Брайан Трейси - Обновление. Пошаговый план личного развития

Всегда делайте только то, что записали. Если на протяжении дня возникает новая задача, внесите ее в перечень, прежде чем приступать к ее решению. На работе отмечайте галочкой каждую выполненную задачу. Это будет приносить вам чувство удовлетворения и личного успеха. Вычеркивание пунктов перечня одного за другим мотивирует и наполняет энергией. Список служит оценочным листом: он показывает, насколько вы продвинулись в выполнении плана, а также позволяет увидеть, что еще предстоит сделать.

По мнению специалистов по тайм-менеджменту, в том числе известного мастера Алана Лакейна, выполнение задач по списку повышает вашу эффективность сразу же на 25 процентов, как только вы начинаете его составлять. Самые эффективные люди всегда записывают свои планы на бумаге и работают на основании этого списка.

Практически все, что вы делаете, можно считать проектом, который состоит из множества задач и выполняется поэтапно. В этом смысле вы выступаете менеджером проектовв течение всей своей профессиональной жизни. И от того, насколько вы способны эффективно их реализовывать – даже если проект состоит из множества задач, – зависят ваш успех, зарплата и карьера. К счастью, вы можете стать экспертом в этой области, выполняя всего несколько простых правил. Как и в тайм-менеджменте, главное в этом деле – ясность .

Вам следует запомнить шесть правил:

1. Начинайте работу над проектом с четкого определения идеального конечного результата.

2. Составьте список этапов реализации проекта, подробно перечислив в нем все действия, которые предстоит выполнить от начала и до конца работы.

3. Упорядочьте задачи, перечисленные в списке, по степени важности и очередности. Что должно быть сделано в первую очередь, а что можно сделать позже? Какие задачи необходимо выполнять одновременно?

4. Назначьте ответственных за все этапы проекта. Определите, кто, что и когда должен сделать. План, в котором не указаны обязанности и конечные сроки выполнения задач, представляет собой не более чем обычный разговор. Он не гарантирует получение конкретного результата.

5. Тщательно отслеживайте ход реализации проекта, особенно если он очень важный и может привести к серьезным последствиям. Постоянно контролируйте, все ли идет как надо. Заслужите репутацию человека, способного выполнять важную работу в срок и даже раньше.

6. Проверяйте, соответствуют ли ваши ожидания реальному положению дел. Никогда не полагайтесь на удачу. Никогда не исходите из того, что все будет хорошо. Всегда думайте о том, что может пойти не так и что будет худшим в таком случае. И делайте все возможное, чтобы этого не произошло.

Проанализируйте проект, задав такие вопросы: каков ключевой элемент или самый важный аспект этого проекта? Что может помешать своевременному выполнению наиболее значимой задачи? Помните: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Составление тщательного и детального плана реализации каждого этапа проекта существенно повышает эффективность и позволяет получить хороший результат.

В тайм-менеджменте и организации работы метод АБВГД – один из наиболее эффективных. Его преимущество заключается в простоте.

Для повышения эффективности любой работы необходимо определить самую важную задачу, а затем дисциплинированно работать над ней до тех пор, пока она не будет выполнена. Приемы тайм-менеджмента помогают выявить наиболее приоритетную задачу до того, как вы приступите к ее решению. Для этого необходимо подумать о том, каковы возможные последствия ее выполнения или невыполнения. Важной следует считать такую задачу, решение или, напротив, игнорирование которой может привести к серьезным позитивным или негативным результатам.

Высокоэффективные люди постоянно думают о возможных последствиях при планировании организации своих действий. А теперь рассмотрим собственно метод АБВГД.

В случае применения метода АБВГД необходимо вначале составить перечень всего, что вам предстоит сделать, затем внимательно проанализировать его и обозначить буквами А, Б, В, Г или Д каждый пункт. Каждая буква имеет свое значение.

• А обозначает очень важные задачи. Их вы обязательно должны выполнить. Выполнение или невыполнение этих задач приведет к серьезным последствиям. Отметьте буквой А самые важные задачи в своем списке.

• Б обозначает задачи, которые нужно выполнить, хоть они и не столь важны, как задачи А. Их выполнение или невыполнение повлечет за собой незначительные последствия. Сюда относятся ответный телефонный звонок или проверка электронной почты. Обозначьте такие задачи буквой Б.

• В обозначает задачи, которые было бы хорошо выполнить, но которые не приводят ни к каким последствиям. Это может быть звонок другу, перерыв на кофе или беседа с коллегой. Все это приятные занятия, но для вашей карьеры или успеха они не важны.

Обратите внимание, что нельзя приступать к выполнению задач Б до тех пор, пока не выполнены все задачи А. И соответственно, не стоит позволять себе решать задачи В до тех пор, пока не сделаны задачи Б. Вы должны строго придерживаться этого правила.

• Г – задачи, выполнение которых можно поручить другим людям. Вы должны делегировать как можно больше задач, чтобы освободить время для выполнения задач А.

• Д – задачи, которые вообще не стоит выполнять. Это настолько незначительные дела, что, если вы вычеркнете их из списка, это никак не скажется на ваших успехах в работе.

Отказ от несущественных задач облегчит вам жизнь и освободит время для решения задач, важных для вашего успеха в карьере.

Применив формулу АБВГД, упорядочьте задачи А по степени важности. Обозначьте самую важную задачу из этой категории как А1, следующую – А2 и так далее. Теперь немедленно приступайте к выполнению задачи А1 и усердно работайте над ней до самого завершения. Этот простой метод позволит вам повысить свою эффективность в два раза.

Все задачи, которые вам предстоит решить в течение дня, можно разделить на четыре типа по степени срочности и важности.

Первый тип – срочные и важные задачи . Эти дела вы должны выполнить немедленно. Срочные и важные задачи – например важные телефонные звонки, встречи, визиты к клиентам и непредвиденные ситуации – почти всегда ставятся перед нами другими людьми. Тем не менее это важная и необходимая часть работы, которую нельзя откладывать, поскольку промедление может вызвать серьезные проблемы. Большинство людей весь день работают над решением таких задач.