Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Фраза «делайте, что сказано, а не то…» работает с незапамятных времен, но, чтобы она дала результат, нужно, чтобы команда хорошо знала возможные последствия. Дисциплинарные меры должны быть реальными и измеримыми. Пустые угрозы бесполезны. Они показывают вашу непоследовательность. К примеру, фраза «Many of you have been told that your promotions are partially contingent on improvement in written communication skills», – выполняет свою задачу, тогда как «we all need to improve our writing, or else!» – не имеет никакого смысла.

Генерал, который воюет бок о бок с солдатами, заслуживает уважения. Вам будет очень трудно убедить подчиненных в преимуществах того или иного образа действий, если вы сами ведете себя иначе.

Вы только что получили от босса письмо о семинаре, на который вам не хочется. Вам нужно знать, что это мероприятие действительно принесет вам пользу. Чтобы склонить человека к действию, следует апеллировать не только к разуму, но и к чувствам. Фраза: «You are capable of doing much better work» – вызывает у вас чувство гордости, а слова «attending this seminar will help you get promoted» – неплохой рациональный довод в пользу посещения семинара.

Colleagues,

Предмет обсуждения

Please join me in welcoming our new Human Resources Manager, Laura Morrison, on Friday, June 16, 5:00–7:00 pm, in Duncan Hall.

Биографическая справка

Laura comes to Vector, Inc. from Rex Co., where she held the post of Chief Compensation Analyst. She brings to Vector a thorough understanding of our most vital asset: You. As Human Resources Manager, Laura will field your questions and concerns during this uncertain time of restructuring.

Подтверждение доброй воли

I look forward seeing you there.

Если вы не знаете адресатов поименно, обратитесь к ним иначе, например: «Team Members» или «Associates». Можно использовать и слово «All». Избегайте старомодных обращений вроде «Gentlemen» или «Sir or Madame». Выражение «To Whom It May Concern» допустимо лишь при отсутствии иных вариантов.

E-mail требует краткости, особенно при массовых рассылках. Объемные документы либо прилагаются к письму в виде вложенных файлов, либо выкладываются в корпоративную сеть. Структура приглашений или объявлений проста: кто, что, когда, где и почему.

Подпись «regards» – универсальное завершение любого делового письма, но, если речь идет о коллективном обсуждении нового фильма, а не только последнего годового отчета компании, больше подойдет выражение «sincerely».

Порядок изложения информации в e-mail важнее, чем в бумажном документе. В бумажной переписке можно было позволить себе роскошь сначала заинтриговать адресата и лишь потом сообщить самое главное. С e-mail дело обстоит иначе. Здесь нужно поместить самое важное в начало сообщения, а не в середину или в конец. Именно начало текста выводится на экран, когда мы открываем документ. Остальная часть письма часто скрыта от глаз. То, как поведет себя читатель, зависит от первых строк.

Принцип выносить главное в начало относится и к синтаксису (порядку слов) предложения. Посмотрите, как выстроено предложение: «Please join me in welcoming our new Human Resources Manager, Laura Morrison, on June 16, 5:00–7:00 pm, in Duncan Hall». Его можно разбить на отдельные составляющие, которые расположены в порядке снижения значимости.

Please join me = босс обращается к подчиненным с просьбой; in welcoming = цель мероприятия; our new Human Resources Manager, Laura Morrison = лицо, которое будут чествовать; on Friday, June 16 = день и дата; 5:00–7:00 pm = время; in Duncan Hall = место.

Предложение структурировано таким образом, что главная информация – приглашение босса – появляется первой, а второстепенная – место проведения мероприятия – сдвигается в конец. Такой порядок слов помогает привлечь внимание к главному. В большинстве случаев сказанное в начале привлекает больше внимания, чем последние слова.

Попробуем поменять порядок слов в предложении: «In Duncan Hall, from 5:00–7:00 pm on Friday, June 16, our new Human Resources Manager, Laura Morrison will be welcomed by all of us».

В этом примере самым главным моментом становится Duncan Hall – ведь он стоит в начале предложения. А время праздника делается важнее даты, иначе почему мы начинаем с времени и лишь потом называем число? И, наконец, мы выясняем, кто виновник торжества, и узнаем, что все мы приглашены на праздник. Порядок слов в этом предложении противоречит внутренней логике английского языка, и это чувствуется сразу.

Хотя профессиональные писатели иногда нарушают это правило ради стилистических эффектов, в деловой переписке изложение сведений в порядке значимости – это оптимальный путь.

Некоторые люди относятся к созданию текстов во время работы не слишком серьезно. Они не радуются, написав удачное письмо, и не уделяют особого внимания навыкам письменной речи. Не стоит недооценивать эффективные деловые письма. Любая компания, где сотрудники владеют слогом и умеют блестяще излагать свои мысли на письме, имеет конкурентное преимущество. Если же люди не обучены писать тексты, организации приходится туго.

В последнее время в деловом языке происходят революционные изменения. Гендерно-эксклюзивную лексику вытесняет иная. Сексистские словечки – и гендерно ориентированная фразеология – исчезают из корреспонденции. Американский деловой английский становится гендерно-нейтральным.

К примеру, никто больше не использует в приветствии слово «Sirs», за исключением случаев, когда автор хочет подчеркнуть, что он родом из Старого Света. (И поэтому не лучший партнер для бизнеса!) Подобным образом, никому не придет в голову использовать слово «Oriental» применительно к японцу. В этом случае более уместно «Asian», так же как слово «disabled» звучит лучше, чем «handicapped». На первый взгляд, речь идет о чисто косметических изменениях, и кому-то все это кажется суетой на пустом месте, но это не так. Чтобы изменить образ мышления людей, нужно изменить их язык.

Когда тот, кто привык обращаться к адресату «Sir», станет писать «Dear Shipping Agent», он не просто посылает сигнал о том, что чужд сексизма. Он признаёт, что получатель письма может оказаться женщиной.

Инклюзивность применительно к электронной почте требует помнить о больших числах. Одним нажатием клавиши вы отправляете письмо через киберпространство, людям, которые живут в разных уголках земного шара. Получатель может оказаться женщиной или мужчиной, юношей или стариком, корейцем или кувейтцем, канадцем или аргентинцем. Нужно помнить обо всех, кто может попасть в число адресатов.