Саймон Мортон - Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления

Чтобы облегчить процесс, консультант решил не ставить целью создание единого мощного сообщения, а предложил выстроить презентацию вокруг трех сообщений, нацеленных на разные части составного профиля аудитории. Это позволило участникам рабочей встречи переключиться с отчаянного отстаивания своей точки зрения на обсуждение достоинств и недостатков широкого набора сообщений.

Пожалуй, самой сложной была задача масштабной переделки структуры презентации. Мы не просто стремились выйти за рамки простой презентации в PowerPoint, но хотели добавить также бумажную версию и версию для iPad. Функциональность слайдов существующей презентации была изменена кардинально.

Перейдя от обычной линейной презентации к интерактивному инструментарию, мы тем самым подтолкнули докладчиков к более откровенной и разговорной манере взаимодействия с аудиторией, позволяющей сильнее вовлечь слушателей в процесс. Новая структура не ограничивала их последовательным движением от слайда к слайду в лекционном стиле, а допускала детализацию информации и примеров в ответ на интерес аудитории. Это не только устраняло барьеры, но давало также докладчикам возможность гораздо естественнее и убедительнее отвечать на возникшие вопросы.

Количество контента, которое предстояло просеять, было огромным. Опираясь на результаты рабочей встречи по созданию сообщений и общей структуры презентации, консультант предложил всем заинтересованным сторонам своего рода «презентационную амнистию». Соображения были простыми: зерна ценной информации, подкрепляющие три ключевых сообщения, были рассеяны по необъятному множеству слайдов, используемых разными частями большой международной команды.

Важнее всего было то, что новый формат и структура истории позволяли нам в корне изменить сложившееся положение вещей. Многие слайды с обилием текста просто удалялись из презентации вовсе, а все ценные подробности сводились в бумажный документ. Кроме того, благодаря новому интерактивному формату презентации послужной список компании можно было перенести в конец. В итоге слушатели первым делом получали не длинный перечень добродетелей и достижений компании докладчика, а контент, напрямую связанный с их нуждами и чаяниями.

Проект быстро набрал темп, и многие увидели в нем возможность избавиться от набивших оскомину маркированных списков, применив более наглядный подход. Тем не менее мы постарались не отпугнуть тех докладчиков, кому привычнее и спокойнее выступать, когда на слайде есть текст.

На этом же этапе мы озаботились поисками лучшего способа проиллюстрировать контент для каждого из презентационных инструментов: по сравнению с версиями для PowerPoint и iPad бумажный документ по определению содержит больше данных.

Важной частью процесса стало обучение докладчиков тому, как применять новые инструменты, обеспечивая наибольший эффект. Важно было добиться того, чтобы они приняли созданный инструментарий и не относились к нему с подозрением. Готовность воспользоваться новым подходом служила главным критерием успеха: если бы часть команды продавцов взбунтовалась и продолжила выступать перед потенциальными клиентами по-своему, затея провалилась бы.

Важным моментом была персонализация презентации перед каждым выступлением. Речь шла не о простом размещении логотипа потенциального клиента на первом слайде – команда менеджеров по продажам должна была тщательно изучить будущего клиента и добавить в презентацию информацию, которая демонстрировала бы понимание его проблем и взаимовыгодность сотрудничества.

Справедливости ради следует отметить, что радикальная смена подхода и новый формат презентации вызвали определенное сопротивление со стороны отдельных групп менеджеров в отделе продаж. Однако поддержка и уверенность руководства сыграли здесь ключевую роль и помогли убедить последних противников перемен в выгодах нового подхода. Мы со своей стороны способствовали этому с помощью онлайн-тренингов и курсов технического обучения.

В целом новый формат и выбор инструментов произвел фурор среди потенциальных клиентов и докладчиков. Аудитория отмечала гибкость презентации: «Мы чувствовали, что нас слушают», – а докладчики использовали эту гибкость перед потенциальными клиентами по максимуму.

Внутренние коммуникации трудно выстроить правильно. Важные сообщения часто теряются в шуме рабочей рутины (порой – вот парадокс! – именно за счет обилия внутренних коммуникаций, как официальных, так и неформальных). Общекорпоративные рассылки, сообщения на внутреннем портале, совещания – все это на практике не касается подавляющего большинства сотрудников либо связано с задачами, которые можно быстро решить на месте небольшой сплоченной группой.

Внутренняя презентация – прекрасный образец всего хорошего и плохого, что есть во внутренней коммуникации. Намерения обычно благие: «У нас есть важная информация, которой мы хотим поделиться с сотрудниками». (Обычно это финансовые показатели, новая стратегия или приобретения компании.) Однако внутренним презентациям обычно недостает ключевых элементов: вовлеченности аудитории, ясных сообщений, релевантного контента и интересного визуального материала. Они часто выглядят «заношенными» – ведь их не требуется показывать сторонней аудитории. Статус «для внутреннего потребления» как будто дает докладчику право быть небрежным и срезать углы…

На деле внутренние презентации – по-настоящему важный и ответственный проект. Самый важный из всех, над которыми вам доводилось работать. Ясная, задевающая за живое внутренняя презентация способна спасти бизнес, вовлечь и объединить сотрудников, помочь им ощутить вкус успеха. Неготовность потратить достаточно сил на такую коммуникацию равносильна нежеланию вкладываться в компанию и ее сотрудников.

Наш заказчик:международная группа компаний, поставщик ИТ-услуг.

Докладчик(и):председатель совета директоров.