Саймон Мортон - Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления

На первый взгляд, презентация на бумажном носителе вряд ли заслуживает отдельного обсуждения. Ведь это просто статическая печатная версия слайдов PowerPoint или Keynote, которые обычно ассоциируются с деловой презентацией, верно?

На самом деле за этим стоит гораздо больше.

Такие презентации обычно красиво переплетены, содержат множество страниц и невообразимое количество текста. Хотя они довольно бесцеремонно обходятся практически со всеми известными человечеству правилами презентаций, в некоторых сферах бизнеса их обожают – за огромное количество контента на страницах, битком забитых текстом, за роскошную обложку, которая нравится аудитории, или просто за удобство архивного складирования. Как бы то ни было, финансовые компании никак не могут ими насытиться, инвестиционные компании не способны обходиться без них, а сотрудники фондов прямых инвестиций, завидев их, начинают буквально дрожать от нетерпения.

Мне все это кажется достаточно странным. И, как бы мы ни протестовали, у Eyeful Presentations есть ряд клиентов, которые предпочитают проводить презентации в этом формате для очень конкретной аудитории. Давайте разберемся почему.

Такая помесь документа и презентации дает аудитории практически дословный протокол совещания, но при этом не исключает автоматически использование значимого визуального материала. Книжный макет и структура документа, обычно подготовленные в PowerPoint, позволяют легко использовать большие изображения – не оставляйте без внимания эту возможность.

Кроме того, сложный характер контента дает докладчику и аудитории уверенность в том, что вся необходимая информация в документе есть (ее надо только найти). Следовательно, если присутствующие на совещании решат рассказать о презентации своим коллегам, они вряд ли исказят ваше сообщение.

Невзирая на мое очевидное недовольство этим форматом презентации, он гораздо предпочтительнее того проклятия совещаний, которое называют «слайдомент». Это слово придумал уважаемый Гарр Рейнолдс, чтобы как-то описать тот ужас, который получается, когда слов на слайдах слишком много для того, чтобы презентация могла служить визуальным инструментом, но слишком мало для того, чтобы это считалось полноценным документом. Здесь не бывает компромисса.

К слову, есть способ создать эстетически приятную бумажную презентацию из слайдов PowerPoint или Keynote, используя раздел «Заметки», который есть в каждой из этих программ [7]. Эта часто упускаемая из виду функция позволяет располагать блок с заметками докладчика так, чтобы печатный документ содержал не только визуальный ряд, использованный в презентации, но и все обилие текста, необходимого для такой презентации.

Самые бурные споры в отношении бумажных презентаций вызывает вопрос о том, что это все же такое: презентация или визуальный документ? Проводить презентацию по визуальному документу весьма непросто, потому что можно запросто скатиться к зачитыванию вслух больших фрагментов контента (искушение особенно велико, если вы нервничаете).

Тем самым презентация может легко стать барьером между вами и вашей аудиторией, что, разумеется, диаметрально противоположно вашим целям. Выстраивать взаимопонимание с аудиторией и вовлекать ее в процесс презентации лучше всего через совместный опыт – а в этом бумажный документ не большой помощник.

Достоинство бумажной презентации, перевешивающее все ее недостатки, состоит в том, что это – бесценныйинструмент для мероприятий, следующих за окончанием презентации.

Из-за жестких графиков и повседневного хаоса деловой жизни на презентации не всегда присутствуют абсолютно все, кому нужно ее услышать. Может случиться так, что одному из ключевых людей, принимающих решения, не удается попасть на презентацию, где вы излагаете свое предложение, и ваше сообщение ему перескажут его коллеги. Другой вариант – презентация перед внутренней аудиторией, которая хочет осмыслить ваши рекомендации, прежде чем начать действовать в соответствии с ними. В таких случаях бумажная презентация, дополняющая мероприятие, просто неоценима.

Бумажную презентацию лучше всего использовать как инструмент для последующего подкрепления вашего сообщения, особенно если ключевые заинтересованные лица не смогли лично присутствовать на совещании.

Этот тип презентации можно использовать также для работы с очень специфической аудиторией финансистов, о которой мы говорили ранее, или там, где общепринятые подходы почему-либо неуместны. (Это деликатный способ сказать, что если аудитория не приемлет ничего другого, то вы должны применить этот подход просто из уважения к ней.)

Как все это великое множество сценариев, инструментов и стилей применяется в реальной жизни? Легко ли использовать презентационный микс в таких ситуациях, как встреча для продажи? В качестве ответа на эти вопросы я хочу поделиться одной историей.

Однажды я работал в Великобритании с компанией, у которой были серьезные проблемы с ее презентацией. Наши взаимоотношения начались с того, что они не очень удачно попытались продать нашей интенсивно растущей компании услуги по управлению персоналом.

Проблема была не в их менеджере по продажам: девушка была вполне представительна, хорошо знала контент, гордилась продукцией компании и вполне осмысленно проводила встречу.

Проблема была не в слайдах (хотя они были немыслимо «корпоративными» и несколько более официальными, чем следовало бы).

Проблема была и не в сообщении: у них было хорошее предложение и довольно ясное видение того, какое влияние это предложение может оказать на нашу компанию.

Проблема была в том, как их менеджер по продажам проводила презентацию. Все шло очень хорошо, пока она не включила ноутбук. К тому моменту она уже наладила с нами хороший контакт (очевидно, изучив нашу компанию заранее), задала мне ряд осмысленных и разумных вопросов, а на все мои вопросы ответила четко и уверенно.