Дэвид Сиббет - Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы

Распечатка цифровой фотографии.Иногда достаточно полноцветного снимка в формате 30 × 45 см.

Аннотированный отчет.Чтобы выстроить хронологию встречи, добавите подписи к изображениям.

Альбом.Фотографиям сопутствует текст, в котором раскрывается вся логика встречи.

Рассылка изображений с результатами работы группы важна для поддержания связи между встречами, она напоминает их участникам о достигнутых соглашениях. Наиболее полезный метод показан слева на этой странице. Если вы напечатаете изображение 2,5-метрового лекционного плаката на бумаге размером 30 × 45 см и развернете ее перед собой, то увидите изображение, сопоставимое по восприятию с изображением на лекционном плакате, который видели из зала. Добавьте к нему несколько фотографий и получите образ, который позволит людям вспомнить все, о чем они думали в ходе работы. Этот метод радикально повышает усвоение информации, обсуждавшийся в группе. Если же вы наберете текст плаката на компьютере, людям трудно будет связать его с темой встречи.

Репродукции лекционных плакатов несут много информации тем, кто присутствовал на встрече, чего нельзя сказать о тех, кто на ней не был. Если вам нужно донести смысл плаката до других, необходимо добавить к репродукции комментарий. Таким образом можно выжать максимум пользы из графики и текста.

Интернет быстро развивается, онлайновые инструменты становятся все проще: загрузить файл в Сеть, послать электронное письмо, создать сайт, блог, страничку в Сети и целые «комнаты» для чата не представляет большого труда. Цифровая фиксация информации делает использование всех этих каналов информации прекрасным инструментом, связывающим разные процессы во времени и пространстве.

Ниже перечислены возможности Интернета.

• Пересылка фотографий по электронной почте в формате JPEG.Обработайте фотографии, сохраните их копии с небольшим разрешением и разошлите всем участникам рабочей группы. Очень оперативный способ рассылки.

• Объединение лекционных плакатов в одном PDF-файле.Формат приложений компании Adobe позволяет объединить фотографии в одном PDF-документе – небольшой, удобный для работы файл.

• Рассылка аннотированных слайдов по электронной почте.Создайте изображения размером 20,3 × 25,4 см в программе для презентации слайдов, которая позволяет добавлять подписи, и отправьте отчет в таком виде участникам группы. Это занимает примерно столько же времени, как и отсылка каждого файла по отдельности; однако может получиться слишком тяжелый файл, из-за чего не все его смогут открыть. Программы для презентации слайдов позволяют сохранить их в PDF-формате.

• Размещение файлов на сайте.Выложите файлы на сайт проекта или на один из открытых сайтов для размещения фотографий. Для больших фотографий (40 см в ширину) создайте маленькие изображения, примерно 7 × 10 см, а затем свяжите их интернет-ссылкой с подписью «Просмотр оригинального изображения».

• Переслать файл через файлообменник для вывода на печать.Многие интернет-сервисы позволяют переслать файл размером более 10 Мбайт. После этого остается лишь послать пароль доступа к файлу заказчику или спонсору.

• Публикация для онлайновой конференции.Используйте программу для создания презентаций, чтобы показать участникам группы результаты предыдущих встреч, и загрузите полученный файл в Интернет при помощи программы для онлайновых конференций.

Здесь, при помощи простой диаграммы, я показываю, каким образом команда может использовать визуальные материалы, созданные во время встреч.

Если группа использует онлайновую систему, подавайте ваши лекционные плакаты таким образом, чтобы их легко можно было читать в определенной последовательности. При размещении материалов в Интернете вы получаете дополнительное преимущество: данные могут быть снабжены дополнительными ссылками, что увеличивает объем необходимой информации. При некоторой доработке вы можете «нарезать» лекционный плакат кусочками, чтобы отдельные его области играли роль активных кнопок-ссылок, которые должны вести к более подробной информации. Это следует делать в том случае, если в результате работы группы вы создали очень подробную карту-схему, к которой впоследствии должны обращаться все сотрудники. Некоторые эксперты визуализации коллективного интеллекта пошли дальше: когда вы наводите указатель мыши на ту или иную часть изображения, всплывает поясняющий текст. Все это можно сделать при помощи популярного программного обеспечения.

Слева приведена схема, показывающая как электронная документация может быть связана с сайтом. Все эти функциональные возможности доступны в социальных сетях и в блогах, на тот случай, если у вашей организации нет корпоративной сети и сетевого администратора. Это, естественно, отнимает время, однако размещение рабочих материалов в Интернете увеличивает продуктивность работы команды и ее групповую память. На иллюстрации показаны небольшие иконки, ведущие к изображениям в большом формате. Большие изображения, как правило, лучше демонстрировать в отдельном окне браузера.

Рабочие группы все чаще встречаются на теле– и онлайновых конференциях, экономя на дорожных расходах. Многие выполняют основную массу работы по Сети и встречаются лично лишь время от времени. Команды, занятые сбытом, вообще общаются только по Сети, поскольку география их деятельности может быть очень широка. Как-то раз в самолете я сидел рядом с специалистом отдела продаж, работавшим в компании высоких технологий. Я спросил его, как действуют их дистрибьюторы, и он ответил, что они торгуют через Интернет или с помощью телеконференций. «Зачем же вы тогда куда-то летите?» – спросил я в недоумении. «Мне необходимо встретиться с людьми лично, чтобы построить отношения. Я менеджер, и меня невозможно заменить».