Юлия Петрова - Секретарское дело

Многие телефаксы, особенно сложные и дорогие модели, обеспечивают множество дополнительных функций, таких как:

1) вывод документа на обычную бумагу;

2) режим коррекции ошибок (факс запрашивает повторную передачу строки, в которой обнаружена ошибка);

3) отложенная передача, которая позволяет, подготовив документ к передаче, отправить его в заданное время, например, ночью, когда тарифы на междугородные переговоры значительно ниже; память на несколько десятков страниц, в которую принимаются факсы, если бумага вынута или закончилась, с последующей распечаткой; в эту же память можно загрузить документы для последующей их передачи в указанное вами время или рассылки нескольким адресатам;

4) отклонение ненужных вызовов – игнорирование вызовов, сделанных с телефонов, не содержащихся в памяти быстрого набора.

При передаче конфиденциальных документов по факсу на вашем и принимающем аппарате должны быть идентификационные коды для предотвращения несанкционированного доступа и получения секретной информации. Если коды передающего и принимающего аппаратов не совпадают, передача не состоится. В факсах используется также функция опроса (Polling), которая позволяет вызвать передачу сообщения с другого аппарата путем простого звонка ему. Функция защищенного опроса обеспечит конфиденциальность при приеме документов: чтобы получить документ с другого аппарата, требуется знание его кода.

Заслуживает внимания многофункциональное устройство «MEDLEY», состоящее из цветного принтера, сканера и факсимильного аппарата. Такой факс/сканер/принтер сконструирован для подключения к персональному компьютеру, с тем чтобы весь набор офисных процедур (сканирование, печать, копирование, хранение в памяти ПК и передачу документов) осуществлять с помощью одного устройства. Интересными для пользователя могут быть копиры (mopier) HP OfficeJet 590, сочетающие возможности передачи факсимильных сообщений, копирования документов, их сканирования с возможностями цветного струйного принтера.

Копировальные устройства.

Для копирования документов чаще всего применяются аппараты фирмы «XEROX», хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большинство копировальных средств обычно называют ксероксами.

Работа на ксероксе не вызывает особых затруднений. Если аппарат не включен, включите его и дайте время на его прогрев. В зависимости от марки аппарата оно может быть от 20 секунд до 1–2 минут. Затем необходимо:

• поднять крышку, положить оригинал копируемого документа лицевой стороной на стекло. Оригинал формата А4 кладется, как правило, в левый верхний угол стекла;

• проверить размер копии. Если копия нужна без уменьшения или увеличения, размер устанавливается 1:1 или 100 %;

• убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий;

• нажмите зеленую кнопку <|>;

• возьмите готовую копию с выходного лотка и не забудьте взять оригинал.

Копирование можно прервать в любой момент нажатием красной кнопки «СТОП».

Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных величин увеличения (уменьшения), например, А5->А4 или А4->АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в процентах.

Чтобы использовать один из фиксированных коэффициентов масштабирования, выберите его, нажимая кнопку, расположенную под рядом этих коэффициентов. Можно задать нужную вам степень увеличения/уменьшения и нажатиями кнопок «вниз» и «вверх», расположенных под индикатором масштабирования.

При изготовлении увеличенных (или уменьшенных) копий оригинал и лист бумаги, подаваемые в аппарат, обязательно должны быть ориентированы одинаково. Если вы хотите на листе формата А4 сделать копию с листа формата A3, вы должны использовать обходной лоток и расположить лист для копии горизонтально.

Все шире используются ксероксы, которые могут делать цветные копии. Недостатком таких копиров является не всегда удовлетворительное совмещение цветных изображений.

В сфере малого бизнеса используются портативные копировальные аппараты фирмы «CANON», которые отличаются высоким качеством и надежностью.

Копиры Canon FC 210 и FC 230 достаточно легкие (вес – 7, 6 кг) и очень компактные аппараты, имеющие специальную ручку для переноски. Они не требуют предварительного нагрева и имеют автоматическое отключение. Скорость работы – 4 копии в минуту. Оригиналами могут быть листы, книги, альбомы формата не более А4. Копии выполняются на бумаге плотностью до 128 г/м 2, кальке, почтовой открытке, пленке для диапроекторов, предназначенной для презентации.

Аппарат FC 230 имеет не только ручную, но и автоматическую подачу бумаги из стопки до 50 листов, а также автоматическое управление Ш насыщенностью копий.

Более мощные копиры модели FC 770 работают со скоростью 12 копий в минуту. Автоматическая подача бумаги производится из стопки до 250 листов. Возможно увеличение и уменьшение копии от 70 % до 141 %.

Устройство для уничтожения бумаг.

Важное место в комплексе мероприятий по защите финансовой, коммерческой и иной информации, содержащей конфиденциальные сведения, занимает проблема уничтожения всевозможных носителей информации: бумажных документов, копировальной бумаги, картриджей от пишущих машин и принтеров и т. д., при утилизации которых требуется тщательное измельчение. Для этого используются специальные устройства для уничтожения бумаг – шредеры.

Шредеры фирмы «ЕВА» сочетают современный подход к утилизации носителей и обеспечивают сохранение конфиденциальности информации. Такие устройства, как PERSONAL 1022 S, DINO, CENTRAL 8061 SP, SPECIAL 4032 С, TEAM 3139 С могут перерабатывать бумагу шириной от 220 мм до 610 мм с разовой загрузкой от 8 до 350 листов в зависимости от выбранной модели. При этом степень измельчения носителей информации (ширина резки) от 3,8 мм до 0,6 мм, что обеспечивает достаточный уровень секретности.

Многие организации используют формат документов Word как стандарт обмена текстовой документацией. Кроме традиционных текстов в Word можно создавать Web – страницы, рисунки, гипертекстовые и электронные документы, письма для электронной почты.

Программа сразу же после запуска готова к созданию документа (текста).

В правом верхнем углу окна редактора расположены два набора кнопок для сворачивания и разворачивания окна и для закрытия последнего. Верхний набор кнопок относится к самой программе. Кнопку Свернуть окноможно использовать, например, для доступа к поверхности Рабочего стола. Кнопка Закрыть окнозавершает работу программы. Три кнопки, расположенные ниже, управляют окном документа. Так, кнопка Закрыть окнозакрывает текущий файл, а не программу. Кнопка Восстановить окно, расположенная между кнопками Свернуть окнои Закрыть окно, придает окну традиционный вид, обеспечив заданные размеры окна. Эти размеры устанавливает пользователь, перетаскивая мышью границы окна. Окно можно перемещать при помощи мыши на новое место. Во время работы можно открыть несколько окон, которые будут воспроизводить фрагменты одного или нескольких документов. Если окна перекрывают друг друга, то щелчок мышью на любом из них перемещает окно наверх, то есть делает окно текущим.