Дэвид Перл - Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Распределять различные аспекты собрания по соседним комнатам весьма полезно, даже если вы располагаете небольшим пространством.

Обставляя конференц-зал, позаботьтесь об удобных креслах, которые можно двигать с места на место: тем самым вы без лишних усилий сможете менять взаимное положение участников собрания. Заодно разгрузите позвоночники своих коллег, им не придется целыми днями на манер таксиста выворачивать себе шею, пытаясь рассмотреть одновременно и вас, и экран и наживая себе травму, которую лично я именую «Синдромом конференции в стиле кафе».

И еще кое-что я бы взял с собой даже на необитаемый остров (хотя туда-то зачем?). Это стол-пианино. Я видел такой в «Хабе», фантастически обустроенном месте для совместной работы фрилансеров в Амстердаме. Такой стол полностью соответствует голландской концепции Gezellig. В точности нам этого слова не передать, но приблизительно – «уютность, домашность». Создатели «Хаба» твердо уверены, что работать нужно в теплой дружеской обстановке и пусть где-то в отдалении играет музыка.

Подводя итоги: обстановка собрания столь же важна, как и то, что на нем обсуждается. Для эффективности встрече требуется определенным образом обустроенное пространство и время. Обратите внимание не только на картину, но и на раму, и используйте все, что предлагает вам окружающее пространство.

Прежде чем мы завершим путешествие по миру реальной встречи, посетив также область «содержания», уделим минутку обсуждению виртуальной встречи.

Для начала, разомните ноги, прогуляйтесь по офису, пните кошку и/или выпейте стакан воды. Большинство людей даже не догадывается, как много энергии и внимания требует виртуальная встреча.

Вернулись? Готовы к бою? О’кей.

Раньше в этой же книге я много рассуждал насчет изъянов, обеспеченных современными технологиями «псевдовстреч», теперь же настала пора обсудить, как выжать побольше из современных средств связи.

Бизнес все глобализируется, компании распространяются по всему миру, и одновременно растет озабоченность финансовыми и экологическими последствиями бесконечных перемещений на автомобилях и самолетах. Неудивительно, что с каждым днем изобретаются все новые способы соединить нас виртуально, не принуждая к передвижению в пространстве.

Мгновенные сообщения, карманные компьютеры, теле-, видео– и вебсеминары, вики, объединенные коммуникации, технология присутствия… Список растет и растет. Пока вы прочтете эту книгу, глядишь, и слайды PowerPoint научатся передавать прямо вам в глаз…

Все, кто пользуется этими технологиями или экспериментирует с ними, подтвердят: у любой из них есть свои преимущества и изъяны. Мы посвящаем специальные программы освоению новых коммуникационных технологий. Здесь не место вдаваться в детали, вместо деталей я назову вам несколько фундаментальных принципов, которые работают в любой ситуации.

Прежде всего: какие бы новые технологии ни изобретались, фундаментальные основы собраний никогда не поменяются. Действуют те же правила – разве что с большей силой.

Досадно, однако: сберегающие труд гаджеты, как правило, прибавляют нам работы. Припомните, как вы трудитесь, очищая высокоскоростную соковыжималку от мякоти трех апельсинов. Поскольку послать электронное письмо куда проще, чем бумажное, мы стали писать их гораздо чаще, и время, сэкономленное за счет прогулок на почту, с избытком тратится на разгребание переполненного виртуального ящика.

Благодаря технологиям мы можем теперь общаться куда с большим количеством людей, но тем паче от нас требуется повышать уровень общения: резко возросли неблагоприятные последствия неудачного слова, досадного промаха.

Именно из-за этого усиливающего эффекта коммуникационных технологий я рекомендую клиентам рассматривать виртуальные встречи скорее как радиотрансляцию, нежели в качестве нормального общения.

Современный человек проводит немало времени перед телевизором, созерцая передачи и фильмы со спецэффектами – реальнее реальности, – тщательно проработанными и снятыми за немалые деньги. Мы сделались уже не просто потребителями массмедиа – гурманами. Глаза и уши все подхватывают и сортируют. Ожидания завышены, разочарование караулит за углом.

Учтите это при подготовке теле– или веб-конференции. Было время – только флагманам индустрии требовалась особая подготовка в области коммуникационных технологий. Теперь эти технологии повсюду. Мы все участвуем в теле– и радиопередачах (что такое YouTube, если не самодеятельное телевидение?), и нам пора совершенствоваться в этой игре.

Конечно, вы уверены, будто обладаете природным обаянием Джорджа Клуни или Мерил Стрип и что это обаяние безо всяких усилий само собой передастся зрителям через посредство веб-камеры. Увы, Джордж и Мерил основательно работают над собой, чтобы добиться «природного обаяния» – придется поработать и вам.

В этой ситуации еще большее значение придается контексту. Участники телеконференции находятся в слепом полете, их единственным органом восприятия становится слух. Чтобы общение состоялось, люди должны понимать, на каком этапе находятся, кто рядом с ними и куда они идут. Дикторы, ведущие теленовостей и диджеи владеют искусством деликатно взять слушателя за руку и повести его в это путешествие – с закрытыми глазами, но с открытыми ушами.

«Спасибо, мистер Натт. С нами был министр транспорта, Джон Натт высказал свое мнение по поводу недавнего кризиса. Теперь мы ждем на “Авторадио” ответа миссис Дженевьевы Болт. Она – мэр города, оказавшегося на пути гигантского нового шоссе. Но прежде чем мы начнем разговор, напоминаем: нам важно ваше мнение, звоните нам сейчас на 123 4567 890».

На тренингах по виртуальным встречам мы активно поощряем клиентов вести телеконференции в режиме «звонка в студию». Представляете, насколько возрастает энергетика самого заурядного телефонного разговора, если вообразить, будто его слушает радиоаудитория. Когда я сам участвовал в радиоинтервью или музыкальных передачах, я ощущал, как мой пульс ускоряется при виде красного сигнала «Эфир». С виду – приятельский разговор с ведущим, но внутренняя концентрация достигает 110 %. Шанс пообщаться с миллионами – и шанс осрамиться прямо перед ними – удивительным образом способствует сосредоточенности. Эту энергию можно направить в русло телеконференции, и это будет бомба!