Дэвид Сиббет - Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы

В этой главе речь пойдет о том, как помочь людям увидеть, что происходит в ходе серии встреч, в масштабе конференции. Во многом этот круг задач вскрывает самые сильные стороны метода визуализации коллективного интеллекта, поскольку без методов, которые я опишу в этой главе, большая часть обсуждаемого материала легко забывается. Для начала мы разберем вопросы организации серий очных встреч. Следующие главы посвящены работе с диаграммами в онлайновом режиме одновременно с несколькими группами.

Каждый офис компании DLR Group, крупной архитектурной фирмы, проводил рабочие встречи, чтобы изучить свое бизнес-окружение, текущее положение дел и модели видения. В результате из диаграмм, созданных группами, была составлена целая галерея, которую внимательным образом изучили руководители фирмы, чтобы выявить наиболее важные темы и тенденции.

Начнем разговор с самой распространенной практики: группа делится на небольшие подгруппы, чтобы добиться максимального участия всех ее членов. Эти группы могут быть любого размера: как пара, так и несколько десятков человек. Обычно подгруппы по завершении работы собираются, чтобы обсудить результаты. Работу подгрупп со стикерами мы уже разбирали.

В работе с большими группами наиболее распространенным считается метод формирования небольших групп, каждая из которых должна зафиксировать результаты своей работы на четырех-пяти листах (лекционных плакатах) размером с флипчарт и кратко о них рассказать. Предполагается, что в этом случае собравшиеся увидят всю картину в целом, так что процесс коллективного анализа не будет утомительным. К несчастью, работа на таких листах может быть крайне неудобна.

Как известно, мозг человека не может удерживать в памяти более пяти-шести блоков информации одновременно, т. е. нельзя рассчитывать, что люди моментально воспримут лист бумаги (или слайд) с маркированным списком из шести-семи позиций. А уж если таких листов и диаграмм сотни, ни о каком реальном восприятии речь идти не может. Придется менять повестку дня.

1. Покажите группе графическую заготовку, которую будете использовать, и быстро объясните категории данных, которые необходимо обсудить.

2. Четко сообщите время, отведенное для работы.

3. Предложите каждой группе выбрать лидера и секретаря.

4. Поясните секретарю, что он должен принимать все идеи, выдвинутые группой, отмечая те из них, которые кажутся группе наиболее важными (но записывать следует все без исключения).

5. Поясните, что станете следить за временем и сообщите группе, когда пройдет половина срока, отведенного на обсуждение, а затем, когда пройдет половина от оставшегося времени, и т. д. Это позволит группе вовремя закончить обсуждение.

6. Поясните, где следует разместить созданные группой плакаты.

Ниже приведены методы совершенствования работы небольших групп.

• Заготовки для лекционных плакатов.Предложите сделать отчет о работе группы кратким и емким. Пусть в список войдут не более 4–5 важных аспектов. Также можно нарисовать таблицу и свести в ней все «за» и «против» или работающие и неработающие решения процесса. Как-то я попросил несколько небольших групп определить потенциальные рынки для их организации, используя стикеры, а затем отсортировать их на координатной сетке, в которой на одной оси был отложен уровень потенциальных возможностей рынка, а на другой – простота и сложность его освоения.

• GraphicGuides.Компания The Grove разработала GraphicGuides специально для небольших групп размером от 5 до 12 человек. Кстати, они достаточно большие для представления большой аудитории при презентации итогов работы. Причем для отчета хватает всего одного листа. Этот, в сущности, простой инструмент создает в аудитории атмосферу плодотворной работы.

• Графические заготовки с пустыми пространствами.Быстро сконцентрировать группу на определенной проблеме всегда не просто. Если участники группы входят в комнату, где висит большой плакат, на котором отведено пространство для записи того, что необходимо обсудить, у них есть шанс плодотворно провести время. Понадобится только секретарь с разборчивым почерком. На этой странице приведен пример плаката, созданного для группы, которая хотела обсудить тему «Как выглядит смелое решение?» в отношении корпоративного видения компании.

• Настольные графические заготовки.Работа подгрупп может быть организована и на круглых или квадратных столах в одном большом зале. В таком случае лучше подготовить заготовки под размер столов, оставив на них свободное место для фиксации идей. Работает этот метод точно так же, как и описанный выше, за исключением логистики.

• Презентации и инсценировки.Помимо инструкций, как должен выглядеть результат работы небольшой группы, попросите членов группы инсценировать то, что они создадут при помощи заготовки, задействовав всех членов группы. Такие задания могут быть выполнены как в серьезном, так и в юмористическом ключе. Если группа делает отчет о своей работе «из будущего», попросите всех использовать прошедшее время, как если бы все уже произошло. Так материал воспринимается живее и убедительнее.

• Заготовки в формате слайдов.Для крупных встреч, на которых настенные панно прочесть практически невозможно, можно создать простую заготовку в презентационной программе и попросить группы создавать отчеты о своей работе в традиционной манере. В ходе презентации можно попросить эксперта по графическому конспектированию синтезировать результаты всех отчетов на виртуальном экране.

Когда участники в ходе первоначальной дискуссии пришли к выводу, что нашли недостаточно смелое решение, команда дизайнеров создала для них заготовку, чтобы помочь сосредоточиться на этом вопросе во время второй встречи.

На протяжении многих лет я работаю с небольшими группами, и меня всегда изумляет одно: группа в состоянии выполнить работу и создать презентационный плакат, хотя я даю очень краткие инструкции. Для себя я стал называть этот процесс «ориентация на результат». Определяя результат работы, например, такой фразой: «Отразите на этой заготовке ваши самые лучшие идеи», – я ставил группе четкую цель. И группа шла к цели.