Гай Кавасаки - Правила Кавасаки. Жесткое руководство для тех, кто хочет оставить конкурентов позади

Если лучшим респондентом может быть ваш психиатр, мамочка или жена, задавайте вопросы им и не беспокойте никого другого. Получая такие сообщения, я прихожу в замешательство. Может быть, просто оставить его без ответа? Но в этом случае автор письма посчитает меня высокомерным. Или ограничиться формальной отпиской с объяснением, что на этот вопрос нет ответа? Или написать прочувствованное письмо и попросить автора рассказать больше, чтобы погрузиться в самую глубину его интеллекта и потратить на общение с ним еще две недели? Обычно я выбираю некий промежуточный вариант.

• Просите разрешения.Если вам приходится задавать вопрос, на который нет ответа, или вы должны отправить кому-то файл, попросите на это разрешения. Первое письмо должно содержать вопрос типа: «Могу ли я рассказать вам о своей прежней работе – это поможет объяснить, почему я обращаюсь к вам» или «Могу ли я прислать вам презентацию, объясняющую, чем занимается наша компания?»

• Используйте цитаты из переписки.Даже если вы лихорадочно обмениваетесь электронными письмами на протяжении нескольких часов, не забудьте цитировать текст, на который отвечаете. Представьте себе, что человек, с которым вы общаетесь, состоит в одновременной переписке еще с 50 респондентами. Поэтому, ответив просто «Да, я согласен», вы заставите человека копаться в корзине, чтобы понять, с чем именно вы согласились. С другой стороны, не стоит копировать все входящее сообщение и отвечать на поставленные в нем вопросы под каждым присланным абзацем.

• Используйте обычный текст.Лично я ненавижу формат HTML. Я честно пытался с ним работать, однако игра не стоит свеч. Все эти разноцветные сообщения со множеством шрифтов вызывают у меня отторжение. Будьте кратки: скажите то, что должны, коротко и максимально вежливо. Если вы не можете сказать это, не подсвечивая текст другим цветом или шрифтом, то, возможно, вам нечего сказать по существу.

• Контролируйте содержимое URL.Мне то и дело шлют ссылки на страницы сайтов, которые состоят из десятков букв и цифр во всех мыслимых и немыслимых комбинациях. Если вы пересылаете URL и его часть оказывается на следующей строке, то, нажав на него, получатель не сможет перейти на нужную страницу. Поэтому сделайте небольшое усилие и воспользуйтесь простым онлайновым инструментом типа SnipURL для сокращения размера ссылки.

• Остыньте.Я сам неоднократно нарушал это правило и каждый раз потом сильно об этом сожалел. Когда кто-то пишет вам оскорбительное письмо, у вас сразу же появляется желание нанести ответный удар. Но, поступая так, вы ухудшите дело. Постарайтесь выждать перед ответом хотя бы сутки. А еще лучше никогда не писать в электронном письме то, что вы не сказали бы лицом к лицу. Порой стоит воздержаться от ответа и предоставить отправителю самому размышлять, попало ли его письмо в папку со спамом или же было недостаточно важным и заслуживающим ответа. Если же вы все-таки хотите разразиться проклятиями в ответ, вспомните цитату из Евангелия от Матфея (7:3): «И что ты смотришь на сучок в глазе брата твоего, а бревна в твоем глазе не чувствуешь?»

• Добавьте хорошо составленную подпись.Подпись представляет собой текстовый элемент, автоматически добавляемый почтовой программой ко всем вашим исходящим сообщениям. Подпись должна содержать ваше имя, должность, название организации, адрес электронной почты, адрес сайта и ваш номер телефона. Это особенно важно, если вы о чем-то просите. Для чего заставлять людей искать ваши данные, когда они могут просто поднять трубку и набрать ваш номер, находящийся у них прямо перед глазами? Кроме того, когда я организую встречи, то часто копирую контактные данные участников из их сообщений и отправляю их всем приглашенным.

• Никогда не занимайтесь пересылкой «смешных картинок».Велики шансы, что получатель вашего сообщения уже их видел, поэтому ваше письмо лишь нагонит на него скуку. Несмотря на это, парочка занимательных писем в моем ящике еще ждет своего срока.

Пожалуй, это все важные правила в отношении электронной корреспонденции. Приведенные рекомендации должны повысить эффективность вашей деловой переписки. Более того, при правильной организации дела это поможет стать более эффективными людям, с которыми вы переписываетесь.

Поприветствуем стоя Гарра Рейнольдса, автора замечательной книги Presentation Zen [80], адресованной тем, кто хочет создавать по-настоящему великолепные презентации. Интервью с ним поможет вам освоить искусство презентации.

Вопрос:В чем заключается суть метода «презентация в стиле дзен»?

Ответ:«Презентация в стиле дзен» – это общий подход, а не конкретный метод. Существует множество методов проведения презентаций. По своей сути «презентация в стиле дзен» связана с такими понятиями, как сознательное ограничение, простота и естественный подход к рассказу, – все это вполне уместно для эпохи, в которой творческое мышление, умение рассказывать истории и мышление с помощью правого полушария становятся необходимыми союзниками анализа и логики.

В:Как получилось, что большинство презентаций превратились в полную ерунду?

О:Программы PowerPoint и Keynote – достаточно простые инструменты, однако люди стали придавать инструментам слишком большое значение. Если вы хотите научиться делать качественные слайды для презентации, почитайте книги по графическому дизайну и визуальной коммуникации. Когда речь заходит о поиске нужных визуальных образов, в наших знаниях обнаруживаются значительные пробелы. Если взять, к примеру, инфографику, то мало кто умеет рисовать зрелищные и понятные графики и таблицы. Великий мастер Эдвард Тафти [81]написал множество полезных книг по этому вопросу.

Появление плохих презентаций можно объяснить множеством причин. Прежде всего, по-настоящему хорошая презентация – не самое простое дело. Точнее, чертовски сложное! Вот почему мы обращаем такое большое внимание на людей, которые умеют делать отличные презентации (да и вообще хорошо выстраивать связи): таких людей слишком мало. Многие профессионалы недостаточно практикуются и, по сути, постоянно идут по чужим стопам, не думая об эффективности.

В:Программы PowerPoint и Keynote, на ваш взгляд, – часть проблемы или часть решения?

О:Несомненно, PowerPoint можно считать как минимум частью проблемы, так как эта программа повлияла на целое поколение. В самом начале, в 1990-х годах, ее стоило продавать с кучей предупреждений и руководством по базовым принципам дизайна. Но обвинять во всем PowerPoint было бы глупо: это всего лишь программа, а не метод. Разумеется, шаблоны и образцы из прошлых версий программы завели нас (особенно тех, у кого не было других источников знания о дизайне) в дебри «действительно плохого PowerPoint» (если воспользоваться выражением Сета Година). Но теперь мы опытнее и поэтому можем делать эффективные презентации даже с использованием устаревших версий PowerPoint, порой для этого достаточно просто игнорировать большинство встроенных функций.