Ричард Ньютон - Управление проектами от А до Я

Заказчик вправе рассчитывать, что готовый продукт будет соответствовать выдвинутым им требованиям. С этой целью перед передачей его заказчику проводят тестирование, конечно же, в соответствии с типом полученного продукта. Новый автомобиль тестируют совершенно иначе, чем компьютерную программу или построенное здание. Однако тестирование необходимо проводить в любом случае, если вы хотите быть уверены, что результаты работы отвечают ожиданиям вашего заказчика.

Хотя характер тестов варьируется, есть ряд общих вопросов, которые обязательно надо решить при тестировании:

• Все ли результаты получены?

• Все ли работает?

• Работает ли готовый продукт так, как надо по плану?

• Соответствует ли качество продукта ожидаемому?

• Оговорил ли заказчик критерии или процесс приемки работ; отвечает ли готовый продукт этим критериям?

Если вернуться к нашему примеру с переездом в новый офис, то в этом случае в рамках тестирования вам нужно проверить:

• установлены ли все столы, стулья, компьютеры и телефоны;

• установлен ли каждый комплект оборудования так, чтобы сотруднику было удобно работать;

• соответствует ли гигиеническим нормам освещение рабочих мест и насколько удобен доступ к розеткам;

• работает ли каждый из компьютеров и все ли программы установлены;

• работают ли телефоны и легко ли соединиться с нужным вам номером.

Более подробная информация о тестировании дана в Приложении.

Удостоверившись в функциональности продукта, вы должны передать его на эксплуатацию. В одних случаях можно просто сдать работу заказчику, в других – требуется внедрение продукта и, например, проверка на совместимость. (Если в ходе проекта была разработана новая компьютерная программа, необходимо, чтобы она была совместима с остальным ПО заказчика.) Нужно ознакомить заказчика с особенностями работы полученного продукта и при необходимости провести обучение персонала.

Способы передачи продукта на эксплуатацию во многом зависят от характера самого продукта. Приступая к выполнению этой работы, необходимо найти ответы на следующие вопросы:

• Готовы ли заказчики к получению продукта? Например, если вы собираетесь устанавливать новую мебель в офисе, проверьте, подготовлен ли офис, или в нем сейчас работают и мебель ставить некуда.

• Является ли для заказчика готовый продукт новой разработкой или призван стать заменой устаревшего? Как вы планируете помочь заказчику осуществить эту замену? Допустим, один из результатов вашего проекта – новая инструкция для отдела продаж, в которой описано, как продавать разработанный вами продукт. Спросите себя: как вы намерены добиться того, чтобы каждый продавец получил новую инструкцию? Что вы сделаете, чтобы он правильно понял ее содержание? Как добиться, чтобы все продавцы стали ее использовать на практике?

• Нужно ли интегрировать результаты? Кто отвечает за это и как это будет сделано? Представьте, что вы устанавливаете на заводе новый станок. Прежде всего вам надо ответить на следующие вопросы: должен ли он работать в связке с другими, кто обеспечит их совместимость и проверит правильность работы?

• Нужны ли при передаче продукта на эксплуатацию какие-то особые операции? Какие именно и кто их должен выполнять? Есть продукты, которые требуют определенной процедуры внедрения. Если речь идет о новом программном обеспечении, будет ли оно установлено на компьютеры? Кто выполнит эту работу?

• Нужно ли обучать персонал заказчика? Если да, как будет организовано обучение? К примеру, ваш проект заключался в создании новых корпоративных политик для call-центра. Вы разработали инструкции, а теперь их нужно объяснить персоналу.

Подробнее об этом будет рассказано в Приложении.

Итак, заказчик приступил к освоению продукта. Кое-что ему еще непонятно, поэтому у него возникают вопросы, но могут выявиться и проблемы, которых не было при тестировании. Так что в течение какого-то периода времени по завершении проекта заказчику нужна ваша поддержка. Прежде всего постарайтесь найти ответы на следующие вопросы:

• Велика ли вероятность возникновения проблем?

• Как будут решены эти проблемы?

• Как вы узнаете, как долго нужно оказывать поддержку заказчику?

Клиентская поддержка необходима, но срок ее оказания должен быть разумным, иначе ваш проект никогда не закончится. Поэтому заранее оговорите с заказчиком сроки сервисной поддержки и включите их в план проекта.

Вернемся к примеру с переездом офиса. Ваша поддержка как менеджера этого проекта может понадобиться в первые дни после переезда. Ваша задача заключается в том, чтобы:

• каждый работник знал, где находится его рабочее место;

• каждому, кто, например, захочет отрегулировать высоту стула или подладить его под себя, была оказана помощь;

• все узнали номера своих телефонов, пароли к компьютерам и т. п.;

• каждый знал, как пользоваться новыми компьютерами и телефонными аппаратами.

Вам также нужно позаботиться о том, чтобы у персонала заказчика всегда была возможность связаться с консультантом и получить необходимые разъяснения при возникновении любых сложностей.

Когда ваши сотрудники выполнят свои задачи в рамках проекта, вы можете «освободить» их. Но не спешите. «Освобождайте» кадры только в том случае, если:

• вы уверены, что они завершили всю работу и выполнили свои задачи. И неважно, закончили ли работу в тот день, что указан в плане, или раньше – главное не дата, а выполнение всего объема работы;

• вы уверены, что тестирование и внедрение готового продукта, как и оказание клиентской поддержки заказчику, не должны входить в их обязанности.

Есть еще один ресурс, который может у вас остаться: я говорю о деньгах. Будем надеяться, что вы не превысите исходный бюджет (включая резерв). Если какие-то средства остаются, следует вернуть их заказчику или по крайней мере предупредить бухгалтера компании, что у вас больше не будет расходов.

Ключевые факторы успеха

8

Не выключайтесь из работы

Грамотное управление проектом означает, что менеджер должен постоянно быть в курсе всех дел. Необходимо точно знать, как идет выполнение проекта, какие проблемы возникли сегодня и как они будут решены. Вы должны чувствовать настрой команды: нравится ли им работа, приносит ли удовольствие или им нужна дополнительная мотивация?