Дэвид Перл - Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Моя соседка, синьора Анна, однажды спросила меня, с какой стати мы, лондонцы, переехали в сельскую местность Италии. Я сказал ей, что мы искали спокойной и размеренной жизни, tranquillita, и она удивилась, даже посмеялась слегка. По мере того как мы ближе знакомились с Пьемонтом, мы начали понимать, что в жизни немолодой синьоры Анны тоже хлопот хватает. Фруктовый сад и виноградник – это поле неустанной, круглосуточной битвы с погодой, насекомыми, птицами, грызунами и заразными болезнями. А еще – сбор урожая, просушивание, бланширование, варка, процеживание, консервирование. А еще – ежедневная уборка, вытереть всюду пыль и намыть, отдраить до блеска все поверхности… Да, Пьемонт красив. Но чтобы свободен от хлопот и забот? Вот уж нет.

В нашей природе заложено желание быть востребованным, быть при деле. И хоть мы и жалуемся, но не хотим ничего делать, чтобы освободиться от хлопот.

Нужно потратить время, чтобы сэкономить время. В XVII веке философ Блез Паскаль извинился за чересчур длинное письмо знаменитым парадоксом: «У меня не было времени написать короткое». Все просят сделать презентацию покороче, но когда сами ее готовят, убеждаются, что проще оставить 60 слайдов, чем ломать себе голову, как выбрать ключевые три. И на встречах тоже нужно отвести время для экономии времени. Где же взять это время?

Ответ: в паузах.

У меня есть клиент по имени Оскар, он руководит крупным международным бизнесом и занят всегда. Его расписание забито вдвое плотнее расписания нормальных людей, и все же он не суетится. Я хотел выяснить, как же ему удается сохранять спокойствие. И вот однажды мы с ним участвовали в конференции по телефону и подключились раньше остальных участников. Я сидел в Лондоне, Оскар – на пассажирском сидении BMW 7 где-то во Франкфурте. Пока мы ждали, я спросил, чем он обычно занимается в эти пустые минуты перед началом переговоров. Повисла долгая пауза, а потом Оскар ответил одним словом: «Отдыхаю». В паузы между мероприятиями он нажимал кнопку перезагрузки.

Мы все можем делать то же самое. Перед собранием, после собрания и на самом собрании всегда найдется пауза. Пусть короткая, но если сложить эти моменты, выйдет уже достаточно времени, чтобы отдохнуть, подумать, приготовиться, изобрести что-то. Физики говорят, что вселенная состоит в основном из пустот на субатомном уровне. Так и самое плотное расписание состоит в том числе из пустот.

«Времени нет дух перевести», как говорится. Иногда на собраниях я вижу это воочию. Люди так заняты своей занятостью, что дышать перестают. А вообще-то дышать не вредно. Дыхание не только поддерживает в нас биологическую жизнь (не стоит вовсе о ней забывать), но и не зря ассоциируется с вдохновением.

Все традиционные способы приобретения мудрости, тренинги саморазвития, боевые искусства непременно включают в себя технику дыхания. Общая тема, насколько я понял, проста: используй свои легкие, раз они тебе даны . Дыши ровнее, и успокоишься. Дыши глубже, и мыслить будешь глубже. В общем, вы поняли. Набираете в легкие побольше воздуху, в теле открываются новые пространства – и в разуме тоже.

Но это еще не все.

Вы замечаете паузы в собственном дыхании? Как существа, ориентированные прежде всего на деятельность, мы видим в акте дыхания именно два акта, вдох и выдох . Мы порой даже выполняем команду: «Дышите!» Но паузы между вдохами и выдохами? Тот момент, когда тело не вдыхает и не выдыхает, ничего не делает? Попробуйте проследить.

Я только что хронометрировал обычный цикл вдох-выдох-вдох. В спокойном состоянии он занимает у меня 12 секунд, и 7 из них Я НИЧЕГО НЕ ДЕЛАЛ. Тело наслаждалось кислородом, которым я его заботливо снабдил, и собирало по всем уголкам углекислый газ, чтобы избавиться от него. В эти секунды легкие пребывали в покое. И когда я заметил это, я обрел покой.

Представьте: вы бросаете в воздух теннисный мячик. Он летит вверх, вверх, а потом начинает падать. Но, если снять траекторию мяча на камеру и просмотреть в замедленном режиме, вы убедитесь: есть мгновение, когда он не поднимается и не падает. Мяч висит в невесомости. Зазор между двумя движениями, миг, когда мяч не двигается, не делает ничего.

Приятно осознать, что в любых повседневных делах скрываются такие зазоры, мини-праздности, мини-праздники. Чем чаще вы их замечаете, тем больше их у вас будет. Рассмотрите твердый предмет под микроскопом, и вы увидите поры. Точно так же можно рассмотреть свой день. Загляните в свое расписание. Между кучей дел, которые вы туда впихнули, найдутся зазоры. И даже в самих делах, звонках, переговорах есть поры, есть пора.

Начнете замечать эти паузы, и у вас появится время. Это драгоценное время вы используете для того, чтобы осуществить наконец перемены.

Вспомните нашу анатомию собраний, продумайте, зачем вы звоните и чего хотите добиться. Мысленно представьте себе других участников разговора и более широкий контекст вокруг этих переговоров. Наконец, уже набирая номер, переберите в уме пункты содержания. Попрактиковавшись, вы научитесь укладываться в 10 секунд. Мне лично плевать, насколько вы заняты, какая важная шишка. У вас есть 10 секунд.

Разумный человек не станет перегружать собрания, но если вы вернулись к дурной манере втискивать все на свете в повестку дня и пункты уже не умещаются ни на бумаге, ни во времени, все равно остаются паузы.

То, что вы видите на бумаге, не может соответствовать реальности. Страница плотно заполнена, один пункт пригнан к другому, точно смазанные известкой кирпичи. Но в реальности хоть застраивайте весь участок, все равно кое-где проглянет земля и трава. И я всегда прошу руководителя встречи обратить внимание на эти связующие моменты. Именно сейчас он может вдохнуть энергию в собравшихся, побудить их задуматься, выявить смысл, подвести существенные итоги, оживить угасающий разговор. Когда клиент сует мне в нос перегруженное расписание встречи, я внимательно всматриваюсь в пробелы между пунктами и воображаю, сколько шалостей можно себе позволить в эти зазоры времени.

Я уже предлагал революционно настроенным людям сразу хвататься за выводы. Ну вот теперь и я ухвачу их.

Я мог бы оглянуться на пройденный путь, на выявленные различия между «почти встречей» и настоящей встречей, на те «почему», «кто», «как» и «что», из которых состоит архитектура настоящего собрания, вновь перебрать семь основных типов собрания, семь красок на вашей палитре, подкинуть идеи, как повеселее переменить нынешний обычай проводить встречи и как закрепить перемены.