашние страницы, сайты, созданные группами единомышленников, и пр.

Публикации– публикации различных материалов в сети. Нажав на эту ссылку Вы в последствии сможете еще уточнить свой запрос, выбрав нужный Вам жанр – научно-технический, художественный, научно-популярный и т. п.

Общение– чаты, форумы, конференции.

Новости:сбор новостных лент ведущих информационных агентств (несколько десятков партнеров). Обновление информации – каждые 15 минут.

Маркет —информационно-справочная система для тех, кто хочет приобрести товар или услугу.

Энциклопедии —служба поиска по толковым словарям и энциклопедиям. В общем случае поиск ведется по заголовкам и текстам статей, а также по подписям к размещенным в них изображениям. Кроме того, можно искать только по заголовкам статей, или только по подписям к иллюстрациям.

СлужбаЯндекс. Картинки автоматически собирает картинки в стандартных графических форматах (jpeg, gif и png), находящиеся в Интернете. При поиске существует возможность задать желательный размер картинки. Материалом для текстового поиска служат: подписи к картинкам и ссылки на них; тексты коротких документов, обрамляющих одиночную картинку; имена файлов.

Яндекс. Лингво– сетевой сервис перевода слов и словосочетаний с русского на английский и с английского на русский по широкому набору общелексических и специализированных словарей.

СлужбаЯндекс – Открытки позволяет отправлять любую понравившуюся открытку сколько угодно раз бесплатно. Введите в поле ввода запроса ключевые слова, отражающие суть производимого Вами поиска.

Помните, что:

• в системе Yandex поле запроса остается на странице во время просмотра результатов, и вы можете быстро уточнить запрос, введя дополнительные ключевые слова, и организовать новый поиск;

• в системе Yandex результаты поиска отсортированы таким образом, что в начале списка вы получите ссылки на документы, наиболее полно удовлетворяющие вашему запросу. Например, если в документе много раз встречаются слова запроса и несколько слов, включенных в запрос, расположены в документе рядом, то такой документ более полно удовлетворяет запросу. Если же слова встречаются один раз и расположены в разных концах документа, то такой документ в меньшей степени удовлетворяет запросу;

• в системе Yandex возможна произвольная форма запроса;

• не следует использовать предлоги, частицы, междометия, местоимения как ключевые слова;

• при выполнении запроса поисковая система не ищет документы непосредственно в Интернете. Она обращается к своей базе данных, где в компактном виде собраны данные об информации в Интернете. Возможно, что реальное состояние Интернета несколько отличается оттого, что хранится в базе данных.

В трудовом коллективе секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю, и поэтому от того, как будут складываться отношения с ним, зависит многое: успех трудовой деятельности, удовлетворение от работы, психологический микроклимат в коллективе и т. п.

Положение секретаря в организации особенное. Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных.

Секретарю необходимо следить за тем, чтобы сообщаемая им служебная информация воспринималась однозначно. При ее передаче руководителю следует быть четкой и краткой. Нельзя пересказывать другим то, что вам рассказали в личной беседе. Вместе с тем, услышав что-либо неблагоприятное для компании, ее персонала и предполагая, что босс может что-то предпринять, чтобы исправить ситуацию, она сочтет своим долгом сообщить ему. Это ее работа – поддерживать информированность руководителя.

Взаимоотношения секретарь-руководитель – это один из важнейших и наиболее частых деловых контактов в системе межличностного общения секретаря. Секретарь является первым помощником руководителя, он оказывает помощь в своевременном выполнении намеченных на тот или иной период мероприятий, выполняет вспомогательно-технические операции, готовит необходимую корреспонденцию и информацию, регулирует телефонные звонки и потоки посетителей, по просьбе руководителя подает ему и его гостям чай или кофе.

Специалисты для создания идеальных отношений между руководителем и его секретарем рекомендуют обладать следующими качествами: [7]

1. Секретарь не должен допускать ошибок в любом документе, тем самым освобождая своего руководителя от необходимости проверять каждый документ.

2. Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя. Руководителю, в свою очередь, необходимо постоянно информировать секретаря о всех делах, чтобы он мог максимально помочь ему.

3. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.

4. Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопонимание достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.

Для помощи руководителю секретарь не может довольствоваться сугубо служебной, деловой информацией о своем шефе. Для выполнения задач, которые ставит перед ней профессия, требуется изучение, знание его личности, циклов его настроений, подъема и спада энергии, рабочие и иные привычки. В своем понимании его характера и его дел секретарь может преуспеть настолько, что оказывается способным предвосхищать многое из того, что ему еще только будет поручено.

Помните!

Никогда не критикуйте шефа на людях и не обсуждайте его с сотрудниками.

Для успеха в работе важно уметь держать определенную дистанцию в отношениях с руководителем.

С первых рабочих дней выберите правильную манеру общения с руководителем. Обращение на «вы» и по имени-отчеству поможет вам держать дистанцию и в критической ситуации достойно выйти из положения.