Саймон Мортон - Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления

Однако, как только она перешла в «режим презентации», из приятного профессионала, которому я был готов верить, она превратилась в робота. За двадцать минут и бессчетное количество слайдов она постепенно уничтожила все то доверие, которое у меня возникло было к ней, а также к ее работодателю.

Я спросил ее, почему она решила, что в этот момент нашей встречи нужно приступить к презентации. Ведь как потенциальный клиент я уже был полон позитивной энергии, я растаял и готов был заключать сделку – и вот такой настрой она погубила, достав на свет божий это свое олицетворение смерти от PowerPoint.

Ее ответ меня просто потряс: «Наш директор по продажам говорит, что мы обязаны проводить эту презентацию PowerPoint всякий раз в точности в этом порядке и по этому сценарию».

Выяснилось, что эта компания работала с дизайнерами презентаций, которые настаивали на том, что лучший способ донести свое сообщение – слово в слово доложить подготовленную историю, не отступив ни на йоту . Вкупе с недоверием директора по продажам к своей команде это за несколько минут превратило хорошее деловое предложение в сущий кошмар.

Каждую минуту день за днем во всех уголках земного шара презентации страдают от недостаточной гибкости. Менеджеры по продажам платят за это упущенными возможностями заключить сделку. Менеджеры по маркетингу платят за это репутацией. А самое главное – аудитория платит за это своим временем, а в некоторых случаях, полагаю, даже душевным здоровьем!

Применив к тому же самому предложению идею презентационного микса, мы можем сократить количество слайдов PowerPoint, требуемое компанией, и предложить больше наглядных способов подчеркнуть основные тезисы – будь то набор слайдов, маркерная доска или бумажный блокнот, – чтобы в конце концов позволить менеджерам по продажам делать то, что они умеют лучше всего: общаться и продавать.

Идея презентационного микса обладает мощью, которая делает все это возможным. В следующем разделе на примере «экспериментов» в лаборатории презентаций мы покажем, как именно это происходит.

Разработка методики оптимизации презентаций велась на протяжении многих лет и вобрала в себя опыт, полученный при создании тысяч (без преувеличения) презентаций. Это полностью работоспособный подход.

Но как бы тщательно ни были проработаны разделы этой книги, нельзя не признать: истинная мощь процесса оптимизации становится понятна только тогда, когда мы видим, как он работает в настоящих жизненных ситуациях. Прежде чем самому стать воодушевленным участником этого процесса в своей компании, изучите приведенные здесь подробные примеры.

В основе каждого из описанных случаев лежит тот или иной проект, над которым работала команда из Eyeful Presentations. Примеры подобраны таким образом, чтобы не только показать разнообразие презентационных форматов, применяемых в деловых кругах изо дня в день по всему миру, но и познакомить вас с некоторыми трудностями, с которыми могут столкнуться докладчики. С любой презентацией – будь то коммерческое предложение в стиле «выиграть любой ценой» или внутреннее совещание, на котором предстоит сообщить плохие новости, связано колоссальное психологическое напряжение и огромная ответственность. Поэтому мы решили не раскрывать реальные имена и названия – это позволяет полнее представить предысторию каждого случая и подробнее описать возникшие сложности, а значит, принести больше пользы вам и вашим следующим проектам.

На этих примерах вы увидите, как процесс оптимизации презентаций обеспечивает тот надежный каркас, вокруг которого выстраиваются проработка сообщения, подготовка контента, подбор визуальных материалов и рабочего инструментария. Ни одна из презентаций не похожа на другую, но для всех описанных проектов характерны чувство уверенности в своих силах и вера в успех, источником которых служит разумность подхода, позволяющего сознательно подготовиться к неожиданностям.

Когда вы выходите к слушателям, зная, что можете поведать им яркую и хорошо обоснованную историю, это удивительным образом заряжает энергией и дает силы.

Поэтому давайте перестанем рассуждать о презентациях и перейдем к изучению несколько примеров из реальной жизни.

Тендерная презентация сопровождается мощным накалом страстей, поскольку ставки в ней весьма высоки. Обычно это последнее препятствие, отделяющее от заключения контракта вас и вашу команду, которая готовилась к тендеру. Но сначала вы проведете много часов подряд без сна и отдыха за подготовкой ответа на приглашение к участию в тендере, а затем будете заламывать руки и мерить шагами комнату, дожидаясь начала выступления и чувствуя, как зашкаливает напряжение.

С одной стороны, если вас попросили представить документы на тендер, значит, вы в все еще в игре. С другой – решение, которое может озолотить вас и вашу компанию, сейчас полностью зависит от того, насколько хорошо вы и ваша тендерная команда выступите перед аудиторией. В общем, на карту поставлено почти все. Подумаешь, ерунда какая!..

Наш заказчик:производственная компания средних размеров.

Докладчик(и):генеральный директор.

Аудитория:менеджеры товарных категорий и отдел закупок крупной национальной розничной сети.

Предыстория.Генеральный директор компании обратился к нам, столкнувшись с серьезнейшей проблемой. Его фирма на протяжении многих лет поставляла крупной розничной торговой сети широкий ассортимент продукции. Однако недавно покупатель поставил их в известность, что решил пересмотреть свою стратегию закупок и сократить количество поставщиков с пятидесяти до трех.

Первой реакцией нашего заказчика были ужас и досада. Ужас – потому что такой пересмотр означал бы масштабные сокращения по всей компании (по оценкам заказчика, потребовалось бы уволить до 80 % работников с большим трудовым стажем). Досада – потому что прочные деловые отношения, выстроенные многолетними усилиями самого генерального директора и его предшественника, по всей видимости, обратились в ничто.

Преодолев приступ паники и собрав гору данных о том, насколько ценны для торговой сети продукция, квалификация и опыт его компании, генеральный директор обратился к нам с просьбой поработать над его слайдами PowerPoint.

Подробно и откровенно обсудив с ним ситуацию, мы порекомендовали провести оптимизацию его презентации, чтобы ярче высветить основное сообщение и сделать его созвучным интересам важной для них аудитории.