Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Через девять часов, как раз покончив с важным онлайн-опросом по поводу вашей любимой знаменитости и липосакции, вы заметите стикер за пределами своего периферического зрения. «Точно, – подумаете вы, – я же хотел найти рецепт брауни для вечеринки с коллегами» – и кинетесь выполнять задуманное.

Убирайте записки с выполненными задачами из поля зрения. Если они всегда будут на виду, вы, скорее всего, начнете принимать их как должное и перестанете замечать. Нужно, чтобы они оставались чем-то свежим и привлекающим внимание, так что выбрасывайте то, чем не пользуетесь, прямо сейчас.

У всякой компании своя корпоративная культура. Где-то большой проблемой могут стать голосовые сообщения, где-то – электронная почта. Я расскажу вам, как справляться с тем и другим, но вам необходимо определить, что отнимает у вас больше времени, так как решение проблемы голосовых сообщений включает электронные письма, а проблема электронной почты решается с участием голосовых сообщений. Бывает, что сегодня ваша главная головная боль – голосовая почта, а завтра – электронная. Это нормально. Просто используйте мои советы с участием электронной почты, когда вам хочется разбить телефон об стену, а советы с голосовыми сообщениями – когда вас тянет выбросить в окно компьютер.

Если ваши силы, время, жизненная энергия и душа вымотаны бесконечными голосовыми сообщениями, можете начать регулировать это, как только захотите, и этот раздел главы для вас. Не поймите меня неправильно. Голосовая почта – великое изобретение. Она позволяет человеку, которого даже нет рядом, утомить вас до смерти, хотя у вас есть другие, более важные дела. Вместо того чтобы отвлекать вас лично, люди могут делать это с помощью высоких технологий. В то время как электронные письма и мгновенные сообщения можно быстро пробежать глазами, для прослушивания голосовой почты требуется время. Это потенциальная мина для тех, кто хочет начать работать меньше. Некто, кем мы не можем управлять, подчиняет нас себе, определяя, как долго мы будем его слушать. Он может полностью завладеть нашим вниманием на такое время, на какое захочет. Мы говорим: «Пожалуйста, оставьте короткое сообщение после сигнала». А он затягивает волынку на 15 минут.

Отдельные абоненты не любят оставлять сообщения и готовы говорить, только если мы возьмем трубку. И если они звонят часто, то могут превратить нашу жизнь в настоящий ад. Нам необходимо выдрессировать тех, кто использует голосовую почту, включая нас самих.

Нет никакого смысла записывать на автоответчик просто: «Оставьте сообщение». Используйте эту функцию, чтобы прямо заявить звонящим о своих ожиданиях. Скажите им, надо ли ждать, что вы перезвоните, и если да, то когда. Звонящим придется прослушать целое сообщение, так что пусть оно будет коротким. Если есть возможность нажать определенную кнопку, чтобы пропустить ваше сообщение, начните так: «Привет, это Стивер. Нажмите решетку, чтобы пропустить это сообщение. Я проверяю голосовую почту за завтраком, сразу после обеда и в четыре часа дня. Пожалуйста, оставьте сообщение, и я вскоре свяжусь с вами».

Когда кто-то оставляет сообщение, мы чувствуем себя обязанными ответить, потому что было бы невежливо проигнорировать. Мы убеждены, что обязаны перезвонить или хотя бы найти для себя какое-то оправдание. Мы думаем: «Если я не отреагирую, меня посчитают негодяем». Или: «Меня уволят». Я лично дохожу сразу до крайности: «Если не перезвоню, меня возненавидят. Сожгут мой дом, украдут моего плюшевого тигра, похитят меня самого и оставят в переулке, заваленном конвертами, медленно умирать от порезов бумагой».

Мы знаем , что звонящие не выполнят нашу просьбу: «Пожалуйста, оставьте короткое сообщение». Почему? Они делают что хотят, а мы приспосабливаемся. Да, жалуемся, но все равно даем то, что им нужно, и у них нет стимула меняться.

А потом мы чувствуем себя так, будто задолжали им быстрый ответ? Будь я психологом, то применил бы такие термины, как синдром брошенности или патологическая зависимость . Но я не психолог, поэтому просто расскажу, как покончить с таким образом мышления.

Для начала мы должны принять свою ненависть к голосовой почте и использовать это чувство себе во благо. Позвоните на собственный номер и выдайте тираду о том, что не выносите входящие сообщения. Хорошенько выпустите пар. Повторяйте это до тех пор, пока не заполните свой ящик под завязку. Потом запишите приветственное сообщение: «Пожалуйста, отправьте мне электронное письмо». Люди увидят, что ящик полон, и им ничего не останется, кроме как написать письмо. Они по-прежнему могут связаться с вами, но на ваших условиях.

Если вы не можете заполнить ящик голосовой почты, выясните, нельзя ли настроить его так, чтобы только записать приветствие. В худшем случае отключите автоответчик или запишите на него: «Пожалуйста, не оставляйте сообщений. Я никогда не проверяю голосовую почту». Произнесите последнее предложение бесстрастным голосом, и никто не заметит, что это ваше решение оставлять голосовую почту без внимания.

Если абонент навязчив и настаивает на разговоре, вы всегда можете просто снять трубку и оставить ее рядом. Но не забудьте положить ее обратно, когда будете готовы принимать звонки. Еще можно использовать определитель номеров или функцию «запрет вызова» для отдельных абонентов из вашего списка. Если ваш «друг» предпочитает не оставлять сообщение, это его проблема, а не ваша.

Возможно, вы считаете, что должны отвечать на звонки клиентов, босса или представителей вашей шведской семьи. Нет. Сам по себе факт, что звонящий – ваш клиент, не означает, что он имеет право отвлекать вас! Никогда не отвечайте, если занимаетесь чем-то требующим сосредоточенности, например, когда пишете или пытаетесь пройти последний уровень любимой компьютерной игры. Пусть оставляют голосовые сообщения или пишут вам на почту – вы разберетесь с этими посланиями позже.

«Но, – воскликнете вы, – как я объясню это людям?» Еще один миф. На самом деле вы не должны ничего объяснять, просто сообщите, что будете делать. «Сегодня я не отвечаю на звонки. Проверю голосовую почту, когда будет время. Либо можете продолжать попытки». Или: «Я не проверяю голосовую почту, зато проверяю электронную». Затем искренне улыбнитесь и продолжите сидеть смирно. Теперь слово за ними.

Если кто-то достаточно дурно воспитан, чтобы настаивать на объяснениях, ответьте: «Потому что». Впоследствии вы можете сказать что угодно, это не имеет значения. «Я не перезваниваю, потому что в настоящее время не беру трубку», «Я не принимаю голосовые сообщения, потому что ящик переполнен». Если это не помогает, вините во всем Тихие Голоса. Вы ведь слышите их, правда? «Я не отвечаю, потому что голоса в голове мне не велят, а я всегда делаю, как они говорят». Если человек настаивает, округлите глаза, потом прищурьтесь и скажите: «Подождите… Тихие Голоса что-то шепчут мне прямо сейчас…»