Джон Джестон - Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

• дает визуальное представление обменов между действиями и процессами.

Дорожки можно применять с уровня 3 (перечень сквозных процессов) и далее, поскольку на этих уровнях отдельные процессы и лежащие в их основе действия могут распределяться между сотрудниками и структурными подразделениями.

Модель процессов «пять колонок» дает общий вид источника, ввода, вывода и назначения каждой деятельности и может быть в текстовом виде (т. е. таблица) или в виде блок-схемы (см. табл. П .1).

Колонки определены так:

1. Источник: исходный пункт действия.

2. Ввод: необходимые ресурсы (документы или информация) для действия.

3. Действие: действия и точки выбора (также должно быть указано, кто выполняет данное действие).

4. Вывод: результат (документ или информация) действия.

5. Назначение: конечное назначение вывода, созданного действием; может быть архив или следующее действие.

Основное достоинство модели процессов «в пять колонок» в том, что это лучший способ текстового описания процессов, когда нет инструментального средства моделирования и управления процессами.

Кое-кто применяет трехколоночную (ввод, действие и вывод) или четырехколоночную схему (действие, лицо, документ и система), но они не дают ясной картины связи различных действий друг с другом, а это один из основных вопросов подготовки моделей.

Одной из первых задач совещания на этапе понимания является формирование рамочной среды для проведения серии дальнейших совещаний. Как правило, это делается в форме презентации для бизнеса и некоторых членов группы проекта. Ниже приводится возможное содержание такой презентации.

1. Повестка.

1.1. Введение.

1.1.1. Как будут проходить практические совещания этапа понимания.

1.1.2. Роли и обязанности участников.

1.1.3. Объем проекта и данного этапа.

1.1.4. Что такое управление бизнес-процессами? (Не все участники понимают это, так что краткое пояснение или презентация не помешают.

1.2. Согласованный перечень сквозных процессов.

1.3. Матрица выбора процессов организации.

2. Регламент или положение о практических совещаниях.

3. Чего ожидают/на что рассчитывают участники практических совещаний (организатор совещаний должен понять, отличаются ли ожидания участников от запланированных, и если да, то внести корректировки).

4. Объем проекта – подтвердить его и довести до понимания каждым участником.

5. Цели проекта – обеспечить понимание цели проекта каждым участником.

6. Конкретные итоги этапа понимания – обеспечить понимание всеми участниками ожидаемых итогов по окончании практических совещаний.

7. Возможно, показать несколько картинок инструмента моделирования, который будет использоваться, с описанием создания моделей и их типов (нет необходимости детальной демонстрации инструмента моделирования, поскольку на практических совещаниях он будет использоваться реально).

8. Повестки отдельных практических совещаний – у каждого совещания должна быть своя согласованная повестка и формат. Наше предложение:

8.1. Краткое изложение и подведение итогов предыдущих заседаний.

8.1.1. Обсуждение и рассмотрение работ, выполненных после окончания совещания группой проекта.

8.1.2. Что должно быть сделано после предыдущего совещания.

8.1.3. Проведение заседаний совещаний по обсуждению и моделированию процессов.

8.1.4. Предметные специалисты подводят итоги этих заседаний.

8.1.5. Что нужно сделать вне работы совещаний к следующему совещанию.

8.1.6. Согласование повестки и моделируемых бизнес-процессов, которые будут рассматриваться на следующем совещании.

При моделировании процессов должны учитываться следующие соображения:

• цели и аудитория модели: перед моделированием нужно определить цель и аудиторию данной модели процесса. Часто приходилось наблюдать, что модели процессов используют больше людей и в более широком диапазоне целей, чем предполагалось вначале;

• утверждение и руководство: перед моделированием нужно определить, кто будет утверждать и поддерживать модели процессов. Очень часто после завершения проекта приходилось слышать от участников, что если бы они знали, что будут формально утверждать данные модели процессов, то более активно участвовали бы в работе;

• ОБЩИЙ вид: первый шаг моделирования процессов – определение места данного процесса в общей структуре процессов организации, а затем дальнейшая детализация процессов. Это даст участникам необходимый ОБЩИЙ вид;

• шаги модели процессов: здесь важно определить четкую последовательность шагов по разработке, обсуждению, утверждению и поддержке моделей процессов, а также обозначить роли и обязанности различных людей;

• стандарты и эталонные модели: определить применимые стандарты и эталонные модели.

Сформулированы следующие принципы моделирования {14}:

• принцип корректности . Модель должна иметь корректный синтаксис и семантику. Метод должен быть всесторонним и согласованным, а модель соответствовать ему. Только после этого модель может проверяться на соответствие реальности при помощи средств моделирования, и распространяться среди других специалистов моделирования и бизнес-пользователей. «Строго придерживайтесь метода моделирования (большей частью)» ;

• принцип релевантности . Характеристики следует моделировать, только если они отвечают цели модели. Слишком детальное моделирование отвлекает время, ведет к лишним затратам и запутывает людей. В целом, если модель занимает больше двух страниц формата A4, моделирование излишне подробно. «Не пытайтесь моделировать Вселенную» ;

• принцип цены выгод . Усилия по сбору данных и созданию модели должны отвечать ожидаемым выгодам. В целом около 80 % выгоды проистекает из 20 % затраченных усилий. Извлечение остальных 20 % выгод потребует вложения еще 80 % усилий. «Знайте, когда остановиться» ;

• принцип ясности . Модель должна быть понятной, и чтобы ей можно было пользоваться. Модели бизнес-процессов сложны, поэтому разбивайте модели на обозримые части, которые вкладываются в общую структуру. «Делайте модели проще. Вычурные модели часто запутывают» ;

• принцип сравнимости . Инструментальное средство моделирование может быть очень мощным. Его можно применять различными способами, чтобы получить один и тот же результат. Реальные выгоды приносит общение. Нужно делиться информацией. Для этого необходимо принять общий подход к методам моделирования с помощью инструмента моделирования. «Определите стандарты и следуйте им» ;