Дэвид Сиббет - Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы

• Непоследовательность в заголовках.Небольшие группы часто дают не очень удачные названия своим плакатам или пишут заголовки так мелко, что их трудно прочитать. Избежать возникновения проблемы можно, если:

• дать название плакатам заранее, когда их только развешивают в комнате, где будет работать группа;

• озаглавить плакаты в тот момент, когда вы сообщаете, сколько времени осталось до конца работы;

• написать большие заголовки для плакатов в тот день, когда группы собираются на пленарное обсуждение.

• Освещение.Многие конференц-залы приспособлены для показа слайдов, поэтому в них легко затемнить пространство перед аудиторией. Но, когда вы работаете с графическими заготовками, вам, напротив, нужно хорошее освещение. Поэтому я всегда осматриваю помещение перед началом работы, чтобы увидеть, как оно освещено. Вариантов может быть много, но есть несколько способов решения этой проблемы.

• Попросите администрацию зала или отеля предоставить вам прожекторы.

• Экран для проектора разместите не в центре, а сбоку.

• Посадите людей лицом к длинной боковой стене, а проектор направьте на короткую стену.

• Развесьте плакаты напротив окон, если это возможно.

Создание условий для диалога зависит и от согласия руководства оставаться в предписанных рамках встречи. Но все же условия для диалога – по существу, открытая система. Если вы распишите каждую минуту встречи и будете жестко следовать схеме, люди вряд ли смогут проявить себя с творческой стороны; но, если в рамках заданной структуры вы оставите им пространство для эксперимента и импровизации, группа станет работать активнее и с большей отдачей.

В работе группы, которая должна пройти в интерактивном и инновационном ключе, важную роль играет создание условий для диалога. Речь идет о тех элементах повестки дня, основных правилах и других концептуальных вещах, которые создают само пространство общения. Если в ходе встречи люди недоумевают, зачем их сюда пригласили, не понимают, что придется обсуждать, то уйдет масса времени и энергии на прояснение всех этих моментов – энергии, которая должна пойти на установление диалога. Если люди не могут найти туалет или ориентироваться в здании, это тоже мешает диалогу. Вот почему так важно учитывать практику «хождения на веслах», о которой я говорил в главе 12. Создание условий для диалога зависит и от согласия руководства оставаться в предписанных рамках встречи. Но все же условия для диалога – по существу, открытая система. Если вы распишите каждую минуту встречи и будете жестко следовать схеме, люди вряд ли смогут проявить себя с творческой стороны; но, если в рамках заданной структуры вы оставите им пространство для эксперимента и импровизации, группа станет работать активнее и с большей отдачей.

«А если мне хочется, чтобы встреча прошла в творческом, совершенно свободном ключе?» – скажете вы. Любопытно, но между свободой или жесткими рамками существует прямая связь. Есть свобода, рождающаяся в отсутствие сдерживающих факторов: все открыто, время не ограничено, как на детской площадке, длинные перерывы, свободное общение, заседания без структуры. Так складывается определенный тип свободы. Однако есть и другая свобода, основанная на гибкости, производительности, которые вытекают из наличия определенных рамок. Это свобода профессионального джазмена, спортивной команды или танцевального коллектива. Эффективность работы таких групп происходит из того, что они не беспокоятся о рамках и структурах, чтобы достичь подлинных высот творчества. Чтобы придерживаться такой свободы, рамки необходимо сделать простыми и объяснимыми.

Организация рабочего пространства помогает добиться желаемых результатов. На этом развороте показана схема расположения столов для участников рабочий группы, от чего зависит, насколько легко вам будет работать.

• Столы рядами.Такое положение столов помогает собравшимся сконцентрироваться на экране, но осложняет взаимодействие между сидящими. Этот вид расстановки еще называют «как в театре». Если люди привыкли видеть такое расположение столов во время учебы в школе, им будет казаться, что они в школе. Если вам это мешает, расставьте столы по-другому.

• Столы полукругом.При такой расстановке участникам группы легче видеть друг друга и взаимодействовать. Она очень подходит для диалога. Если на одной стене повесить лекционный плакат, то все члены группы получат одно и то же представление об обсуждаемом предмете.

• Столы кругами.Рассадить людей небольшими группами вокруг круглых или квадратных столиков, чтобы можно было свободно двигаться между ними в процессе работы. Так ставят столы для работы семинара «как в кафе».

• В стиле конференции.Во многих залах есть большие конференц-столы. При таком расположении сидящие хорошо видят друг друга, а перед ними может висеть либо лекционный плакат, либо экран. Подобная организация рабочего пространства более формальна.

• Столы буквой «П».Такое расположение позволяет присутствующим хорошо видеть и друг друга, и большие лекционные плакаты, а также работать на столе. Этот формат подходит для семинаров, встреч рабочих групп и групповой работы по составлению планов.

Следующие две главы посвящены вопросу копирования лекционных плакатов и панно для дальнейшего использования при очных и виртуальных встречах, а также работе с графикой в виртуальном пространстве. В больших организациях многие работают именно в таком формате. Если он вам не подходит, просто пропустите эти главы и перейдите к тем, что рассказывают о претворении идей в жизнь.

Представьте, что встреча, которую вы планировали, подошла к концу. Скорее всего, она была частью большого процесса или проекта, работа в рамках которого нуждается в систематичности, в противном случае добиться нужных результатов невозможно. В наш век – век цифровой фотографии и электронной почты – многие ожидают получить видеоотчет о происшедшем событии буквально на следующий день и тем самым составить представление о дальнейшем ходе работ.

• Внимание к обязательствам.Люди перегружены информацией. Желательно напоминать им об обязательствах и планах дальнейших действий.