Дэвид Сиббет - Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы

Мы не будем детально разбирать все проблемы виртуальной работы, но предлагаем вам небольшой обзор возможностей, которые дают рабочие встречи методом визуализации коллективного интеллекта. Мне не удастся подробно осветить и все особенности работы с программами для онлайновых конференций и планшетниками.

Но хочу подчеркнуть: какой бы инструмент вы ни использовали, вам придется изучить его вдоль и поперек, чтобы технические сбои не мешали делу. Сначала, если уж вы решили работать таким образом, вам, вероятно, понадобится технический консультант.

Компания The Grove на настоящее время предлагает линейку приложений GraphicGuides в формате PowerPoint, с которыми можно работать в режиме «удаленного рабочего стола» без планшетника. Рисовать в них нельзя, но можно впечатывать текст, фиксируя то, что говорят люди. Таким образом можно использовать любые графические заготовки, которые легко создать самостоятельно. Главная трудность в том, что вы должны научиться работать настолько быстро, чтобы это не мешало общению. Любой рисунок отнимает массу времени и испытывает терпение присутствующих. На больших встречах компьютерный набор текста в реальном времени может заменить графическое конспектирование. Это поможет дать понять, что предложения собеседников услышаны и записаны. Некоторые называют подобного рода поддержку «технографией». И тут нужна профессиональная наборщица.

В течение 1990-х гг. я работал в Институте будущего в Пало-Альто над проектом под названием Groupware Users Project. В проекте был задействован десяток крупных организаций, и все они пытались оценить воздействие программ, ориентированных на работу группы, на деятельность этих групп. Среди них были P&G, Bechtel, HP, Всемирный банк, а также государственные агентства. В год проводились две встречи клиентов на площадках, оборудованных по последнему слову техники такими компаниями, как Apple, Microsoft, Массачусетский технологический институт и Аризонский университет. Мы изучили работу практических всех имевшихся в наличии компьютерных программ, нацеленных на коллективное пользование. Среди них были приложения для видеоконференций, аудиографики, интерактивных досок для совместной работы, онлайновых и телеконференций, для коллективного рисования, а также переговорные комнаты. На очных встречах мы проектировали компьютеры и испытывали различные типы записывающих программ. Как ведущий координатор рабочих групп я перебрал всевозможные устройства и в результате пришел к следующим выводам.

Я думаю, графическое конспектирование на планшетнике – самый лучший способ поддерживать работу коллективного интеллекта на визуальном уровне. Изменение или удаление информации не нарушает хода действия.

Когда люди пытаются понять что-то сложное, каждый собирает информацию и держит ее в уме или в виде записок, получая в итоге нечто, что я называю «театральной декорацией памяти». Я заметил, что, когда работаю на лекционном плакате, поставленном в одном углу комнаты, а затем передвигаю его, люди по-прежнему будут показывать в ту сторону, где он прежде стоял. И пришел к выводу, что пространства памяти должны быть стабильными, если вы хотите выявить внутренние связи и отношения между блоками данных. Если блоки информации перемещаются и постоянно меняют свое расположение, то участники группы не могут создать внутренние конструкты, позволяющие им перейти к поиску структур второго уровня. Поэтому любое программное обеспечение, которое все время меняет форму представления данных, когда вы добавляете к ним новую информацию, дестабилизирует внутреннюю структуру. Возможно, оно подходит для работы со структурой, но не для поиска внутренних связей между блоками информации. Именно поэтому я считаю, графическое конспектирование на планшетнике – наилучший способ поддерживать работу коллективного интеллекта на визуальном уровне. Тут изменение или удаление информации не нарушает хода действий на «театральной декорации памяти».

Если вы работаете в основном в режиме телеконференций, то можете использовать метод визуализации коллективного интеллекта, создавая документы, отражающие ход дискуссии, которые будут помогать группе осмысливать то, что необходимо сделать. Такими документами могут быть карты, диаграммы, модели, списки или даже текст, написанный от руки. Если страницы и параграфы пронумерованы, а соответствующим частям рисунков даны названия, то группа включается в визуальный режим работы, опираясь на предложенный вами документ. Часто группы, работающие в режиме телеконференции, параллельно используют электронную почту, пересылая друг другу документы в ходе обсуждения. Таким образом, как правило, разрабатывают повестку дня.

В этой части книги вы узнаете, как использовать метод визуализации коллективного интеллекта для реализации конкретных действий на встречах, имеющих отношение к эффективности работы команды, принятию решений, управлению проектами, инновационным тренингам и процессам изменений. Все эти виды встреч имеют отношения к работе на результат и эффективности труда.

Глава 16. Эффективность работы команды.Обзор стадий работы и типы рабочих встреч, нацеленные на достижение результата и высокую эффективность.

Глава 17. Встречи, посвященные принятию решений.Обзор систем принятия решений; воронка принятия решений; лучшие визуальные практики для достижения соглашений.

Глава 18. Рабочие встречи, посвященные управлению проектом.Графические схемы работ и организация команды; программное обеспечение для управления проектами; важность обратной связи.

Глава 19. Визуализация инноваций и изменений.Изобретение новых бизнес-моделей; визуализация процесса изменения организации; инновационный семинар P&G; использование карт историй компании The Grove для визуализации процесса изменений организации.

Глава 20. Семинары и тренинги.Использование визуальных инструментов на обучающих семинарах; работа с обучающими картами поисковым методом; графический интерфейс.

Переход от мысли к действию – это переход от концептуального рассмотрения структур и систем к координированию действий во времени. Он происходит после того, как к планам и идеям начинают применять имеющиеся ресурсы, далее следует стадия организации и реализации проекта. Организации с высокой производительностью осуществляют инвестиции в получение новых данных и развитие, чтобы использовать их в будущих проектах. С помощью метода визуализации коллективного интеллекта вы можете довольно много сделать для тех, кто работает над проблемой повышения производительности команд. Во-первых, это касается использования метода визуализации для процесса принятия решений и определения обязательств; во-вторых, рисунки для создания рабочих планов и управления проектами и использование визуализации для ввода инноваций и обучения – все это дает результаты, которых любая организация пытается добиться от рабочих встреч.