Юлия Петрова - Секретарское дело

Итак, чтобы найти документ в КонсультантПлюс, можно использовать несколько инструментов. Посмотрите, как работает главный из них – Карточка поиска.

Чтобы найти документы, необходимо указать известную о них информацию (например, номер документа, название, вид, тематику и т. д.) в Полях Карточки поиска. Как правило, достаточно заполнить только несколько полей, чтобы документ был найден. А если известны точные реквизиты документа, например его номер, то поиск становится еще проще (достаточно указать номер документа).

Поиск в КонсультантПлюс является Сквозным, то есть проходит одновременно по всем разделам информационного массива. Для сквозного поиска предназначены Общие для всех разделов поля, отмеченные в Карточке поиска значком О. Реквизиты, указываемые в этих полях, имеет любой документ информационного массива. Например, общими полями являются Дата, Название или Тематика.

Сквозной поиск возможен только из раздела Законодательство.Почему именно так? Дело в том, что анализ любой правовой проблемы начинается с изучения нормативных документов. На них основываются другие документы – судебные решения, консультационные материалы и т. д. Поэтому раздел Законодательствов КонсультантПлюс считается Главным разделом информационного массива.

Кроме поиска по общим полям, система КонсультантПлюс может выполнять поиск по Специальным полям. Они отражают специфические характеристики документов в каждом разделе. Например, в разделе Законодательствоспециальными полями являются поля Дата в Минюстеи Номер в Минюсте. Очевидно, что таких характеристик не имеют, например, консультационные материалы или формы документов.

Информация в нижней части карточки указывает, какие разделы и информационные банки доступны для поиска и сколько документов в них соответствует поисковому заданию, сформулированному в Карточке поиска. Например, как только вы внесете в поле Тематикаопределенную тему, количество документов, указываемое в нижней части карточки, изменится в зависимости от того, сколько документов на эту тему найдено. Если затем указать период времени (с … по …) с помощью поля Дата, то система сообщит количество документов на указанную тему, принятых в данный период времени.

Специальные поля можно использовать одновременно с общими полями. Они будут учитываться при поиске в разделе Законодательство, а на поиск в других разделах не повлияют. Например, это позволит найти в разделе Законодательствотолько федеральные законы и кодексы (поле Вид документа) по указанной теме (поле Тематика), в то же время и в других разделах будут найдены все документы по этой теме.

Нажмите кнопку «Построить список» или клавишу F9.

Повседневная деятельность секретаря организации неразрывно связана с деловыми бумагами. Пользователям КонсультантПлюс доступна обширная «коллекция» типовых форм документов в банке ДеловыеБумаги раздела «Формы документов».

Все включаемые документы можно разделить на две категории: официально утвержденные формы документов и неофициальные формы документов. К первой категории относятся, утвержденные органами власти: например, договоры, контракты, заключаемые органами власти, формы заявлений, формы отчетности предприятий, страховых, банковских учреждений и др.

Ко второй категории относятся формы документов: различные формы договоров, справок, отчетов, заявлений, расчетов, таблиц, которые хотя и не утверждены официально, но проверены и используются в работе многими организациями, например, договоры поставки, купли-продажи, аренды.

Банк постоянно пополняется свежей актуальной информацией: ежемесячно в него включается 300–400 новых документов. Так, совсем недавно в банке появились типовые формы документов: по долевому строительству и управлению многоквартирными домами (в том числе документы по созданию и деятельности товарищества собственников жилья); по лицензированию деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в сфере транспорта; формы документов сводного финансового отчета и сведений о поступлении и расходовании средств политической партии и многое другое.

С выходом Серии 200 в банке ДеловыеБумаги реализован новый быстрый поиск по названию и тексту документа, при котором запрос в Карточке поиска формулируется простым естественным языком, а слова указываются в любой форме и с любыми окончаниями.

Необходимый документ можно также найти по тематике, по виду документа (например: «доверенность», «договор», «справка») и по номеру типовой формы.

Поиск можно проводить и по таким полям Карточка поиска, как «Разработчик» и «Источник». Под разработчиком понимаются органы власти, которые разработали или утвердили документ (например, Минфин России), либо профессиональные объединения или фирмы, предоставившие документы для включения в банк. Значениями же поля «Источник» являются в основном реквизиты нормативных и ведомственных актов, которыми введены формы документов.

Пример 1.Найдем доверенность на совершение сделок с ценными бумагами.

Шаг 1. Войдем в Карточку поиска раздела «Формы документов».

Шаг 2. В поле «Название документа» наберем поисковую фразу ДОВЕРЕННОСТЬ ЦЕННЫЕ БУМАГИ.

Шаг 3. Нажмем кнопку «Построить список документов (F9)».

Результат. Система находит 3 типовые формы доверенности на совершение сделок с ценными бумагами.

Пример 2. Подготовим должностную инструкцию бухгалтера.

Шаг 1.Войдем в Карточку поиска раздела «Формы документов».

Шаг 2. В поле «Название документа» наберем поисковую фразу ИНСТРУКЦИЯ БУХГАЛТЕРА.

Шаг 3. Нажмем кнопку «Построить список документов (F9)».

Результат. Система найдет 17 документов – должностных инструкций бухгалтера по различным направлениям деятельности, из которых пользователь может выбрать нужный образец.

Официально утвержденные формы документов имеют ссылку на утвердившие их нормативные акты (они содержатся в информационном банке КонсультантПлюс по законодательству). Так, открыв форму заявления о переходе на упрощенную систему налогообложения, в верхней правой части текста мы увидим ссылку на нормативный документ, утвердивший эту форму: Приказ МНС России от 19.09.2002 № ВГ-3-22/495 «Об утверждении форм документов для применения упрощенной системы налогообложения». По этой ссылке мы мгновенно попадем в текст Приказа.

После того как образец документа найден, его можно скопировать в MS-Word. Теперь осталось внести в форму необходимую информацию и составить свой собственный документ.