Юлия Петрова - Секретарское дело

Телефонограммы подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным (не более 50 слов), четким, с акцентом на конкретные факты, даты, время и место.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается список учреждений-адресатов с номерами телефонов.

Факсимильные сообщения– копия документа на бумажном носителе, получаемая по каналам факсимильной связи.

По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».

В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.

14.11.2005 №_61

На №________от_________

О согласовании проведения запланированной встречи

Уважаемая Оксана Анатольевна!

Хотим напомнить Вам о намеченной нами встрече по проведению обучающего семинара-тренинга, который должен состояться 16 ноября 2005 г.

Мы надеемся, что Вы не изменили свои планы и встреча состоится.

Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет определенные особенности:

1) иначе оформляется адресная часть;

2) номер факса, сведения о получателе и отправителе, дата отправления и количество страниц составляют единый блок;

3) указывается вид документа – «Fax-message».

Появление пресс-релизов, как правило, сопровождает разного рода юбилейные даты, выходящие из общего ряда событий на фирме, научные открытия, благотворительные акции, осуществляемые компанией, другие заслуживающие внимания широкой публики мероприятия. В рыночных условиях данный жанр становится одним из ведущих в плане формирования имиджа фирмы, продвижения на рынке ее продукции, достойного противостояния в конкурентной борьбе. В западных корпорациях работа с пресс-релизами входит в сферу деятельности службы Public Relations и находится в ведении наиболее опытных, хорошо подготовленных специалистов. Крупные компании, широко используя данный жанр в своих целях, нередко для составления эксклюзивных пресс-релизов привлекают маститых «акул пера» со стороны, предусматривая в своем бюджете для этих целей значительные суммы.

Пресс-релиз– это краткое, актуальное, социально значимое письменное сообщение для средств массовой информации (СМИ) от имени руководства предприятия (организации, учреждения).

Значимость пресс-релиза как делового документа еще более возрастает в свете его многофункциональности. В этой связи функциональное назначение пресс-релизаможно определить следующим образом:

1) привлечение внимания потенциальной общественной аудитории к событиям и фактам, описываемым в его содержании;

2) побуждение потенциальной общественной аудитории к поиску дополнительной информации о предприятии, его деятельности, продукции и т. п.;

3) разработка (на основе содержащейся в документе информации) других информационных материалов;

4) расширение потенциальной общественной аудитории, проявляющей здоровый интерес к предприятию;

5) повышение роста осведомленности потенциальной общественной аудитории и на этой основе – обеспечение более позитивного отношения к предприятию.

Помните!

1. Пользуйтесь специальным бланком, предназначенным для пресс-релизов. Если у вас его нет, не забудьте указать в верхней части страницы: «пресс-релиз».

2. Постарайтесь ограничиться объемом в одну страницу формата А4. Если же объем пресс-релиза большой, то вам следует пронумеровать каждую страницу.

3. Всегда проставляйте дату на пресс-релизе, проконтролируйте, чтобы его заголовок был броским!

4. Абзацы должны быть короткими. В первом абзаце должно быть выражено основное содержание в одном или двух предложениях.

5. Печатайте с двойным интервалом, оставляя широкие поля с двух сторон.

6. Пометьте конец текста словом «конец», а затем добавьте имя человека, с которым можно связаться, и его контактный телефон.

Цель резюме– подчеркнуть достоинства соискателя и, по возможности, сгладить недостатки. Недостатки студентов и выпускников вузов очевидны: отсутствие стажа, неопытность и пр. К достоинствам относятся энергичность, умение и желание учиться новому, стремление стать профессионалом и т. д.

По своему содержанию резюме должно быть:

1) целенаправленно деловым, т. е. характеризующим только те ваши качества, которые требуются именно для данной работы;

2) конкретным – указывающим факты и цифры, свидетельствующие о ваших достижениях;

3) подробным, чтобы потенциальный работодатель мог сделать логические выводы о ваших профессиональных данных;

4) достоверным – во избежание недоразумений, которые могут возникнуть при прохождении отборочных испытаний в случае, если выяснится, что кандидат сообщил о себе заведомо ложные сведения (например, указал отсутствующие компьютерные навыки, уровень владения иностранным языком или опыт работы по специальности);

Самый важный блок резюме: образование и опыт работы.

В разделе «Образование»необходимо указать не только оконченное учебное заведение, но и написать о стажировках, практикумах, семинарах, конференциях, в которых вы принимали участие. Можно отметить те доклады или курсовые работы, которые имели практическое значение. Нет необходимости перечислять похвальные грамоты, полученные вами в детском возрасте, а также курсы, не имеющие прямого отношения к предлагаемой должности.