Марк Хёрст - Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Профессионалы, которым нужно работать с оригинальными записями, например композиторы и издатели музыки, чаще имеют дело с другими аудиоформатами. Среди них WAV (.wav) – произносится «уэйв» – и AIFF (.aiff) – произносится «эйфф» – полноразмерные, несжатые форматы аудиофайлов. Они обладают лучшим качеством звука, чем MP3, – это качество сравнится даже с песнями на лицензионных дисках, потому что они намного больше, так что делиться ими менее практично. Трехминутная песня в формате AIFF занимает в десять раз больше места (и в десять раз дольше грузится), чем MP3-файл с той же песней.

Таким образом, основные критерии формата файлов для аудиозаписей и изображений – это качество и размер. Тот формат, который передает сообщение при приемлемом качестве наименьшим числом битов, и будет лучшим выбором.

Однако есть один аспект аудиоформата, который не существует для форматов изображений: авторские права. Музыкальная индустрия, озабоченная простотой распространения MP3-файлов, создала такие аудиоформаты, которые используют «управление цифровыми правами» – DRM – для затруднения копирования.

Один из примеров аудиоформата с DRM – это AAC (расширение. m4p), которым пользуется Apple для песен в музыкальном онлайн-магазине iTunes. AAC – сжатый музыкальный формат, похожий на MP3, но включение в этот формат DRM создает ограничения на копирование, распространение и даже проигрывание в программах, отличных от продукции Apple. DRM – сложный предмет; дело в том, что форматы файлов могут служить интересам корпораций, а не только пользователя. Для текстовых форматов это будет еще более очевидно [22].

Знаете вы об этом или нет, но каждый раз, когда вы пишете электронное сообщение, составляете письмо, записку в электронном блокноте или иным образом создаете цифровой текст, вы выбираете для него формат. Как и в случае с изображениями и звуком, среди текстовых форматов есть варианты получше и похуже, в зависимости от ситуации. При этом выбор правильного формата текста особенно важен, поскольку средний пользователь обычно работает в основном с текстами.

Рассмотрим в качестве примера важности текстового формата следующее электронное письмо:

От:Джон Смит (john@example.com)

Кому:Стив Доу (steve@example.com)

Тема:Повестка совещания

Приложение: agenda.doc

Привет, Стив!

Прилагаю повестку сегодняшнего совещания.

Джон послал Стиву письмо с приложением документа Word. Единственная функция письма – предложить Стиву прочитать вложение. Открыв agenda.doc, Стив видит четыре строчки текста:

Повестка совещания:

• анализ предыдущего совещания;

• регистрация членов команды;

• новые задачи.

С содержанием документа Word все в порядке. Проблема с самим выбором формата файла. Поскольку Джон направил повестку в документе Word, Стив может прочитать ее, только предприняв следующие действия:

• дважды щелкнуть по иконке приложения;

• дождаться, пока загрузится Microsoft Word, если он еще не открыт;

• прочитать документ после открытия (не обращая при этом внимания на поля, линейки, панели инструментов, меню и все остальное, что Microsoft вносит в пользовательский интерфейс, которым окружен текст);

• закрыть документ;

• щелкнуть, чтобы вернуться к почтовому клиенту.

Разумеется, Джону было бы удобнее – а Стиву, получателю, гораздо удобнее – отказаться от Microsoft Word и впечатать повестку сообщения прямо в тело письма, например:

От:Джон Смит (john@example.com)

Кому:Стив Доу (steve@example.com)

Тема:Повестка совещания

Привет, Стив!

Повестка сегодняшнего совещания:

• анализ предыдущего совещания;

• регистрация членов команды;

• новые задачи.

Рассмотрим, какие преимущества такое письмо имеет по сравнению с вложенным документом Word:

• Джону проще писать такое письмо, ему не требуется открывать Word и прикладывать к сообщению документ;

• Стиву проще читать такое письмо, потому что ему не нужно открывать Word и потом вновь переходить к почтовому клиенту;

• Стив может прочитать это сообщение на любом устройстве, которое способно читать электронную почту, даже если Microsoft Word на нем не установлен.

Послать такое сообщение эффективнее как для отправителя, так и для получателя, оно совместимо с большим количеством устройств. И вновь элегантность, краткость и простота – эти три качества определяют выбор лучшего формата.

Еще одно преимущество размещения текста прямо в теле письма, а не в документе Word, – размер файла. Как и в случае с форматами изображения и звука, один из способов оценить текстовый формат – измерить количество битов, с помощью которого передается нужное сообщение. В теле письма сообщение занимает 122 байта. (Каждый символ письма передается одним байтом, который состоит из восьми битов.) Если в Word набрать только повестку совещания, без приветствия и подписи, то получится файл, который весит почти 30 килобайт, то есть 30 тысяч байт, а значит, такое же сообщение отнимает в 200 с лишним раз больше оперативной памяти [23].

У многих вызывает справедливое недоумение, почему же Word создает такие большие файлы для простых сообщений. Ответ таков: Microsoft Word не предназначен для создания цифрового текста, он создает бумагу.

Когда в середине 1980-х годов появился Word, персональные компьютеры мало чем отличались от навороченных печатных машинок. У большинства пользователей не было доступа к электронной почте или интернету, поэтому почти единственной причиной что-то набрать на компьютере была последующая распечатка на бумаге. Word стал одним из самых популярных инструментов для печати компьютерного текста, так как он включал такие функции, которые до него были доступны только в профессиональных мастерских: разные шрифты, линейки, ориентация документа и т. д. [24]

Прошло двадцать лет, а Word во многом все тот же. Хотя у него прибавились и другие функции, по сути своей это все еще инструмент для распечатки отформатированного текста на бумаге. Неудивительно, что в некоторых версиях Word первое, что видят пользователи при открытии нового документа, – две масштабные линейки сверху и слева от основного текста. Линейки имеют значение только для размеров бумажного листа, на котором будет распечатан текст. В цифровую эпоху это анахронизм [25].

Конечно, мировые корпорации сейчас изводят больше бумаги, чем когда-либо. Часто это объясняется всего лишь недостатком цифровой грамотности: пользователи печатают файлы, просто потому что не знают, как организовать файлы в цифровом варианте или выложить их в интернет. Как и другие непродуктивные методы работы, которые мы обсудили ранее, это можно устранить, как только большинство пользователей овладеет цифровой грамотностью. Полностью «безбумажный офис», возможно, недостижим для большинства компаний, но сократить потребление бумаги с текущих уровней, разумеется, можно.