Лиззи Пост - Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе

Завершение письма

Обратите внимание на то, что сопроводительное письмо, приведенное на стр. 71, завершается предложением действий. В точности исполняйте все свои обещания. В вашем письме должен содержаться номер личного телефона, чтобы с вами можно было связаться. Если звонить вам можно только в определенное время, сообщите и эту информацию тоже. Проверьте сообщение на своем автоответчике и голосовой почте – они должны быть разборчивыми, профессиональными, и в них должно обязательно содержаться ваше имя.

Завершайте письмо вежливой, но не чрезмерной благодарностью

Желательно закончить письмо фразой типа: «Благодарю за то, что уделили мне внимание» или «Благодарю за то, что вы рассмотрели мое обращение».

ПРИМЕР СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Перед вами пример профессионального сопроводительного письма, которое обязательно обратит на себя внимание. Оно написано по рекомендации руководителя. Это письмо написано без запроса, и в нем учтено то, что подобной вакансии в компании может и не быть. Обратите внимание на то, что автор перечисляет ряд конкретных, проверенных на практике навыков, которые можно использовать на новом месте работы, – она уделяет внимание бухгалтерской работе, а не работе начальника службы управления движением, так как хочет продолжать работу именно в сфере бухгалтерии. Кроме того, она приводит конкретные, но не конфиденциальные цифры, доказывающие успешность осуществленного ею проекта. Единственное личное замечание автора – о переезде в родной город – связано с работой, поскольку подтверждает ее знания территории, где располагается новая компания.

Уинстону Р. Смиту

Вице-президенту по финансовым вопросам

Рекламного агентства «Биг Банг»

4321 Криэйтив Бульвар

Чикаго, Иллинойс, 60000

Уважаемый мистер Смит, моя коллега по компании «Флотсам, Джетсам энд Ассошиейтс» Мередит Грегори посоветовала мне обратиться к Вам по вопросу возможности работы в бухгалтерской службе агентства «Биг Банг». Шесть лет работы в должности начальника службы управления движением дали мне представление о практически всех аспектах бизнеса. Но более всего меня всегда привлекали прямые контакты с клиентами.

Два года назад, помимо своих обычных обязанностей, я стала работать бухгалтером в небольшом подразделении компании «Биг Чиз Фуд Продактс», «Фидо Дог Фуд». Работа оказалась серьезной, напряженной и всегда приносила мне большое удовлетворение. Теперь я планирую полностью переключиться на работу в сфере бухгалтерии.

Я очень горжусь тем, чего мне удалось добиться в компании «Фидо». Мне удалось провести кампанию по репозиционированию, которая превратила бренд из обычного дженерика в крупного регионального производителя. За два года «Фидо» заметно расширила торговую сеть, увеличила линейку продуктов и добилась прироста продаж на 73 процента. Это пошло на пользу и «Флотсам» – обороты увеличились в четыре раза, с 500 000 до 2 миллионов долларов.

Почему я решила оставить такое перспективное предприятие? В компании «Флотсам» меня считают «начальником службы регулирования движения со знанием бухгалтерии», поэтому здесь я не смогу целиком и полностью переключиться только на бухгалтерию. Компании «Биг Банг» я могу принести широкие бухгалтерские знания в области продвижения продукта и обслуживания клиентов. Меня всегда восхищала система стратегического планирования Вашей компании и ее творческие проекты. Кроме того, мне уже давно хочется вернуться в Чикаго – ведь это мой родной город.

Миссис Грегори сообщила мне, что будет встречаться с вами на конференции по маркетингу на следующей неделе. Поскольку я знаю, насколько плотная программа у подобных мероприятий, то мне хотелось бы перезвонить Вам через две недели, чтобы узнать, сможем ли мы встретиться. (В случае, если Вы захотите со мной связаться, то это можно сделать в дневное время по телефону 212–555–1212.) Я понимаю, что в данное время в Вашей компании может и не оказаться вакансий, но мне хотелось бы обсудить возможные перспективы сотрудничества с «Биг Банг».

Благодарю Вас за внимание к моему письму,

Искренне Ваша,

[ПОДПИСЬ]

Дороти Б. Гейл

Поздравляем! Ваши навыки – способности и опыт, о которых вы писали в резюме и сопроводительном письме, – произвели впечатление, и вас пригласили на собеседование. Теперь настало время выделиться из череды претендентов и успешно «продать себя». Здесь придется положиться на навыки работы с людьми. Ваш профессиональный повод очень важен, но на собеседовании не менее важен ваш настрой, внешность и умение вести себя. Все это может либо принести вам победу, либо полностью уничтожить шансы на успех. Помните: собеседование – это ваша возможность построить гармоничные отношения с тем, кто его проводит. А этикет предназначен именно для этого – для построения отношений.

ПЯТЬ ГЛАВНЫХ ФАКТОРОВ

Иногда количество информации, необходимой для подготовки к собеседованию, просто подавляет. Обратите внимание на пять главных факторов, и вы сможете значительно повысить свои шансы на получение работы.

1. Не опаздывайте

2. Подготовьтесь

3. Оденьтесь соответственно

4. Улыбайтесь, говорите четко, смотрите собеседнику прямо в глаза

5. Дважды поблагодарите собеседника.

1. Не опаздывайте

Вариантов тут быть не может. Опоздание есть опоздание, пусть даже всего на одну минуту. Советуем вам заранее подъехать к месту проведения собеседования, чтобы точно знать, сколько времени потребуется на дорогу. Добавьте к этому еще десять-двадцать минут на всякий случай. Приехав на место, зайдите в кофейню или подождите на улице, чтобы войти за пять минут до назначенного времени. Идеально!

Ожидая, будьте сердечны и дружелюбны. Ведите себя профессионально – то есть не слишком фамильярно – по отношению ко всем, с кем встретитесь. Никогда не знаешь, насколько влиятельна секретарша или помощник.

ВОПРОС.Я бы хотел узнать ваше отношение к весьма, по моему мнению, неприятной тенденции: соискатели приезжают на собеседование слишком рано. В мои должностные обязанности входит проведение собеседований, и я заметил, что кандидаты приезжают все раньше и раньше. Порой из приемной мне сообщают, что кандидаты приезжают за полчаса до назначенного времени. У меня напряженный график работы, и я не могу выйти поздороваться с ними, хотя мне неприятно, что кому-то приходится ожидать меня в приемной. Интересно, что вы думаете об этом.