Дэвид Перл - Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Более того, эффективное слушание по телефону подразумевает восприятие не только сказанного, но и несказанного . Если вы хотите сделаться специалистом в этой области, отмечайте, кто не высказался, и поощряйте этих людей говорить. Также научитесь чувствовать, что кто-то хотел бы сказать больше, однако нуждается в поощрении.

Поскольку на виртуальную встречу уходит много сил, люди быстро устают, внимание рассеивается. Гораздо лучше разбить обсуждение какой-либо проблемы на несколько кратких бесед, нежели устраивать марафон, который всем участникам будет не под силу.

Опять-таки воображаем себя в роли дикторов: реклама, сообщения о погоде, последние новости предоставляют слушателям паузу, во время которой те успевают отдохнуть и восстановить способность к восприятию. На реальных встречах я люблю прибегать к колокольчику, вроде того, который используют в старинных гостиницах. Каждые 20 минут (дольше нормальный человек оставаться сосредоточенным не способен) этот колокольчик тенькает, и участники получают несколько секунд на то, чтобы включить свою собственную кнопку перезагрузки. Заодно видно, как и на что расходуется время.

Такой же «колокольчик» мог бы звонить и на виртуальной встрече. Если вы используете систему показа слайдов, вставьте яркий слайд с надписью «Дзинь!».

Сколь бы замечательную технику ни выдумывали, как бы высока ни была скорость передачи данных и пропускная способность, ничто не сравнится с богатством информации, которую человеческий мозг с головокружительной стремительностью загружает на реальной встрече.

Может быть, мне придется взять свои слова обратно в будущем году, когда появится трехмерный голографический телепортер, но до тех пор я вправе утверждать, что прямому общению нет равной альтернативы, особенно если ставки высоки. Барбара Стокинг формулирует кратко и резко:

«Проводите свои телефонные и видеоконференции, но, если вы никогда не виделись с этими людьми, толку мало, тем более в важных делах. Только после качественной встречи лицом к лицу имеет смысл продолжать общение в виртуале».

Социальный философ Чарльз Хенди свидетельствует о том же:

«Голос в телефоне бестелесен. Видео помогает, но до определенной степени… Если вам нужен подлинный контакт, надо сунуть ноги под один и тот же стол».

Вместе со своей женой Лиз Чарльз исполняет эту заповедь буквально и уже много лет приглашает знакомых в свой лондонский дом на ставшие знаменитыми завтраки. Я – один из многих сотен гостей, кто действительно сунул ноги под кухонный стол Хенди и обсуждал с ними свои и их мечты и планы.

– Лиз приглашает только тех, у кого имеется проект или проблема, – поясняет Чарльз. – Каждый знает, что ему отводится ровно час. Прекрасная возможность для гостя подумать вслух, а мы, если только сумеем сдержаться, молчим и слушаем. И если у гостя есть вопросы, он, как правило, сам же и находит ответы.

Почему завтрак на кухне лучше звонка по скайпу?

– Потому что это особое место. Завтрак на кухне сближает. Под конец мы уже переходим на «ты».

В нашем мире, где все стараются экономить деньги и время, не всегда удается воспользоваться такой роскошью – «сунуть ноги под один стол», пообщаться лицом к лицу. Реальная встреча приобретает повышенную ценность. Тем паче нужно постараться извлечь из нее побольше.

Зачастую повестка дня собрания оказывается перенасыщенной, содержание не отвечает потребностям фирмы. Секрет в том, чтобы пореже собираться и почаще продумывать содержание встреч. Мы заканчиваем краткое путешествие по миру собраний там, где большинство начинает и на что тратит больше всего времени: наконец-то поговорим о содержании.

Мир сделался сложным, изменчивым, порой путанным, и нам естественно цепляться за то, что можно записать, распечатать, подержать в руках. Например, за программу встречи. За несколько недель, порой за несколько месяцев (если речь идет о ежеквартальной или ежегодной встрече) мы садимся и усердно разрабатываем ее план.

Обычно именно содержание кладется в основу встречи. Контекст упоминается – при рассылке приглашения, – но достаточно бегло. Про цель вообще не говорят. В результате встречи, как мы уже говорили, богаты темами, но бедны смыслом. Много «что» и мало «почему».

Если собрание крупное или важное, то, чтобы записать его план, может порой понадобиться внушительная – толщиной в несколько сантиметров – пачка листов, при этом каждый пункт повестки дня обязательно будет зафиксирован, хронометрирован, согласован и систематизирован. 11.17–11.22: печенье (в т. ч. без глютена); в 22.14 – биопауза.

Это я называю «синдромом кебаба». В те три солнечных дня, которые выпадают ежегодно на долю Соединенного Королевства, мужчины, обычно непригодные для домашних дел, стирают пыль с жаровен и берутся за барбекю. Они тащат мясо всех сортов, овощи, порой и ломтики ананаса, и все это нанизывают на вертела – слишком много всего, слишком тесно, куски мешают друг другу прожариться. Пройдя испытание огнем (растопка – уголь – еще растопка и плеснуть бензина) полусырой и полуобугленный кебаб является на стол и будет съеден, хотя вряд ли будет переварен. Неаппетитная аналогия, зато верная: точно так же на собрании разнородные материалы нанизывают вплотную друг к другу, недожаривают, а потом не могут переварить. Гурман не может быть прожорой. Прекрасное собрание, как прекрасную еду, нужно изящно сервировать. Только фастфуд швыряют и поглощают кое-как. Rolls-Royce весь продуман от шасси до багажника, а Trabant собран из готовых частей. Так вот, изучив наш путеводитель по собраниям, вы уже поняли, что собрание сервируют, а не собирают из готовых ингредиентов.

В план включается все то, что предстоит сделать. Это список и последовательность шагов, которые вы считаете нужным совершить во время собрания.

Не знаю, принадлежите ли вы к числу поклонников таких списков – лично я нет. Прежде я составлял их, но всегда жестоко перегружал. И у меня не получается следовать им. Вечно галочек оказывается существенно меньше, чем минусов. И потом этим спискам конца нет. Занести очередной пункт в план легко, а вот избавиться от него – трудно.

Кстати, и на этот случай имеется хорошее упражнение. Попросите членов своей команды или коллег составить список из десяти самых важных вещей. А потом пусть вычеркнут все, кроме трех самых главных, и полностью сосредоточатся на них (с тремя-то мы справимся…).